信息化系统在医院物资管理中的应用效果分析
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作者:宗佳惠
摘要：物资管理，是医院的众多管理系统中非常重要的一个环节，而医院的物资管理所连接的部门繁杂庞多。因此，物资管理的工作量也很大。为了更加有效和方便地进行医院的物质管理，我们应该使用信息化系统去管理物资，这样可以大大减轻物资管理工的工作难度同时也可以提高与各部门之间沟通的效率。该文也将通过现阶段我国医院的物资管理工作中存在的问题进行深度的分析，探讨如何在医院的物资管理中对信息化系统进行有效的利用，使信息化系统不断地完善，极大的促进医院物资管理现代化、规范化。
关键词：信息化系统;物资管理;效果
中图分类号：G642 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2020）08-0010-02
1 关于医院物资管理及信息化系统的简介
医院物资是确保医院各项基础医疗活动顺序进行的基础。物资管理不仅包含了物资所涉及的采购、储存、分发等情况，还要涉及管理方面的计划、组织、协调、控制等职能。由于物资管理的工作费时费力，且工作流程中涉及的关联因素复杂庞大，导致物资的采购、出库、入库、使用耗损登记不及时，以及与各部门沟通不到位等问题频发。每一个失误都极易造成物资流向不明，财务账目与库存不统一的情况。
然而，运用现代化的信息系统进行物资管理是指，采用现代信息化技术通过运用信息网络将物资从采购到入库，再到出库，直到各部门对接环节这一流程中的所有数据进行统一处理，同步更新。这样能够使医院的相关工作人员，随时的监控物资流向和库存情况;财务人员能够更好地进行财务信息核对，避免资金错乱现象。能够极大提高医院物资管理工作的效率，做到及时补缺维持医院各工作高效，安全的运营。
2 医院进行信息化物资管理的目的
1）为实现在全院范围内能够跨科室的共同合作。要构建以需求采购库存三大部分管理为核心的物资管理平台。
2）让各个科室能够实时共享跨科室的数据。并且能够随时查阅与监控实现全院的物资采购管理，和各科室的采购状况。
3）对外可以与供应商形成管理协作系统。这样能够有效地查阅供应商的资历和信息进行评估并从中从供应商中挑选出最佳供应商。
4）有助于全院信息共享，并且各科室可以按照各类单据有效的执行各科室的任务。并且能够实现在全院范围内跨科室的调取查阅需要的数据及报告。
5）能够随时查看物资的入库出库以及采购中的流水和数据情况，能够很好地帮助医院的财务入员做财务结算。极大地避免了人员因素上的财务疏漏。
3 医院信息化物资管理系统的工作流程
由于医院的物资管理涉及的工作纵横繁密，非常的庞杂。因此，医院涉及物资管理的信息化系统设计也必须十分详细不同。不同作业体系物资管理也应该对应不同的设计流程。具体隋况见图1。
4 医院进行物资管理的现状和问题
（1）供应商信息管理麻烦
医药物资供应商的资质情况以及报价都是通过招标的方式确定的。而确定后的信息均是以电子表格、文档的形式分别储存在电脑系统和档案室内，若是想要对比同类供应商的资质条件，需要手动翻阅或是调取多个电子表格。因此，在每次决定采购前都需要查找大量的耗材证件还有供应商信息，不仅对物资管理人员的记忆力要求较高还加大了相关的工作难度，降低了工作效率。
（2）采购管理流程烦琐
一般医院的物资采购，是由各个科室根据现在的存量，并结合将来计划工作要使用到的物资，按照每月编制的方式制定采购计划，且要上交分院长以及各科科长审阅批示之后才能转交上报给物资管理室。物资管理是还要根据现有的物资库存以及医院的采购成本额度，进行采购单的制作，也在交由各个科室的科长和分院长进行批阅确定后才最终上交到采购部门。
这样的流程使各科室以及物资管理室的采购权受到限制，并且还有可能会因为领导个人的时间安排而耽误采购单的呈递，降低采购效率。而且要确定采购量只能依靠各部门的经验去估算，很难形成精确化的采购计划。
（3）库存管理难度大
目前大多医院的库存管理采用的是半手动录入半系统录入的形式，需要人工定期地进行盘存和记录，因此会造成物资入库到出库到盘存之间的时间差。这样会带来许多问题，比如部分应急的物资可能还未及入库，就已经被其他科室领走却未来得及记录，造成库存误差。同样每月向财务科上缴入库清单出库清单进行盘存时，只是反映当月记录的入库与出库，无法明确中间过程中人员疏漏的造成的物资流向不明。造成物资出入不对等，盘存出现问题，增加财务工作的难度。
（4）存货核算准确度不高
目前业务科室只有非常基础的存货核算技术为了和财务数据保持一致。许多科室等到发票领取之后，才填写消耗量。由于大多数科室在记录物资消耗的时候，采用的是手工记账出错率较大，无法保证最后核算时发票上的使用数据是否是真实的消耗数据。
