某集团公司财务共享模式下资金支付流程优化分析
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作者:班艺芹 胡雪丹
【摘 要】财务共享框架主要包括战略定位、业务流程、组织与人员等方面，各个模块相辅相成。业务流程是指为客户共同创造价值的相互衔接的一系列活动，如何保证流程的时效和质量尤为重要。论文以某集团公司的资金支付流程为例，比较使用财务共享模式之后的变化，提出使用过程中存在的问题，从而对该业务流程进行改进。
【Abstract】Financial sharing framework mainly includes strategic positioning， business process， organization and personnel and other aspects， and each module complements each other. Business process refers to a series of interconnected activities to jointly create value for customers. How to ensure the timeliness and quality of the process is particularly important. Taking the fund payment process of a group company as an example， this paper compares the changes after the use of financial sharing mode， puts forward the problems existing in the use process， so as to improve the business process.
【关键词】财务共享;资金支付;流程;优化
【Keywords】financial sharing; fund payment; process; optimization
【中图分类号】F275.1 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）04-0082-02
1 引言
财务共享服务框架包括：战略定位、业务流程、组织与人员、信息系统、运营管理和风险变革管理，模块之间相互关联构成财务共享服务框架。业务流程是企业与客户为共同创造价值而开展的一系列相关活动。财務共享服务中心的所有业务都需要流程来驱动，组织、人员都是靠流程来实现协同运作，流程的标准化和统一是共享服务的核心。
2 原模式下的资金支付流程
资金支付流程与其他业务流程相互衔接，如业务需进行资金支付，则由业务核算岗位将业务转交出纳岗位进行资金支付。在采用财务共享模式之前，资金支付由子公司核算岗位判定是否需要进行资金支付，并由子公司出纳执行支付。
流程说明：①核算岗位经手业务，经济业务通过审核后，由核算岗位判定该业务是否需要进行资金支付，如需要则转交出纳岗进行后续操作;②出纳岗检查原始凭证及会计凭证，确认是否符合付款条件，并检查付款材料是否齐全，如缺少则通知业务经办人补齐;③出纳岗将该资金支付业务与资金计划进行核对，判定是否符合支付计划要求，符合要求的可编制付款手续，计划之外的资金支付则需要财务副部长进行审核;④财务副部长审核并审批付款手续;⑤出纳根据付款资料进行资金支付;⑥出纳将付款信息反馈至业务经办人。
3 财务共享模式下的资金支付流程
财务共享模式下，资金支付业务已整体集约至财务共享服务中心，不再经由子公司财务部，子公司确保经济业务的合理性、完整性、准确性，母公司保证支付业务的及时性和准确性，两者各司其职，其流程控制如图1所示。
流程说明：①核算岗位经手业务，经济业务通过审核之后，由核算岗位判定该业务是否需要进行资金支付，如需要则转交出纳岗进行后续操作;②出纳岗接收业务，参照集团《成本费用报销明细指南》审核业务资料是否齐全、检查审批是否符合要求，如不符合要求则通知业务经办人补齐;③出纳岗位将资金支付业务与《集团资金计划详细分解》对比，检查资金支付是否在计划之内，如符合要求，则根据《资金支付业务指导书》编制付款手续，计划之外则上交财务共享服务中心副部长审核;④财务共享服务中心副部长按照《公司资金支付业务审批权限》规定的权限审批资金支付，如资金支付申请属于“三重一大”事项，需提交董事会审批，方能进行支付;⑤出纳审核支付指令/银行票据，查看收款单位名称、收款单位账号、付款金额、签发日期及用途等信息是否与付款审批单据一致，是否符合已审批的经济业务事项申请，审核无误则进行支付;⑥出纳将付款信息反馈至业务部门。
