新西兰国家档案馆网站数字档案信息提供利用研究及其启示
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作者:邵英莹
摘 要：随着科学技术的发展与管理理念的不断创新，档案信息提供利用的方式也出现新的亮点。本文基于新西兰国家档案馆网站中网上展览和信息供给两个方面的具体内容，分析其在信息提供利用方面的特点，并据此提出对我国档案网站数字档案信息提供利用的启示。
关键词：新西兰;数字档案;提供利用
本文从新西兰国家档案馆网站内网上展览和档案供给服务出发，分析其特点及对我国数字档案信息网上展览与供给的启示。
1 新西兰国家档案馆网站档案提供利用概述
1.1 新西兰国家档案馆网站网上展览概述。新西兰“展览与事件”（Exhibitions &Events）板块内包含多个专题的档案网上展览，内容涉及政治、经济、文化和社会等多个方面。以其中“妇女的选举申诉”这一网上展览为例，展览大体分为展览简介与在线观看两个部分。
“关于展览”是对这一网上展览的简单介绍，内容却包含丰富的信息。首先，简介中介绍新西兰妇女拥有选举权过程中具有重要历史意义的档案只有两份得以保存在新西兰国家档案馆。其次介绍新西兰国家档案馆网上永久展出链接，即He Tohu，这一链接内含三份宪法文件展览并且时间是永久性的，这一举措有利于长期方便游览者游览，也有利于长期向世界展示新西兰国家历史，发挥档案的社会价值。然后是介绍“女性选举权申请数据库”这一链接，这是在1893年，新西兰国内25519位民众签署了幸存的女性选举请愿书，因此建立这一数据库向民众收集这些签名人的个人情况。在这部分，官方还附上了登记信息指南文件链接，方便利用者查看及利用。
“在线观看”是对具体档案信息的展出。其中重要的档案信息就是1893年请愿书档案图片以及以视频、图片、文字等形式展出的关于请愿女性选举权及最终呈现给议会的过程细节。
1.2 新西兰国家档案馆网站信息供给概述。在新西兰国家档案馆网站中，数字档案信息呈现出数量大且内容丰富的特征。在档案信息供给方面，大量经整理与开发的档案信息提供给网站访问者。
资源与学习是新西兰国家档案馆内提供访问指南、外部资源以及在线检索档案信息的板块。板块共有六个部分，有四个部分介绍了新西兰国内四个分馆的馆藏情况，不同地区档案馆根据本馆情况对本馆馆藏做目录梳理，以奥克兰分馆为例，内容包括破产记录、公民身份记录、遗嘱文件、慈善援助等11类档案信息，每一种类点开后都会有相应的文档，说明奥克兰馆藏档案的具体条目以及借阅指南等。其中一部分是外部資源链接，即除了新西兰国家档案馆网站以外，其他可能存有利用者需要的信息，包含各类图书馆、新西兰系谱学家协会网站、新西兰国防军人事档案馆、坎特伯雷博物馆等，这是对外部资源数据的集中展示。最后一个部分是在线搜索板块，即Archway，这是新西兰国家档案馆档案管理系统，作为基于网络的辅助利用者获取新西兰国家档案馆馆藏档案。它包含超过150万份档案，虽然系统提供的信息并不是档案全文，但这样的在线检索系统能够相对完整地提供关键信息，并指示档案利用者正确的查询地点和查询方式。
“我们有什么”板块展示了新西兰国家档案馆内部馆藏和提供给国家的开放数据。在此板块中可以看到，新西兰国家档案馆馆藏超过600万份档案，涉及新西兰生活的每个方面以及新西兰人的个人生活，经历了漫长的时间、形式多种多样。另外一个重要的信息就是数据开放部分。2009年，新西兰创建数据开放网站，公开提供非个人的政府数据集目录，市政府与公众之间的双向沟通平台。截至目前，新西兰国家档案馆向其开放了四个数据集，在本网站内，也可以直接查询、利用。
2 新西兰国家档案馆网站档案提供利用特点分析
2.1 渠道多方整合。新西兰国家档案馆网站的内容数量相比较馆藏总数来说只有25%，具体内容也不是涵盖所有的档案全文，但在访问中可以发现，这些档案信息并不是惠灵顿总馆的一馆之藏，而是包含了奥克兰、克赖斯特彻奇和达尼丁三个分馆，共四个档案馆的部分馆藏。并且这些档案信息的提供利用，并不是简单的介绍档案馆情况和档案馆链接，而是将馆藏内容详细清楚地列出目录和档案馆联系方式，将分布在不同地区的档案信息在网络平台上进行目录整合，以真正地方便档案利用者。
在访问档案馆网站时可以看到，新西兰国家档案馆网站内除了馆藏档案提供利用外，还附有大量其他网站链接。在每一个网上展览和档案信息供给的内容中，哪怕只是简单介绍，只要涉及除档案馆外的其他任何组织机构，都会附上相应链接。这看似随手的举动，实际上是方便了档案利用者，并且反复宣传其他组织机构的网站。这一方式无形中将新西兰国内能够提供档案记录的网站整合在一起，这种网站的整合效果远远好于将档案资源进行简单整合。在这一情况下，每个机构内的档案信息具有专门性，数量相比较全部来说更容易管理、开发和提供利用，但利用网站互相链接的方式，又将有关系的档案信息连接在一起，使档案利用者能够快速锁定需要的档案信息。 [1]
