在线客服

咨询热线

信息时代档案管理工作面临的挑战及策略

作者:未知

  【摘要】本文通过对信息化时代档案管理信息化的概念和特点进行概述,并指出目前档案管理工作的现状,同时对其创新途径进行探讨。
  【关键词】信息时代;档案管理;创新
  科技的飞速发展和信息时代的到来,使许多传统的工作受到了巨大的影响,档案管理工作也不例外。面对剧烈的社会变化,我们应清楚地认识到,信息时代给我们的档案管理工作带来的不仅是挑战,更是机遇和新生。因而如何迅速应对这种变化?如何有效的利用信息时代的媒介优势来整合传统的档案管理模式,使其更加科学化、准确化,这是摆在我们面前的紧迫问题。
  一、信息时代档案管理面临的挑战
  (一)对传统档案管理观念的挑战。对于传统的档案管理“重藏轻用”的观念,随着信息信息时代的到来,因此要改变“重藏轻用”的观念,积极主动开发信息资源,使“死档案”变成“活信息”,转变服务观念,大力开发档案信息资源为企业提高效益,必然对传统的档案管理观念提出了新的挑战。
  (二)对传统档案管理手段和方式的挑战。相对于传统档案管理,一般采用纸质的形式进行保存,很多纸质容易随着时间的推移颜色变黄,档案也会不经意间丢失,信息的到来,可以使文件办拟之后随时归档,通过网络传递,而且可以采用电子编码技术,编辑修改而不留痕迹;加强了档案信息的更新化速度。
  (三)对档案管理人员自身素质提出的挑战。随着网络信息技术进入到档案管理工作中,就必然要求其工作人员熟练地操作各项技术,了解相关的操作知识,能够正确地处理常见的问题和困难。因此,信息时代档案管理就必然对管理人员提出新的要求和挑战。
  (四)档案文件查询利用方式对传统档案的挑战。传统文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响传统文件的长期可读性。档案部门秘书人员可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。
  (五)电子文件档案的归档时间对传统档案归档时间的挑战。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成秘书人员通过网络传送给档案部门,而传统的档案归档需要在文件办拟完毕后,采用纸质的形式进行归档,纸质文件的归档时间一般分为两类:一是文件形成后第二年上半年归档,主要适用于行政文件。二是项目结束后归档,主要适用于科技文件。电子文件档案归档无疑是对传统档案归档时间的又一挑战。
  二、信息时代档案管理工作的创新途径
  (一)加强档案工作基础业务建设和安全保管工作。学习宣传和贯彻落实《档案法》及《档案法实施办法》,是提高企业档案法制意识,实现依法治档的有效措施。普及档案法律知识,学会用《档案法》和《档案法实施办法》的有关条文解决工作中的问题,用法律手段来规范档案管理工作。档案事业的发展,必须靠法制作保障,运用法制、法规保护档案工作,要加强对档案违法案件的监督查处力度,推进档案行政执法的制度化、规范化,提高全社会领导干部的档案意识,为档案工作的顺利开展创造良好的工作氛围。
  (二)创新档案管理工作的优化服务。创新优化服务首先要构建网络服务平台。传统的档案管理方式滞后,手工编辑的存档不利于档案的利用,提取相关信息必须到档案部门进行搜索和查询,耗费人力和物力,工作效率极其低下。如果构建统一的网络服务平台,就能实现资源的利用不受时空的限制,不管何时何地都能通过相关验证信息对档案资源进行提取查询。构建好了网络服务平台,就要加强对电子档案资料进行自动化管理,即电子资料的自动化上传和整理。上传的电子档案资料可通过下载来实现其实用价值。
  (三)加强档案信息数据库的建设。在我国大多数文件处理都处在一个信息化管理的过渡阶段,如何加快其信息化管理,最为主要的是建设档案信息数据库。但是,信息数据库的建设过程要经过一个长期性才能够形成,因此要遵从由低到高的建设过程,运用信息技术对信息资源进行科学、系统的管理与使用。在建设过程中,应将档案管理工作和信息技术相结合,并做好它们之间的协调工作,将综合数据库和各个档案目录库相结合,形成一种网络开发和分布形式的数据库,从而有效提高档案管理工作的效率。
  (四)实现档案管理工作的现代化和数字化。在档案的管理工作中,应根据信息时代的发展要求,将档案信息电子文件妥善保存好,特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM 系统等,并将这些先进的信息化设备技术引进档案管理工作中,运用创新的思想理念,建立数字化的网络平台,将档案管理服务系统和网络信息系统相结合,开展网上公开的一种服务形式,以拓宽档案管理工作的视野,强化并创新其管理思维,建立相应的数据库管理系统,使档案管理工作的功能和价值得到充分的发挥,打开新的管理局面,紧跟时代发展的步伐,顺应新形势发展的需要。
  三、结语
  档案管理工作是一种既需要专业性知识,又需要有高度责任心和耐心的工作,它要求我们既能沉下心来又要与时俱进、改变观念,不断充实和更新自己的专业知识结构,扩展工作视野,同时以极大的热情投入到工作中,才能在新的时代中把档案管理工作做好,真正做到档案管理工作科学、高效地服务单位、服务社会。
  【参考文献】
  [1]冷艳.信息时代如何做好档案管理工作[J].中國高新技术企业,2015(23).
  [2]白文红.加强信息时代档案管理工作的思考[J].人才资源开发,2015(14).
  [3]周珍.人事档案信息化管理面临的挑战及对策分析[J].人才资源开发,2015(22).
  [4]石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业,2014(27).
论文来源:《办公室业务》 2019年3期
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14852073.htm