4 资金支付流程的变化分析
首先，相对于原资金支付流程，财务共享模式将资金支付流程全部归集于财务共享服务中心，利于集团对资金进行集中管控，达到降低资金头寸，提高资源使用率的目的;其次，由于资金支付业务整体上移，集团对于子公司的资金使用进行全程监控，控制力增强;再次，资金支付需要在费用报销的基础上再进行两次审核，包括支付条件审核以及支付行为审核，使得费用报销与资金支付流程单位业务用时增加0.4天;最后，集团对任何资金支付都需要纸质单据的支撑，单据传递延缓了资金支付业务的流程，导致集团整体资金流转较为缓慢，客户满意度低[1]。 5 财务共享模式下资金支付流程存在的问题
该集团财务共享服务中心按照业务提交的时间顺序对所有业务进行处理。中心经手的业务大部分为日常性报销业务，中间夹杂着部分重要的业务（如对外支付、原料采购、收款），常规性业务占据大部分时间，重要业务占据较小的时间。在没有绿色通道的情况下，所有业务无差别进行排序，重要业务夹杂在大量的常规业务之中，往往需要进行长时间等待。中心没办法将精力优先投入重要的业务中，这影响中心办事效率，该集团应予以重视。
6 对财务共享模式下资金支付流程的优化
影响该集团现有资金支付流程的原因包括：一是由于纸质单据传递，等待时间增加;二是由于业务不区分重要程度而进行排序，导致重要业务延时。针对这两个问题，本文建议从业务顺序变更、单据传递模式变更两个方面进行优化。优化的思路为：省略部分风险较低的单据传递业务;设计一套紧急程度上升审核机制，使流程可以更加高效率传递[2]。
6.1 业务顺序变更
要想对该集团财务共享服务中心处理业务的排序方法进行优化，其重心在于如何将重要业务从繁多的业务中识别出来并进行区别对待。将财务共享服务待办事项集中在一起，形成业务池，根据业务重要程度和紧急程度对业务进行分类排序，更新至财务共享服务中心代办事项清单，由核算人员尽心处理。
对业务的重要程度和紧急程度进行分类识别，可分为被动模式和主动模式两种，两种模式都需要信息系统开发相应的模块。在自动模式下，系统将业务池内的业务进行自动分类，对外支付、银行还款等（如不能按时处理，将会对集团整体形象造成影响的业务）分配较大的权数，而内部员工报销等日常业务则设置较小的权数。不同的权数有不同的截止日期。按照剩余日期占总时长的比例以及任务重要程度，按照不同的比重計算出业务紧急程度。根据紧急程度的不同，业务在财务共享服务中心待处理事项清单的排序也将发生变化。
主动模式是业务申报人员在申报时，对重要业务可以选择加急按钮，加急业务重要程度会自动设置成最高，并在信息系统内部出现高亮提示，同时，系统自动发送信息至中心相关核算岗位处，力求在第一时间通知核算人员，加快核算速度。为了防止紧急模式被滥用，每一个部门根据业务情况设置一定的紧急任务使用次数限制，并且在使用紧急模式处理完业务后，业务人员需要提交紧急任务使用说明书，说明任务使用情况[3]。
6.2 单据传递模式变更
为解决纸质单据传递延时的问题，可从两方面进行考虑：一是提高纸质单据传递效率，可以从提高运输次数入手，合理利用集团物流资源，将纸质档案与集团其他物流一同运输，少量多次运输，可提高运输效率，缩短等待时间;二是考虑降低运送总量，考虑日常报销类业务出现风险的概率较低，纸质单据传递对于集团管控效果不大，因此，将业务进行分类，根据费用报销流程进行分类，风险低的不需要进行上传，风险高的则必须进行上传。就如何定义风险高低而言，符合计划、金额较小的放入低风险，金额较大、不符合各种计划的，风险较高，将其上传之财务共享服务中心进行审核。
【参考文献】
【1】张霁暄.烟草企业财务共享服务中心的构建路径[J].企业改革与管理，2019（7）：151-152.
【2】何鑫.浅析企业财务共享服务中心的构建及其应用研究[J].知识经济，2019（2）：105-106.
【3】陈平.企业财务共享服务中心的建设重点和难点探讨[J].当代经济，2018（014）：130-131.
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