信息时代下办公室档案管理工作的途径
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摘 要：目前办公室档案管理工作已经成为企业管理中的重要内容，随着信息技术的不断发展办公室档案管理也进入了一个崭新的阶段。本文针对信息时代下办公室档案管理工作中存在的问题进行了分析，从而探讨了相关的管理途径。
关键词：信息时代 办公室档案管理 途径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）02（b）-0148-02
随着信息技术的不断发展和普及，给办公室档案管理工作创造了全新的工作理念，同时也给办公室档案管理工作带来了更高的挑战。虽然目前在信息时代下办公室档案管理已经越来越趋近信息化，但是在实际管理中仍然存在着一些问题需要完善。
1 信息时代下办公室档案管理工作中存在的问题
1.1 缺乏信息安全意识
在广泛应用计算机技术进行档案管理的同时各企业单位并没有提高对信息安全的意识，导致经常会出现一些档案管理主机被各种黑客病毒侵袭导致信息丢失破坏等问题。办公室档案管理中涉及到的文件信息多种多样，其中不乏企业或者单位的一些重要的工作内容以及关键的信息，一旦档案管理人员缺乏信息安全意识，或者在收到需要保管的档案信息时没有做好相应的安全保障，就会导致各类信息存在较大的安全隐患，严重会造成巨大的经济损失甚至要承担法律责任。
1.2 档案管理人员素质不高
在信息时代下对办公室档案管理人员的素质以及工作水平都有了更高的要求，在信息时代下办公室档案管理人员不仅要有足够的档案管理知识，同时还要能够熟练的掌握计算机技术的使用以及网络档案管理的相关方法。因为在办公室档案管理过程中不仅仅是对简单的档案和各类信息进行一个电子存档保存，更需要办公室档案管理人员能够针对企业或者单位的各类信息进行信息库以及数据库的建立和管理，从而促进办公室档案管理的智能化以及档案信息管理的科学化和自动化。但是面对信息时代下办公室档案管理的诸多要求，实际中办公室档案管理人员的素质以及工作能力并没有达到相关要求的标准。再加上相关企业以及单位对于办公室档案管理的重视度不够，导致缺乏对办公室档案管理人员的专业培训以及先进技术的学习。
1.3 信息档案管理机制不完善
多数企业和单位在办公室档案管理中缺乏相关的管理部门，多数都是由企业或者单位的行政部门来负责相关的档案管理工作，在信息时代下办公室档案管理中这种安排存在着非常大的不合理性，也严重的影响了办公室档案管理的信息化发展。即便有一部分企业或者单位在内部设有专门的办公室档案管理部门，但是也由于没有健全的管理制度以及相关的岗位责任制的制约，导致这个管理部门也只是存于表面形式，起不到应有的效果。由于没有健全的档案管理机制导致在实际的档案管理中常常出现信息的丢失以及篡改和泄露等问题的发生，其最主要的原因是在档案管理过程中没有严格的标准和制度来约束档案的收集、借阅和保管等环节的工作。
2 信息时代下办公室档案管理工作的途径
2.1 建立信息化办公室档案管理平台
2.1.1 档案资料信息化
在办公室档案管理工作中各类档案信息主要是包括企业或者单位的各个部门的工作进度、项目资料、会议记录以及员工档案等等，这些档案和资料都是企业或者单位日常运转的关键信息甚至包括企业资产等秘密资料，因此这些档案资料都是具有非常大的保存价值，而且要绝对确保档案资料的真实性。在信息时代下将各类的档案资料进行信息化处理，应用先进的计算机技术将信息转化成电子形式进行保存，在企业或者单位的各项资料中通过分类建立相应的数据库和信息库，从而使企业或者单位的各项档案资料形成一个具有结构性和完整性的电子信息系统，将企业或者单位传统中以纸质档案以及音像形式存在的资料都进行数字化处理并保存，办公室档案信息库的建立是一个非常漫长的过程，这也是建立信息化办公室档案管理平台的重要环节。
2.1.2 定义通用接口
在目前部分企业或者单位的办公室档案管理中还没有实现完全的信息化自动化，而是仍然采用半手工化的方式在进行档案管理工作。多数企业或者单位的各个部门的办公室档案管理都是相对独立的，并没有实现各办公室软件接口的统一性，导致了各办公室档案信息冗余，给办公室档案管理人员的工作带来困扰，增加了不必要的工作量。所以在信息时代下企业或者单位的各个部门在办公室软件上定义通用接口平台，对整个企业或者单位的档案管理进行统一的规划，并能够有效的实现企业内部资源的统一和共享。企业或者单位各个部门都应该积极的参与到办公室档案管理体系的建设中，从而有效的推动办公室档案管理的水平。
2.2 建立档案信息资源管理系统
信息资源管理体统的构建是建设办公室档案管理信息平臺的基础环节，采用数字化的电子文档形式进行企业或者单位各类档案信息的存储，可以有效的提高档案管理工作的效率。档案信息资源管理系统可以有效的进行资料的检索，能快速在众多档案中找到所需要的档案资料和信息，而且也能够打破时间和地点的限制，随时随地进行信息资料的传输，使各项工作的效率都有一定的提高。同时各个企业或者单位也应该加大对档案信息管理系统建立的重要性的认识，从而能够在人力以及财力上都给予一定的支持，使办公室档案管理平台能够顺利建成。
2.3 提升办公室档案管理水平 2.3.1 建立完善的办公室档案管理机制
在目前信息时代下办公室档案管理必须要重点关注档案资源以及使用和安全三方面的体系建设以及信息化建设，从而推动企业以及单位的办公室档案管理工作向信息化发展。首先要设立专门的办公室档案管理部门，并根据企业以及单位的规模和档案管理的实际情况来设立相应的人员组成机构;其次要针对管理部门的相关内容建立相应的管理机制、管理人员岗位责任制以及相应的考核制度和奖罚制度，必须具备全面完善的管理制度，才能有效约束人员的工作行为，促进其工作质量的提升;另外要以信息化建设为办公室档案管理工作机制的切入点，并且以资源体系、利用体系以及安全体系等三方面的建设为基础，来实现最终办公室档案管理数字化平台的建设;最后企业或者单位的办公室档案管理机制必须要与企业的文化以及企业其他方面的规章制度相结合，才能真正发挥办公室档案管理在企业或者单位的职能和作用。
2.3.2 加强办公室管理工作人才队伍的建设
在部分办公室档案管理工作中工作人员并不是档案专业也不是计算机专业，对于相关的基础知识只掌握皮毛，无法满足信息时代下对办公室档案管理的要求，而且非专业人士也无法充分意识到档案管理的重要性，因此在工作中常常因疏忽导致各种问题的发生。所以各企业单位必须加强对辦公室档案管理工作人员的素质以及专业技能的培训，可以通过组织学术讨论以及各种交流会的形式来进行工作人员的工作交流，通过学习其他优秀企业的案例来不断提高自身的专业素质和能力，也可以聘请一些专业能力比较强的人才来担任此工作，从而给企业单位建立一支优秀的档案管理人才队伍。
3 结语
总而言之，在信息时代下办公室档案管理工作面临着诸多的挑战，要想在新的时代下能够迅速提升企业单位办公室档案管理的工作水平，就必须针对这些现实问题进行相应的优化和改进，从而让办公室档案管理工作能够充分发挥其职能和作用。
参考文献
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