高校一站式服务环境下办公自动化系统的构建研究
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作者:范小春
摘要：随着高校智慧校园建设的快速发展，以及一站式网上服务体系的不断完善，高校办公业务的管理也随之发生了变革，师生对一站式办公服务提出了新的需求。为了能够更好地推进高校办公自动化的服务水平，以流程审批、协同办公、公文流转和请示报告等一系列的服务需求，正不断地在办公自动化业务服务流程中被应用，高校办公自动化业务正逐步进入以流程引擎为主导的网上一站式办公服务的新阶段。文章从高校管理职能的转变和提供便捷的办公业务服务出发，构建基于高校网上一站式服务平台的办公服务体系，以“一站式网上办公”为目标，不断提升高校各项办公业务的办事效率。
关键词：流程审批;流程引擎;协同办公;一站式服务
中图分类号：G642 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2020）08-0236-03
高校办公自动化系统（即Office Automation Svstem，简称OA系统）作为一种独立的现代无纸化办公系统，是将计算机技术和现代无纸化办公业务结合的办公方式。随着智慧校园环境下教育信息化的发展，国家也颁布了《教育信息化2.0行动计划》，为高校教育信息化建设提供了行动指南，为教育信息化升级发展提供了支撑。办公自动化系统作为一种新型的办公模式，各高校普遍进行了推广应用，节约了很多办公成本，提高了不少工作效率。
1 高校设立一站式网上办公系统的现状和意义
我国高校办公自动化系统主要经历了三个阶段：第一阶段为20世纪80到90年代中期，实现了办公文档的电子化;第二阶段为20世纪90年代中期至21世纪初期，以校园网为依托，实现了工作流程的自动化;第三阶段为近10年来，随着智慧校园、移动互联网、大数据，以及物联网的快速发展，高校办公业务逐步实现流程审批的规范化管理，进一步统计和挖掘办公数据信息，提取潜在价值，为高校的教学、科研和管理提供科学的决策支持[1]。近几年来，随着智慧校园和“网上一站式”服务等理念的提出，特别是基于流程的“碎片化”服务开始在各高校普及并广泛应用，高校信息化开始重视改善用户体验、优化业务流程，高校办公业务也开始转向研究如何利用信息技术和大数据，来为高校办公信息化业务提供更便捷的应用和服务，传统模式下的高校独立自动化系统以及很难适应以流程引擎为主导的网上一站式办公服务的新阶段的需求。
高校一站式网上“办公自动化系统”是一种基于流程引擎的现代化的办公方式[2]。当前，高校信息化建设得到了快速发展，特别是高校智慧校园建设得到迅猛发展，师生对各职能部门的办公服务需求也提出了新的要求[3]，从高校管理职能的转变和提供便捷的办公业务服务出发，基于高校一站式服务平台的办公服务体系，以“一站式网上办公”为目标，构建以流程审批、协同办公、公文流转和请示报告等一系列的服务，不断提升高校各项办公业务的办事效率。即高校的信息化需要以办公服务为起点，以大数据分析和流程引擎为基础，以“一站式网上办公”为建设目标，逐步建成以信息化流程服务为主体的高校一站式网上办公服务，进一步提高高校职能管理部门的运行效率和管理水平，促进各业务部门的线上协同办公和信息共建共享。
2 高校一站式网上办公自动化系统的技术特点和优势
当前，高校信息化建设融入了全新的服务理念、全面的协同管理、全局的信息共享，而且在智慧校园基础上不断的优化校园流程服务，信息化技术水平和信息化管理能力均显著提升。高校一站式网上办公自动化系统也得益于智慧校园和大数据的发展，业务数据传递过程中打破时间和空间的局限性，增强了流程审批的便捷性，进一步提升了办公系统流程审批的时效性。归纳起来，高校一站式网上办公自动化系统的技术特点[4]和优势主要有以下四个方面：
2.1 规范管理标准化服务