2.2 内容重点突出。在新西兰国家档案馆网站内，网上展览的专题很多，但在逐个查看时可以看到，有些展览既出现在“展览与活动”中，又有时会自动跳转到“我们有什么”中。通常这样的展览在“展览与活动”中展示的只是简介，而主体内容则在“我们有什么”中，也就是说，展览是为了吸引利用者观看、查询，在深入观看过程中则可以发现更多的档案信息。
除了档案信息本身，新西兰国家档案馆网站内部多次提及He Tohu这一永久性的展览网站，其展示新西兰国内三个最具标志性的宪法文件档案，在这里，可以体验最先进的保护方式，享受与档案的互动，发现个人与国家的联系。同时被反复提及的还有Archway这一在线检索系统。包含大量信息的在线检索系统成为网站内另一特色。
2.3 效果一举两得。在大量的外部链接资源和反复突出重点的方式下，新西兰国家档案馆网站及其政府获得的效果也不仅仅在于发挥档案价值。以网上展览中“妇女的选举权申诉”为例，在展览介绍中，档案馆贴出了新西兰另一历史网站上的“女性选举权申请数据库”，该数据库是1893年提交至议会的请愿书申请者的个人信息，包含着大约24000名21岁以上女性的名字和地址，而实际上，最初的信息仅仅是一纸文件，目前已发展成为一个庞大的数据库。展览通过展示民众关心的国家大事而激起民众的参与热情，积极提供自己知道的相关信息，同时配合官方进行积极、高效的收集与整理，这不仅丰富了新西兰国家档案馆馆藏内容，还协助政府完成了信息收集工作。 在档案开放方面，在任何国家的任何档案馆都存在档案开放不及时、不全面问题，开放档案范围规定与责任承担成为重点探讨的问题。新西兰国家档案馆在新西兰政府数据开放工作中开放了四个数据集，分别是档案馆机构条目、档案馆归档登记表、新西兰国防军人事档案清单以及1893年妇女选举权请愿数据集。虽然新西兰国家档案馆参与数据开放的数据集数量较少，但在页面还有显示，“如果您对尚未发布的特定数据集感兴趣，请使用 data.govt.nz上的数据集请求页面。一旦您的请求被开放数据小组收到，代理机构将收到您的请求通知。如果數据集能够被开放，您则会在data.govt.nz上将其添加到存储库时收到通知”。可以看出，档案馆在开放档案信息集的同时注意收集民众对档案馆和政府的数据开放需求，鼓励民众申请开放自身需要利用的档案信息，档案馆和政府再根据需求判断是否可以开放。
3 新西兰国家档案馆网站数字档案信息提供利用的启示
3.1 改变资源整合对象。在档案信息爆炸的今天，资源整合对象不再仅仅是资源本身，还可以选择对资源所在的渠道进行整合。在我国国家档案局网站中可以看到，在首页下方，有对国内档案网站、国际档案网站等多个网站链接，涵盖了国家档案网站相关的各级各类网站，但点击网站的链接也仅仅是首页。换言之，如果利用者想直接进入需要的界面，那就还需要逐个板块寻找，这对利用者来说就很不快捷方便了。对档案信息的精确资源渠道的整合是档案网站资源整合的新方式，是档案部门提供人性化档案利用服务的重要体现。
3.2 重点内容重点突出。分析新西兰国家档案馆网站不难发现，网站管理者会将重要的档案信息与希望引起访问者注意的信息放在网站首页，同时，还会在多方面反复提及和呈现，这样主动将重点内容呈献给档案利用者的方式必然带动档案的利用。新西兰国家档案馆网站的重复与“啰嗦”，是反复地将具有价值的档案信息传达给网站访问者。对于我们而言，将珍贵内容中的重点内容重点凸显，才能吸引参观者的关注，从而阅览更多有价值的档案。
3.3 完善“档案局”定位。新西兰国家档案馆在实际工作中，不仅履行国家档案管理工作，还在资源支持和政府工作中积极配合，协助国家收集民众的档案利用需求，为国家数据开放提供档案资源利用，积极收集国家重要档案信息等。目前在我国，综合档案馆中传统局（馆）合一的局面出现变化，档案局的行政管理职责逐渐从档案馆剥离。在这种情况下，即使“档案局”的“招牌”逐渐消失，档案行政管理职能仍旧是政府职能的重要组成部分。2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确指出：“建立开放档案信息资源社会化共享服务平台，制定档案数据开放计划，落实数据开放与维护的责任;优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放。”[2]因此，履行档案行政管理职能的相关部门与人员，也应完善自我定位，从国家出发，从民众出发，从档案利用者的角度出发，积极收集反馈信息，开发、提供利用相应档案信息，发挥档案价值。
参考文献：
[1]赵丽.新西兰国家数字档案馆策略及启示[J].浙江档案， 2013，（05）：18-20.
[2]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案，2016，（05）：14-17.
（作者单位：河北大学管理学院 来稿日期：2019-07-24）
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