5 医院使用信息化系统进行物资管理的优势
5.1 优化物资库房管理方案
传统的医院物资库房管理方法无法及时更新物资的出库和入库信息，时常出现登记资料与实物不符的问题。最终形成库存紧张或是库存积压的问题，为医院的正常工作带来不小的麻烦。使用信息化系统进行医院物资管理，申领物资的人员需在系统中完成物资申请、确认等工作。同时，物资管理物资管理人员可以随时地进行监督把控，不需要再人工的去核对人员可以根据实时、准确的库存信息科学地制定采购计划，在保障医院物资不间断供应的基础上，合理地安排物资库存占用资金的比重，避免资金浪费。
5.2 降低物资采购、配送难度
使用信息化系统进行采购，各科室的物资需求情况会通过信息系统自行生成。并且信息能够在全院范围内被查阅，同时同步地呈现在物资管理人员和采购人员面前极大地缩短了中间的流程。信息化系統统计的信息数据也更加精确化，能够高效协助采购人员和各科室的制定采购计划。 5.3 高效的进行物资分类
信息化系统在物资入库时可以智能化地将物资进行分类，比如：骨科物资、神经科物资等。并且能够及时地通知相关科室通过网络平台核对物资信息。物资管理人员只需要根据系统生成的物资分类清单，将物资分别放人仓库对应的位置，极大地节省了物资管理人员的精力和成本。
5.4 高效地进行物资盘点
医院自身所涉及的科室和业务单位种类繁多，相关对应物资信息也是五花八门。传统的人工盘点物资既耗费人工的精力，也耗费人工时间，无形中增加了医院的物资管理成本。如果采用信息化计系统进行物资盘点，系统可以自身的针对不同科室所需要的不同物资进行分类，针对不同种类的物资的数量自动生成。人只需要核对实物数量数据是否一致即可。极大地降低了传统物资盘点中的错误率，也节省了盘存时所耗费的成本。
5.5 协调物资管理与财务的工作
传统中的物资管理与财务工作密切相关。由于传统过程中是由人工进行物资的记录与盘点，常常会存在库存差异给最终的财务清算带来不少麻烦。采用信息化系统可以使物资管理信息实时更新，避免库存差异的存在。财务部门能够迅速及时地接受库存变化，核算出准确的财务信息。
6 医院使用信息化系统进行物资管理的建议
6.1 计划性的进行物资管理
现在医院对于物资开始进行计划管理在信息系统和医院自身的情况设立了库存的上限和库存的下限。当库存告急或是库存膨胀时，会自动地提醒管理人员。管理人员可结合各部门的物资需求报单进行库存的调配，以及给予采购部门更加科学的物资采购计划。
6.2 对物资采购环节进行管理
医疗物资的价格长期受到多种因素的影响，价格也是处于长期波动的状态。信息化系统可以更全方面地搜集更多渠道的信息，同时可以为采购人员提供更多的供应商信息进行评估和比较，将数据合拢收集帮助采购人员选取出最好的物资来源。除此以外，信息系统还可以跟踪物资从购进、入库、盘亏、盘盈等多项操作，节省了许多人工精力。
6.3 对物资出库环节进行管理
物资出库主要包括出库、调拨物资、移库以及移除报废物资等工作内容。物资管理人员可以通过计划系统时刻监督物资出库情况，也可将物资出库信息分享到全体员工系统中。领取物资方可以通过信息化系统确认领取并留下已领取记录，这样可以有效地预防物资错领的情况，并且有便于相关人员的纠错和查阅。
6.4 对物资进行管理和统计
信息化系统可以将物资从入库到出库的整流向过程，关于物资的所有信息进行整合。发放给领取物资的相关部门形成物资领取单。相关部门可以根据该单有凭据的盘查物资领取情况并且制定合理的工作计划。
6.5 工作人员可以对物资管理工作进行质量评估
可以根据物资管理日常工作所涉及的各个流程，通过信息化系统制定出一张物资工作质量考查表。各部门的工作人员可以根据该表对日常的物资管理工作进行评价和提出相应的意见，同时也能督促物资管理人员改善日常工作中的不足，提高医院的物资管理水平。
6.6 對物资管理系统进行个性化管理
物资管理人员可根据医院不同职务部门对物资的日常需求的和使用的不同，设定不同的物资管理限额，在信息化系统为其设定相应的物资管理权限。
7 总结
医院物资管理是一项系统且繁杂的工作。对医院进行物资管理时，可涉及医院多个部门。使用传统模式进行医院物资管理的效率和准确度均较低。使用现代信息化系统进行医院物资管理可统一、规范地管理物资，协调各个部门之间的工作，提高医院的整体管理水平和工作效率，降低医院物资的管理成本，提高医院的综合经济效益，促进医院物资管理工作的进一步发展。
【通联编辑：李雅琪】
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