浅谈大数据背景下高校图书馆档案管理策略

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　　摘要：在大數据时代背景下，传统的高校图书馆档案管理方法已经无法满足当下的档案管理需求，高校需要引进先进的系统和设备仪器，对传统的档案管理手段和理念进行创新，加强档案的数字化建设和安全管理，进而提高图书馆档案管理水平和档案利用率，可以更好地为读者服务。在探讨高校图书馆档案管理现状的基础上，提出高校图书馆档案管理中存在的问题，分析大数据背景下高校图书馆档案管理的优势，找到应对大数据背景下高校图书馆档案管理的有效策略。
　　关键词：大数据背景 高校图书馆 档案管理 有效策略
　　中图分类号：G258文献标识码：A文章编号：1009-5349 （2019） 14-0093-02
　　传统的高校图书馆档案管理对象主要是纸质文件，随着大数据时代的到来，高校图书馆的档案管理实现了从纸质到数字网络化的跨越。大数据背景下，高校图书馆不再需要整理归档大量的纸质文件，只需用专业仪器把相关数据和资料录入系统、对各种不同的原始数据快速整理、归类，并存储到档案信息系统和网络数据库中。如需更新或删除时，只需简单操作就可以完成，大大提高了高校图书馆的管理水平和工作效率。
　　一、高校图书馆档案管理现状
　　目前，高校图书馆的档案管理工作主要是整理利用人事档案、特定事件档案、历史价值档案等进行采用资料库存放的管理模式。高校图书馆档案数字化，先考虑档案的价值，然后再决定是否归档，确定归档后再对档案进行数字化，以方便查找利用。在大数据背景下，高校图书馆采集最客观真实的数据是基本要求，以保证存档数据的客观、真实性。
　　二、高校图书馆档案管理存在的问题
　　一是存在轻采集重归档现象。目前，高校图书馆在采集档案时，更注重已经形成的理论性结果，而对采集过程中出现的问题则较少提及。高校图书馆的档案大致分为人事、财务、业务、声像、设备、党政六类。档案的分编归类方法会反过来影响档案的采集，从而产生档案采集工作轻思路重结果的问题。大数据背景下，数据采集的指向并不唯一，大致相同的数据可以对多个不同的领域产生参考价值。例如，馆员培训计划和馆员招聘细则二者之间就存在一致性，但业务档案和人事档案属于不同的领域，培训计划一般都会有翔实的备案，而每年的招聘细则并不一定会都留存档案。
　　二是管理模式单一。目前，高校图书馆的档案管理更注重档案利用的历史价值，通过下发文件、组织相关活动来开展采集工作，采集程序的档案信息通过单线程方式返回被考察利用。同时，大部分档案管理人员把工作重点放在档案的考察和保存上，且多是兼职管理人员，专职管理人员相对较少。虽然有一部分高校图书馆的档案管理实现了数字化，但也仅仅是对电子文档进行简单的加密保存，然后不同级别的管理人员对本级别的文档进行考察。
　　三是缺乏先进的管理理念。高校图书馆的档案管理工作，缺乏科学有效的管理和评价机制，普遍存在对总结性的材料收集过度重视，忽视了事前准备工作信息的收集。在整理和归档重要的档案时，仍然有人工方式的干预。这样不但浪费大量的人力和时间，同时在一定程度上影响图书馆档案管理工作的可持续发展。
　　三、大数据背景下高校图书馆档案管理的优势
　　一是档案实现虚拟存储，降低管理成本。时代在发展，高校图书馆的藏书数量也越来越大，一些珍贵纸质档案会被留存。这些档案见证了学校的发展历程，具有重要的保存价值，不能轻易毁坏和丢弃。但档案资料越来越多，给管理人员的检索工作带来极大不便，也在一定程度上增加了管理成本，严重的甚至出现存放空间不足的情况。大数据背景下，管理人员不再受空间限制，利用大数据技术可以处理海量的档案信息，实现了档案的虚拟存储，同时可以利用数据库实现合理的资源调配，大大降低了档案管理成本，提高了工作效率。
　　二是档案可以长期保存。大数据时代以前，图书馆档案都是纸质资料，长期翻阅、查询容易造成破损和污染，难以长期保存。大数据技术的应用，使档案资料实现了数字化存储，可以长期保存，而且比传统的纸质档案更节省空间。
　　三是档案更加便于检索和管理。图书馆档案资料的利用率较低，传统的纸质档案的鉴定、检索工作需要大量的人力和物力，大数据技术的应用大大简化了工作程序，只要动动键盘、鼠标就可以在海量的档案信息中找到需要的信息，还可以根据档案的关键词、类型、时间、日期等进行快速检索，大大提高了档案管理的效率。
　　四是有利于档案管理专业化。大数据技术是通过分布式架构方式来处理信息的，但现有的高校图书馆档案管理人员很少有人掌握相关技术，且传统档案管理观念严重。为了满足大数据时代对档案管理工作的要求，相关管理人员要主动转变观念，掌握相关技术，提高专业水平。因此，大数据技术的应用可以在一定程度上提高管理人员的业务水平，促进档案管理的专业化和多元化。
　　四、大数据背景下高校图书馆档案管理策略
　　一是完善档案元数据。大数据背景下，管理人员可以利用大数据技术采集、存储能够反映具体活动情况的大量的元数据，不必考虑元数据之间是否存在逻辑关系和因果关系，然后利用海量存储和计算方法来管理这些元数据。在查找的数据出现不完整的情况下，管理人员可以通过增加部分元数据并追加相应的记录来解决。例如，在档案采集环节增加反馈机制可以提高采集元数据的准确性和完备性，利用数据库检索技术细致记录查询的内容和次数，增加必要的档案使用情况的元数据。
　　二是建立档案管理数据库。高校图书馆档案管理数据中心的数据库记录着各种与档案管理有关的信息，管理人员可以看到不同时间段的档案数据管理的集合。中心数据库可以实现对相关档案管理定时记录、反复查询功能，但不能修改，这样才能客观、公正地反映数据管理的实际变化，也可以根据不同的档案管理要求来建立相应的中心数据库。
　　三是加强档案管理运营评价机制的构建。大数据时代实现了档案的数字化存储和管理，不再受空间限制需要的人工干预的档案袋管理，可以充分利用评价日志进行归档分析。档案的运营管理工作是指对档案的服务利用和归档质量等方而进行设计、运行、评价、改进的工作。相关人员树立客观先进的评价观念，并严格遵循档案信息质量十二指标中的关键因子CI客观性、C9有用性、C8完整性的具体要求。对计算机数据库要与日俱进地进行有效改进，不断提升档案管理和应用的透明度和开放性，并根据管理需求进行自我修正和完善。为了实现档案管理的数字化，要全而推行与高校图书馆相适应的档案信息量评价机制和效用质量评价机制，也可以根据实际的档案管理需求引入评价模块，以确保档案管理运营机制制度规范、方向明确、评价合理、价值有效。
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