高校办公自动化系统的建设离不开教育信息化和一站式网上服务大厅的快速发展，高校网上一站式平台将办公自动化的各项功能模块、业务流程审批服务融入其中，建立了基于流程引擎的高校一站式网上服务大厅的平台环境下的各项办公自动化流程，完全契合了学校各项业务的相关规章制度进行建立。因此基于一站式的办公自动化系统可与智慧校园各应用系统和数据互联互通，实现统一的流程管理和服务，是对高校办公各项行政事务的进一步梳理和标准的规范。
在办公自动系统建立中，标准化的运营比建设更重要，从初期注重平台建设、流程建设，逐步拓展到运营服务、通过高质量的运营改进各项业务流程的审批，业务审批流程简洁、审批业务清晰、办事人员明确，且办公业务流程都能够由管理人员进行跟踪、督办，提高服务的质量[41。
2.2 便捷性与智能化应用
高校一站式办公自动化系统，按服务的应用场景、用户角色、办事类别等方式对办公流程服务进行分类，用户可根据条件选择快速查找的相关应用，可以为用户提供精准和便捷的服务。高校建立的完整办公自动化系统，一般需要具备办公业务信息的采集、通知、流转和审批这四个方面的功能，能够便捷的为各个用户提供办公业务所需的基本信息，对于智能化的办公自动化系统需涵盖高校所有的办公业务流程，为师生提供高效业务办理环境，节约资源，降低办公成本，当前办公自动化系统主要实现公文管理、综合办公、会务管理和事务管理等多种服务类型的办事功能。
2.3 多类型终端协同办公
随着高校一站式校务服务的普及应用，让“数据多跑路、师生跑一次”已经成为各应用服务的建设目标。因此，办公自动化系统为了适应多终端的协同办公，业务办理已经不再局限于PC端的应用，在智能手机普及应用的同時.移动OA协同办公也成为办公自动化系统的主要应用工具，实现了多类型终端协同移动办公、随时随地办公，有效解决用户审批、办理过程因公外出、学术会议、考查接待等不能及时进行业务审批处理的难题，也解决了紧急事务办理的效率，特别是可以实时地审批紧急和突发事务流程和文件，提高了事务审批办理的时效性和用户体验，多类型终端协同办公的不断应用，进一步提高了办公业务办事服务的体验[5]。 2.4 流程引擎促数据挖掘
办公自动化系统通过智慧校园平台提供的流程引擎和服务总线，实现了信息系统数据源的统一和互联互通，同时借助了大数据技术，对系统中各项办公业务数据进行多维度的分析，提取潜在价值进行研究和总结，可以对办公人员的流程审批效率、各职能部门整体办理情况进行综合分析，从而加强对办公人员和职能部门的督促管理，从而提高工作效率，规范工作流程，为领导提供准确、实时的辅助决策，实现办公自动化大数据的共建共享和决策分析，充分发挥大数据在办公自动化系统业务中的能力。
3 基于一站式服务环境下办公自动化系统的构建
3.1 办公流程服务架构
高校一站式网上办公服务是为了能够提供从接入到使用，再到治理的全生命周期运行管理体系，是基于全校碎片化服务应用提供的一个完整的管理与运行平台，应用了管理灵活的办事权限与统一的授权配置功能，为办公服务的应用提供人性化的服务和流程，同时系统提供强大的数据采集与运营分析功能，以公共应用和基础服务平台为基础，以管理中心作为平台的后台管理，不仅提供包含围绕办公自动化应用的管理功能，还提供为一站式服务平台的运行数据采集和系统管理功能，例如：域管理、办公群组管理作为应用分级授权的功能，菜单、主题管理作为用户端的展现配置，这些功能均可以应用至整个服务平台。基于一站式服务环境下办公自动化应用管理平台基本功能架构图如图1所示。
3.2 办公业务服务功能
