教育信息化背景下大学生就业档案管理研究

来源:用户上传      作者:谭军红

　　摘  要：提升大学生就业档案管理水平，将为我国人才市场供给提供便利。但目前我国高等院校大学生就业档案管理工作方面尚存在较多问题，建立起来的就业档案并不能准确全面地展现大学生就业能力等，因此急需改进。文章对当下高等院校大学生就业档案所存在的问题进行了探析，并对在教育信息化背景下增强大学生就业档案的管理提出相关的建议策略。
　　关键词：信息化  高等院校  大学生就业档案管理  策略建议
　　中图分类号：G647.24    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）09（a）-0074-02
　　大学生就业档案是展现高校学生成长以及综合素质最原始的记录，推进大学生就业档案信息化管理工作是现阶段高等院校教育信息化的基本要求，对于大学生本身以及高等院校与国家社会都有着十分重要的作用。
　　1  高等院校大学生就业档案管理工作存在的问题
　　第一，关于大学生就业档案管理的思想意识相对淡薄。伴随着高等院校招生规模的扩大，学生人数逐渐增多，与之相关的大学生就业档案也在增多。尽管这样，很多高等院校对大学生就业档案的管理并不是很注重，一部分高校管理者并没有意识到大学生就业档案管理事务的必要性，其中还有人以为大学生就业档案管理工作是没多大用处的，应付公事就行了。正是由于他们这种浅薄的思想意识，很多高等院校没有专门的大学生就业档案管理部门，相关的管理工作者很缺乏，使得大学生就业档案工作欠缺管理。高等院校对大学生就业档案管理工作的支持力度小，相关的投入少，大学生就业档案管理工作急需深一步加强与改进。另外，因为学校关于大学生就业档案事务的宣传比较少，学生对自己就业档案方面的认知很少，也不明白就业档案对自己以后的发展有着很重要的意义，有的高校大学生在填写自己相关档案材料时马虎对待，对需要填写的信息不进行规范填写，填写的内容也不全面，有的大学生甚至对于自己的就业档案毫不知情。高校学生对自己的就业档案不注重，不去认真对待，对就业档案的管理工作不积极配合等，也一定程度上影响了高校大学生就业档案管理的相关事务。
　　第二，高校大学生就业档案管理工作不规范。关于它的不规范，主要有三方面的表现。首先是归口管理不够明确。尽管大部分高等院校建设了就业档案室，却没将院校在校大学生的就业档案归置到就业档案室进行管理。关于高校大学生就业档案的管理事务，高等院校却没有统一的档案管理运作机制，个别高等院校的大学生就业档案规划到学生处管理，也有的高等院校将大学生就业档案直接交予就业处进行处理。因为没有专业的管理部门，相关责任的分配也不清晰，大学生就业档案的工作管理就很分散。其次，大学生就业档案的管理模式不够细致。现在很多的高等院校直接将新入学的大学生档案归置在各二级院系实行分散式的管理，待大学生毕业的时候再从大学学生处等相关机构进行统一的转递。大学生就业档案的整理事务，大部分是由学生管理人员完成的，比如：班主任与辅导员等，他们只通过简单的培训，相关档案管理的技能并不专业，加上就业档案管理事务的内容量大，相关整理的时间较短，大学生就业档案管理工作质量经不起考查，有的院校甚至会出现大学生就业档案内容缺失、内容漏掉以及信息错误等情况。最后，大学生就业档案管理机制不完善。很多高等院校缺乏健全的大学生就业档案实时归档的体制，大部分为面临毕业时进行的突击整理。另外，归档的内容相对单一，主要包含大学生的高中阶段资料、招生录取的资料、学生的学习成绩卡、在校期间的奖惩资料、入党（团）相关资料、大学生毕业的基本情况表、大学生毕业登记表等，而真实体现大学生成长、展现大学生综合素质的有关资料没有装入大学生就业档案。
　　第三，大学生就业档案工作管理的信息化水平较低。现代信息科技的革新进步，互联网计算机也在高等院校普及运用，这就为大学生就业档案的信息化管理提供了良好的前提条件，然而，很多高等院校关于大学生就业档案管理的信息化以及网络化的水平还很低，主要体现在：大学生就业档案几乎为纸质文档，大学生就业档案管理工作从收集到整理到存储再到转递等为工作人员手工操作，档案管理的工作强度较大，而且工作效率很低。大学生就业档案内容涉及学生的平时表现、学习成绩、思想道德品质以及科研能力等各个方面的信息，还涉及高等院校教务处、团委、学生处及学院各机构。由于高等院校大学生就业档案管理比较分散，以及院校的大学生就业档案数据库建设落后，导致相关信息得不到共享与及时的交流，严重影响了大学生就业档案工作的网络化管理与信息化管理。另外，大部分高等院校的档案管理事务由班主任与辅导员兼职负责，这些班主任与辅导员毕业与不同的专业，他们的计算机水平各不相同，不利于高校大学生就业档案管理的网络化和信息化。
