试论信息时代档案管理工作的创新策略

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　　【摘要】档案管理工作繁琐又数量大任务多，通常是一个部门或公司不是最重要但是绝对不可缺少的部门，而随着现在登记信息的普及，档案管理工作更是难上加难，现在进入了信息化时代，我们的档案管理工作势必不能像之前一样通过人力来进行保管和存放，所以创新策略是当下档案管理工作所必须的考虑的问题。
　　【关键词】信息时代;档案管理;创新
　　 信息时代档案管理工作也要相较之前的全靠人员登记管理做出区别，而本文将就档案管理工作的重要性，先前档案管理工作的方法，信息时代档案管理工作所遇问题，档案工作的创新这四方面来进行分析研究，得出一些新的符合信息时代发展的档案管理方法。
　　一、档案管理工作的重要性
　　档案管理工作自古就有，从夏建朝之后就有了专门的人员对一些事务进行登记管理，对事物进行登记管理是之后政策推行的依据。从古至今档案管理工作一直存在，它虽不是事物发展的最重要因素，却也是必不可少的因素，是一个事物发展的依据。例如：夏朝时期就建了监狱来惩罚恶人，于是监狱里的犯人也要对之进行档案登记，登记后在将其进行分类整理出来，按照不同的类别进行惩罚，有的犯人受罚之后被放出监狱，那么他在监狱的档案就会被销毁，但他的其他档案上就会有所显示。档案管理工作从古至今，从人口变化田地变迁再到国土山川，这些每种事物都有专人进行考察整理，这个时代才得以发现到今天，古语道：没有规矩不成方圆。如果没有档案管理工作，那么时代将无法继续，时代也不会发展到今天，所以说，档案管理工作，从古至今必不可少。
　　二、先前档案管理工作的方法及所遇问题
　　档案管理工作十分重要，之前的档案管理方法是每种事物都有专人去整理记录，整理之后对他们进行编码、分类、存放、保证档案资料的安全与完整。比如图书管理员这一职位，就是在图书馆中将图书馆内所有书册进行登案造册，根据图书不同的类型，将图书分为不同种类并将相同种类的图书排放在一起，还需将图书进行编号管理，在有人借阅图书时进行。详细的登记，这件事情听起来简单，但真正管理起来却十分的繁杂。尤其是新中国成立后，人们的物质水平有了很大的提高，国家对教育也相当重视，图书馆内的书有了更多的种类，数量更加庞大，这使得图书管理员的档案管理工作，进行的十分缓慢，这也侧面表明了，随着时代的发展，先前的档案管理工作的方法已经不适合放下时代的发展。
　　随着当今时代的发展，如果只依靠人力对事物进行挨个统计，那将会浪费大量的人力物力还不能保证统计事物的准确性。就如同我国先前进行的人口普查，是在村镇进行挨家挨户的统计之后，然后往乡级市级上报，一级一级往上进行。中国是人口大国，大量的数据一级级往上上报，不仅使得数量巨大，而且档案信息极易丢失造成档案信息统计的不完整，使得档案内容有所偏差。如果档案偏差过大，那将会使很多工作都无法顺利的进行，如果无法有准确的数据，那将也会对许多正在开展的事务造成极大的损失。
　　三、档案管理工作创新策略
　　（一）电子化信息化
　　中国已经进入了信息时代，一个报刊指出：我国处于高速稳定发展阶段，档案管理是档案事业的重要环节之ー，企业与行政机关都会从档案资料中获取宝贵的发展资料。确实如此，当今绝大多数的人都能使用互联网，这些年中国在电子化科技方面也取得了最大的成就。比如：现在每个新生儿出生都要对其进行户口登记，而通过互联网，将每人的户口存入数据库，户口也是今后上学就医工作的重要因素，没有户口寸步难行。而现在进行了人口普查，也不用像之前一样挨家挨户进行人数统计，而是通过数据库对每个人的户口进行统计，这样不但提高了信息统计的准确性，而且极大的减轻了档案管理人员的工作量。
　　（二）加大宣传力度
　　虽然当今通过电子化数据库的管理，绝大多数人都认识到户口的重要性，但是近年来仍有“黑户”的事情被曝光出来。这说明了他们在户口普及初始并没有认识到户口的重要性。这就需要国家加强宣传力度，使他们认识到国家推行政策的重要性，进而积极的配合国家。
　　（三）完善政策
　　没有户口的“黑户”大多是年龄较大，没有文化不识字，居住偏远的老人，这也有可能是当时没有通知完善的问题，他们没有户口这个事虽然当时没有什么影响，但却对他们的老年生活造成了很大的困扰，他们没有户口，不能远行，不能受到国家的政策补贴，去医院也没有办法就医。当他们终于认识到户口的重要性时，却没有人为他们解决这个问题，他们也不知道如何是好，甚至下一代人的户口也受到了他们的影响。这就需要国家完善政策，使得政策更具有人情味，为他们补办户口，解决生活问题，完善政策，才能使信息更加准确。
　　（四）建造数据库统一数据
　　信息管理对我国十分重要，一个报刊曾报道：档案管理是档案事业的重要环节之ー，企业与行政机关都会从档案资料中获取宝贵的发展资料。进入电子化的新时代，虽然大多数已经有了电子化的数据库，使得不用人力统计为档案管理工作，减轻了一定的负担。但是不同岗位与不同部门与不同公司之间没有联系，他们也拥有各自独立的数据信息库，这使得在解决问题或进行不同地区工作人员的转变时造成了一定的困扰。我认为应该不同领域建立各自统一的数据库，国家部门就建立属于国家部门统一的数据库，将所有人的信息录入，这样解决问题就不用花费太多的人力资源与时间，方便大家方便你我。
　　（五）个人信息磁条
　　在信息化迅速发展的今天，科技也在不断的进步，或许有一天我们真可以像科幻电影里所呈现的那样，每个人都有一个属于自己的信息磁条，这个磁条将个人的所有信息收录进去，只要展示词条，别人就可以看到你的所有的相关信息，这样就不用进行各个不同领域之间信息的交换，使得档案管理工作更加规范和快捷，信息更加准确。
　　四、结束语
　　档案管理工作必不可缺，随着时代的发展，档案管理工作有了新的变化，也遇到了新的挑战，而本文也就档案管理问题提出了个人的看法，档案管理工作如今有了电子信息化的融入，也减轻了档案管理人员繁重的任务量，档案管理也要不断的进行创新，提出新的策略，新的方法来推动时代的发展，新的档案管理的方法的提出，也要依靠技术的进步与发展，将档案管理方法与现代技术相结合，才能更好的进行创新，管理信息更具有完整性和准确性。
　　
　　參考文献：
　　[1]徐景超.信息时代下档案管理工作的创新[J].管理观案，2018.
　　[2]章莉.信息环境下档案管理工作创新策略[J].城建档案，2017.
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