医院档案管理信息化浅议

来源:用户上传      作者: 王爱杰

　　摘要 医院档案管理是作为医院信息化的重要组成部分。加强档案管理的信息化、科学化、规范化迫在眉睫。档案信息化管理对医院的生存与发展极为重要。
　　关键词 医院档案管理；信息化；问题；建议
　　中图分类号G271 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）34-0062-02
　　信息是现代科学技术的中心概念，信息在医院医疗过程中，无所不在，是最活跃的因素。随着科学技术的发展，信息越来越复杂，如果医院的管理者缺乏掌握信息的能力就会直接影响管理效果和医疗效果。在国外，有的医院信息的收集已形成一个系统叫医院信息系统，简称（HIS）。
　　医院档案本身就是一种信息。只有信息通畅，管理才会有成效，必须有必要的信息作为依据，对医院的管理、领导的决策都能够起到重要作用。
　　1 档案信息化包括的内容
　　1）收集，就是收集原始信息，这是很重要的基础工作，原始信息的全面性和可靠性决定信息处理的好坏；
　　2）整理，就是信息处理的基本内容。进行信息的分类、排序、比较、选择、分析等方面的工作；
　　3）检索，对存储的大量信息为了查找方便，瑶有一套科学的信息检索办法。如年代分类。资料文献索引等；
　　4）传输，通过传输成为全院的信息流，这种信息在科室部门之间的流动，就形成了医院的管理活动；
　　5）输出，将处理好的信息，按照医院的要求和需要编印出各种文件指导全院的工作。
　　2 医院档案管理中存在的问题
　　笔者在医院从事档案管理工作20余年，亲身经历了档案工作的进步和发展。前些年，医院忽视了医院档案管理的信息化，造成了管理上出现了诸多问题。
　　1）档案管理意识不强，“重医疗、轻档案”，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。各类原始材料都放在大柜子里，当需要信息的时候就是一阵折腾，由于对档案重视程度不够，还有丢失现象。使档案信息资源浪费严重；
　　2）管理制度不健全，医院对全部信息的整合制度还没有建立起来。原始信息的收集效率不高，缺乏信息资源整体性。有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成信息管理与医院的管理严重脱节，失去了档案信息的重要作用；
　　3）重管轻用，档案开发利用率低。由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然停留在 “重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。没能科学的利用档案信息真正的为医疗服务；
　　4）档案工作硬件投入不足，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案信息。的不通畅。医院的医疗大楼越盖越高了，科室档案的管理环境与之不匹配。有的原始信息还堆放在仓库里。完全不符合国家档案信息管理的标准。档案管理设备陈旧，管理技术落后。
　　3 医院档案管理信息化的几点建议
　　1）档案载体多样化：档案在信息管理中的表现形式多样化，随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及，档案不仅以文字的方式出现，而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件形式出现，档案管理需要通过计算机来完成；
　　2）档案收集的丰富化：收集是档案管理工作的起点和开端，是整个档案管理工作的基础随着信息网络技术的发展，电子档案有许多不同于纸质档案的特点，它可以施行前端控制，因而逻辑收集归档是实时进行的;在档案正式形成和收到的同时，都可以通过网络来传输，为档案收集工作开辟了一条新途径，丰富了档案的内容；
　　3）档案服务多样化：由于档案内容及载体的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等，传统的档案信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。档案信息资源作为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来。互联网的出现实现了信息资源的共享，提高了利用效率；
　　4） 档案管理人员专业化：工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战，不仅仅是对知识和技能要求的提高，更重要的是观念上的更新，必须转变传统的管理理念，同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。由于工作的特殊性，档案管理人员是档案信息的拥有者，掌握着珍贵的信息资源，并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统，档案工作不再是滞后、被动的，而成为关系全局的重要部分之一。
　　4 具体运作方式
　　4.1 领导重视是关键
　　档案管理信息化是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。
　　4.2 网络设备先行是基础
　　信息化离不开网络，硬件建设要有前瞻性，要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。医院档案管理以数据保存、处理和应用为主，在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络要立足高起点，不但方便内部信息的交流，还应方便信息的输出利用。
　　医院档案部门在规范化基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，即医院信息中心档案管理网络。提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。
　　4.3 人员素质的提高是必备条件
　　现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。因此，必须提高档案管理人员的综合素质，从而充分发挥档案计算机管理的优势。
　　总之，医院档案向信息化管理方向发展是必然趋势，医院档案管理的信息化要跟上时代的步伐，才能创造更多更好的社会价值和经济效益。

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