　　2  关于在教育信息化背景下增强大学生就业档案工作管理的建议
　　第一，提高高校大学生就业档案信息化管理的思想意识，改善大学生就业档案管理工作的条件。大学生就业档案管理属于一项基础性的工作，把这项工作做好有助于提高大学生管理水平和高校大学生人才培养的水平，有助于学生们的成才和发展。高等院校的大学生就业档案管理人员需要加强重视，真切地意识到做好大学生就业档案管理工作的重要性，负好责任，完成使命。还需要强化信息化管理意识与服务意识，以适应教育信息化时代的发展，提高大學生就业档案网络化管理和信息化管理的水平。另外，关于大学生就业档案意识浅薄的问题，要从大学生入学开始就做好就业档案的宣传教育事务，把它融进大学生日常的教育和管理工作里，增强大学生对自己就业档案的重视度。高等院校需建立健全专业的大学生档案管理机构，采购完善计算机以及扫描仪等办公设施，增强对大学生就业档案的规划化管理，为实现大学生就业档案信息化管理提供有力的保障。
　　第二，建立健全规范标准的大学生就业档案信息管理体制，促进大学生就业档案工作的信息化管理。高等院校需要在校园网络的基础之上，全面发挥高等院校的计算机网络设施、计算机网络应用科技以及软件开发的人才等优点，建立健全大学生就业档案信息管理体制。体制系统在开发建设中，要统一规范管理档案相关数据的采集、归档内容以及信息安全的维护等方面，使得学生就业档案信息管理系统的操作性较强，并确保档案信息数据的有效性和准确度，奠定基础。另外，积极推动大学生就业档案信息管理体系和院校各个机构的信息体系的对接，实现院校信息资源的交流和共享，有助于系统生成大学生在校各方面情况的档案信息。这样就将大学生的就业档案有效地管理起来，实现了大学生就业档案信息的及时归档，还解决了手工纸质归档产生的学生信息缺失、信息漏掉和信息出错等问题，大大提高了大学生就业档案管理工作的效率和质量。另外，还要加强大学生就业档案工作管理体系的防火墙设置，提高学生信息的安全性，以防大学生就业档案信息的泄漏。 　　第三，建设有效的工作体制，促进大学生就业档案工作的规范化管理。大学生就业档案信息化管理是一项繁杂的工作，做好这个工作需建设完善有效的工作体制，为这项工作提供可靠的制度支持，进而推动信息化的管理。建设有效的档案归档工作体制，要依据我国教育部门的相关规定，明确大学生就业档案归档的相关内容与统一的标准，进行规范化的操作，及时搜集与整理大学生有关的档案资料，并及时实行信息化处理与数字化处理，为推动大学生就业档案信息化管理奠定基础。建立健全相关工作的协调体制，建立完善大学生就业档案管理工作小组和大学生就业档案的管理部门，对于院校内大学生就业档案管理不规范以及不协调等问题，强化管理，强化高等院校各部门间的统筹协调以及分工协作。建设有效的大学生就业档案查阅体制，授予大学生本人相对的档案权限，加强大学生重视就业档案的思想意识。建立健全院校的人事管理体制，推行绩效管理的制度，严格考勤考核制度，提高档案工作团队的积极性。另外，将大学生就业档案管理相关工作人员列入考核的范围，对其增强组织和管理，给予他们在评优评先等方面的优先特权，进而增强大学生就业档案管理工作人员的工作热情。加强对大学生就业档案管理团队的建设，为实现大学生就业档案信息化管理提供有力的保障。聘用档案学专业与计算机专业的毕业生，匹配大学生就业档案专业的管理者，进一步提高大学生就业档案信息化管理的专业化水平。
　　3  结语
　　推动落实大学生就业档案信息化管理，是符合社会信息化发展形势的客观要求，也是高等院校增强大学生教育管理与提高社会人才培养品质的必要选择，其教育意义和社会意义非常明显。该文从增强大学生就业档案信息化意识、大学生就业档案信息管理体系的建设、改进完善相关的工作体制及管理队伍的建设等方面大学生就业档案信息化管理提出了若干意见，以期为今后推进大学生就业档案信息化管理工作提供参考决策。
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