办公业务服务功能主要包含党委办公室和校长办公室的管理业务和办事流程，但需要学校其他行政部门、党务管理、教学单位等多维度的配合支持。为了能够更好地构建学校办公自动化系统的流程服务，首先調研党委办公室和校长办公室等相关部门的管理需求，收集线下服务流程，理清校级现有的管理信息系统和各项功能，有了用户明确的需求、理清了个业务系统底层数据的基础上，针对不同办公应用场景，明确各自的需求，按照用户不同角色的生命周期进行了梳理，以高校一站式服务为基础服务平台，以流程引擎为服务总线，进行办公自动化流程服务再造，简化环节，增强用户的体验感，根据各个高校相关部门的实际需求，遵循统一标准，同时提供了PC端、移动端应用创建功能，来构建一系列基于一站式服务环境下办公自动化系统流程服务，办公自动化系统简化了高校办公业务办事流程，提高了管理和服务效率，为行政管理和决策提供了数据支撑，给高校不见面办理办公业务提供了便利的平台。其一站式服务环境下办公自动化系统常用流程服务如表1所示。
3.3 办公用户权限管理
用户管理权限是智慧校园环境下各类信息系统的核心，也是办公自动化系统流程服务和办理业务的核心。目前，各高校基于一站式服务环境下办公自动化系统主要以流程服务为总线，采用基于角色的权限和职责进行分组，角色使用权限分为静态、动态两种形式进行管理，为解决不同办公业务场景中对用户授权的管理需求。有效的用户组管理是做好应用办公业务精确和主动推送的第一步，后续流程按照办公业务审批需求可以在PC端、移动端同时办理。同时办公自动化系统管理端可以清晰地了解到办公业务系统下用户组和应用的授权关系，用户组管理员提供用户组的新增、编辑、删除功能，可以根据需求随时变更不同的办公流程服务下对用户授权的管理需求。
3.4 办公服务安全策略
高校基于智慧校园环境下建设的各类型信息系统，包含办公自动化系统均有可能出现各类网络安全事件，各高校均积极制定了一系列不同的安全策略，预防和治理并行，切实保护包含办公自动化系统在内的系统安全。当前，各高校一般采用多层安全防护体系，分别对系统软硬件、网络环境、等级保护、数据库、数据中心、应用系统安全、办公业务系统进行灾难备份等多方面采用不同的安全措施，来确保办公业务环境和业务数据的安全，保障办公业务流程的准确性和连续性。另外，各高校也通过对管理人员不断提高业务处理和信息化管理能力，结合智慧校园安全守护平台不间断的保障智慧校园整体业务系统的准确、安全运行。
4 高校智慧校园环境下一站式网上办公系统的未来发展趋势
随着移动互联网时代的到来，高校师生对信息化的技术的使用能力也在不断地提高，办公自动化系统的在高校中的推广和应用，采用的是一种基于扁平化管理的一种技术手段，在高校办公业务中运用的越来越多，特别是移动端办理业务和流程审批的需求会逐步扩大。使用办公自动化系统的推广和应用是一项长期工程，如何将人工智能技术、移动互联网技术、大数据技术逐步应用到办公自动化系统中去，最大限度地发挥办公自动化系统的管理和服务功能，提高决策水平，提升工作效率，这将成为未来一站式办公自动化系统的发展方向[6]。
参考文献：
[1]李玲玲.信息化背景下OA协同办公系统对高校办公的影响[J].产业与科技论坛，2019，18（18）：115-117.
[2]陈进良.高校办公自动化系统现状与发展方向[J].办公自动化，2018，23（19）：25-26，39.
[3]范小春.智慧校园环境下高校大数据治理及应用策略[J].金陵科技学院学报，2018，34（4）：48-51.
[4]时小凡，何旷怡.基于智慧校园背景下高校OA办公自动化系统建设的思考[J].智库时代，2019（39）：60，63.
[5]李玲玲.信息化背景下OA协同办公系统对高校办公的影响[J].产业与科技论坛，2019，18（18）：115-117.
[6]张颖.大数据背景下高校“一站式”服务模型的探索和实践[J].计算机应用与软件，2019，36（7）：128-132.
【通联编辑：王力】
收稿日期：2019-11-22
基金项目：江苏省现代教育技术研究院课题（2018-R- 65484）;江苏省现代教育技术研究院课题（2018-R-66873）
作者简介：范小春（1981-），男，江苏南通人，高级工程师，硕士，主要从事计算机网络和应用技术研究。
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