信息时代档案管理工作面临的问题及对策
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摘 要：档案作为人们参与社会活动所形成的原始记录，在当前社会条件下发挥着无可替代的作用。在当前的社会环境下，纸质档案依旧发挥着重要的作用，但伴随着科技的发展，有必要对传统的纸质档案通过现代科技实施更高效的管理方式，电子档案可以省去纸质档案的运输，无须考虑纸质档案保存的物理条件，以数据的形式对人力资源和社会保障进行监测和管控。提升档案管理工作的效率和质量可以适应科技带来的社会变革，更好地切合人们的实际需求，加快信息化建设的脚步。但目前档案的信息化依旧面临较多的困难，无法实施从纸质档案到电子档案的大跨越，因此本文针对目前档案信息化过程中存在的问题，提供了一些参考和建议。
关键词：信息时代 档案管理 信息化 问题 对策
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）06-00-01
一、档案管理工作信息化的重要性
1.更好地实现档案的保存和转交
现代化档案管理可以提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理和保存难度。纸质档案在保存时对于场地以及周围的空气环境有较高的要求，同时单位之间档案的交接也容易造成档案的遗失和损毁，如果实现了档案管理工作的信息化，可以将档案信息录入计算机，在计算机端进行编辑和保存，档案的交接也可以通过互联网进行传输，从而更好地保护档案。
2.提升档案管理工作的效率
伴随工作的进展和社会的发展，档案的内容越来越全面，数量也随着机构、组织以及人员数量的增长、时间的推移而增加，这也给档案的管理工作带来了更多的困难。同时鉴于档案对于组织和个人的重要作用，档案管理工作也需要极高的专业性和安全性。传统的档案管理工作花费大量时间在档案的搜索、登记、运输上，不同组织采用的档案的格式和要求也不尽相同。一旦采用电子档案可以更好地将档案的格式进行标准化，同时简化档案的处理过程，极大地提高了档案管理工作的效率
3.档案管理工作信息化是未来趋势
由于工作效率以及环境保护等方面的需求，现代社会更加推崇无纸化办公。档案管理工作的信息化也顺应了这一趋势。它充分开发了社会物质资源的潜力，简化了档案管理工作的内容、优化了管理的方式。
二、信息时代档案管理工作面临的问题
1.档案管理软件的一致性
由于现代社会的不断进步以及人们对档案的重视，现有的档案管理软件大多已经足够满足日常需要。但是由于档案管理工作没有统一的管理部门以及机构，因此档案管理工作的规范化也就成了问题。目前档案管理工作呈现出部门差异化、行业差异化、地域差异化的特点。各个组织和部门可能存在自行研发的档案管理软件，但是部门与部门之间、行业与行业之间、甚至不同地域之间的档案管理软件都不尽相同，无法实现档案的协调共通，这大大阻碍了档案信息化的进程。
2.档案标准化、规范化程度不高
档案由于需要在不同的组织间进行转交，因此采用统一的标准和规范进行档案的编辑和保存就十分重要。但是在当前的社会背景下，国家缺乏统一的档案管理机构对档案的格式、内容、形式进行规定。因此档案的标准化、规范化程度也就不高。这也导致档案管理工作暂时还无法满足大范围的信息资源共享需求。要想在全国范围内推行统一的档案格式，需要从政府的角度进行统一规范，这也是档案标准化、规范化过程中不可避免的。
3.档案的安全性和保密性有待加强
纸质档案由于其物理属性，不便于修改和运输，而且不会由于误操作等原因被丢失，因此可以更好地进行管理和监督。目前一些机要文件还是要通过纸质档案进行存档。电子档案虽然具备便于编辑、转交方便的特点，但是由于其载体的特殊性，容易被人为地进行更改和复制，这也造成了档案的安全性不高，保密性较差。现代社会是建立在互联网基础之上的，档案的信息化过程同样离不开互联网，如果想更方便地在组织之间传递档案则必须通过互联网这个媒介，这也就给不法分子提供了机会，他们可以通过网络技术对原始档案进行篡改和窃取，而提高组织网络安全的成本又较高。一旦遇到档案管理系统的崩溃、网络攻击、以及病毒传播时，档案的安全性就无法进行保障。因此目前电子档案还应用在一些档案内容重要性相对较低的领域，一些机要文件尤其是涉及行业机密甚至国家安全的文件还需要通过纸质档案进行留档和管理。
4.档案管理人员素质以及数量的要求
传统的档案管理对于人员的工作素质没有较高的要求，但信息化档案管理工作则对档案管理人员的工作能力提出了更高的需求，虽然档案管理软件简化了档案管理工作中一些冗余的步骤，但是还是需要管理人员来进行操作，而且对工作人员的计算机使用能力的要求也大大提高。因此在信息时代的大背景下，各档案管理部门应该招收、培养档案管理和计算机技术能力兼备的复合型人才，尤其是档案安全方面应该投入更多成本，从而保障档案信息化的顺利实施。此外，基于档案安全性的考虑，在重要领域和部门还应该全面考虑档案管理人员的思想品德，避免档案信息的泄露。
三、信息时代档案管理工作中问题的解决对策
1.加快档案资源的信息化进程
在信息时代，除了档案的基础编辑保存操作以外，最重要的还是电子档案的共享，这样才能最大化地发挥档案应有的作用。因此在信息时代想要加快档案资源的信息化过程，必须培养专业的档案管理人才，实现传统档案到电子档案的转化，使用同一或格式可以兼容的档案管理软件对电子档案进行统一管理。这样有利于旧档案的保存，同时可以通过计算机更方便地进行档案的操作和管理。同时由于档案载体的改变，可以对方案的内容进行多元化的丰富，在传统的文字记录基础之上，同时附加图片、视频、音频等文件来丰富档案的内容和深度。其次，互联网的存在消除了地域物理限制，档案的传输可以借由互联网短时高效地实现。信息化时代档案管理主要是通过数据的操作实现，因此档案管理其实本质上也是数据的管理，档案管理系统本质上也就是数据库管理系统。在建设数据库时候、规定档案格式时候应具备一定的前瞻性，充分考虑档案未来的发展需要，在数据库建成后加强维护工作，从而保证数据的安全性和完整性。
2.建立完善的档案信息安全保证系统
档案在我国的经济发展、政治建设等方面都发挥着十分重要的作用，伴随着档案的信息化，档案的信息安全问题也亟待解决。档案信息安全问题主要包括两个方面，首先是档案的存储安全，其次是档案的使用安全。现代社会充满机遇的同时也充满竞争，信息在现代社会中发挥着越来越重要的作用，档案安全的重要性也就不言而喻，为了保证档案信息安全，应该建立起完善的网络防御体系，防范黑客的网络攻击，同时在信息使用时防止信息泄露，可以将物理手段和信息手段同时使用来
保證档案信息安全。
3.培养大量优质的档案管理人才
信息时代档案管理工作虽然由于档案管理系统的存在大量简化了管理工作，但是对于档案原理人员的需求依旧存在，同时在档案管理能力的基础上，对于信息化技术也就是计算机操作技术提出了更高的要求，同时为了保障档案的信息安全，档案管理人员除了专业知识还需要具备一定的责任感和政治鉴别能力，以此推动档案管理工作在信息时代背景下的发展。
结语
在信息时代，档案实现从纸质到数据载体的转换，以及档案管理工作从传统管理模式到信息管理模式的转变是一个较为困难但是又必须进行的历史进程，一个便捷、高效、安全的人力资源和社会保障监测系统对于人力资源和社会保障档案的管理具有划时代的意义。因此我们必须在这方面投入更多的精力，实现档案管理工作的信息化进程。
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