高校二级学院教学秘书工作能力探讨

来源:用户上传      作者: 林创

　　【摘 要】校、院两级办学模式导致高校教学管理工作重心下移到二级学院，教学秘书作为教学管理工作的具体执行者，协调者，在学校教学管理中起着不可替代的作用。至关重要的工作岗位也对二级学院教学秘书综合能力提出了更多、更高的要求。本文阐述了高校二级学院教学秘书必备的五个能力：独立学习能力、组织管理能力、沟通协调能力、现代办公能力、开拓创新能力。
　　【关键词】教学秘书；二级学院教学秘书；工作能力
　　近年来，高校办学规模不断扩大，校、院两级办学管理模式成为当前高校办学的主要模式，高校教学管理工作的重心也逐渐下移到二级学院。二级学院教学秘书作为本院教学管理的一线工作者，肩负着本院的学籍管理、成绩管理、考试管理、教学调度、教学档案管理等工作。既是二级学院领导的得力助手，又是联系学校与学院之间、二级学院之间、教师之间、师生之间所有教学活动的桥梁和纽带。至关重要的工作岗位也对二级学院教学秘书综合能力提出了更多、更高的要求。
　　1.独立学习能力
　　二级学院教学秘书作为高校教育工作者的一员，首先要认真学习高校教育教学管理理论，掌握管理学和教育学相关知识，把握相关知识的前沿和动态，通过主动开展或积极参与教学管理研究，提高自己的管理能力，实现“内行”管理。另外，由于不少教学秘书在上岗前没有经过系统的学习和专门的训练，有的教学秘书甚至对本学院开设的专业课程都不熟悉，工作开展起来必然不顺手，以至于盲目应对。只有不断加强专业知识的学习，尤其是本学院相关专业的学习，才能在本学院的专业建设、课程设置、教学改革中发挥有力作用。教学秘书还需要扎实掌握秘书学专业相关知识，如管理信息的收集与处理，秘书参谋职能概论、文书学、公文选读等。只有坚持不懈地在工作中学习、在问题中学习，才能逐渐完善自身的知识结构和技能结构，更好地为教学服务。
　　2.组织管理能力
　　二级学院教学秘书不但要认真贯彻执行学校的教学方针和指令，还要协助分管教学院长做好教学管理工作。教学日常工作管理、教学档案管理、教学考务工作管理、教学信息管理和教学质量管理都是二级学院教学秘书的工作内容。二级教学秘书作为这些教学管理工作的组织者、执行者、协调者，其管理能力的高低直接影响着二级学院整体教学管理质量的好坏。管理是一门科学，也是一门艺术。高校二级学院教学秘书必须不断丰富自己的管理学知识，掌握先进的管理理念和科学的管理方法，对领导活动赖以进行的人力、物力、信息、时间以及其他资源有效配置和运用，以便保证管理工作的事半功倍。因此，高校二级学院教学秘书一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能；另一方面，要统筹全局、运筹帷幄，系统安排日常教学管理工作。二级学院教学秘书应始终坚持以提高教学质量为出发点和最终目的，转变工作理念，加强各环节的检查和督促，力求使管理水平迈上新的台阶。
　　3.沟通协调能力
　　构建和谐大学环境，良好的沟通协调能力是高校二级学院教学秘书的必备能力。二级学院教学秘书是学校与二级学院、学院与教师、教师与学生之间的桥梁和纽带，一方面要完成学校教务部门布置的各项任务，另一方面还要协调学院、教师、学生之间的沟通。沟通的最终目的是为了解决存在的问题。因此，在沟通的过程中必须要把握好说话办事的尺度，及时客观地反映各方面情况，上传下达的内容要明确，方式要恰当。在日常教学管理过程中，上级下达的任务，要及时下达到各教研室或任课教师；教师在教学中遇到的不能解决的问题时，也要及时反馈给上级部门，做到想教师之所想，急教师之所急；教师与学生在教与学过程中出现问题，要认真听取双方意见，第一时间把意见反馈给系部教研室或教学院长，以便组织开展教师、学生座谈会进行沟通协调，保证教学工作井然有序进行。
　　4.现代办公能力
　　随着网络信息技术的发展，各高校已基本实现办公自动化、现代化。熟练使用现代办公软件是教学秘书必须具备的能力之一。大到人才培养方案的录入、课程表编排、各级各类考试报名、公选课选课、教材征订、毕业资格审查、学籍成绩管理，小到日常课程调度、文件传送、课时核算、QQ群、飞信、E-mail传递信息等等，计算机网络几乎覆盖着教学秘书工作的方方面面。因此，二级学院教学秘书不但要熟知学校办公系统，及时查阅学校通知、通报、方案、公示等，还要对学校教务管理系统、学生选课系统的强大功能了如指掌。只有不断学习信息科学知识，提高计算机操作水平，掌握过硬的现代办公能力，才能跟上时代的步伐，才能为师生提供便捷优质的服务，同时也节省了工作时间，提高了工作效率，减轻了工作压力。
　　5.开拓创新能力
　　立足本职，开拓创新，强调的是二级学院教学秘书的创新意识。它是高校二级学院教学秘书服务教学工作的基本准则，所有工作都必须以此为向导。在日常的教学、管理工作中，二级学院教学秘书除了要对有关信息材料分类整理，向院系领导汇报外，更重要的是综合分析，形成自己的思想和见解，创造性地贯彻教育方针和领导意图，在看似呆板滞后的工作中寻求突破，凸显工作的活力。开拓创新能力的形成需要教学秘书主动从工作观念、方法和手段上寻求创新，从而高校为领导和师生服务。
　　随着我国高校教育改革的不断深化与拓展，高校管理不断成熟与发展，对二级学院教学秘书的要求也越来越高。这对于我们高校二级学院教学秘书来说，既是机遇又是挑战。一方面，我们要抓住机遇，充分发挥自己的才能，为学院的管理与发展做出应有贡献。另一方面，我们还要坚持学习新知识、新观念和新技能，随时迎接工作中的新挑战。
　　总之，要想更好地为教学服务，为教师服务，为学生服务，高校二级学院教学秘书必须加强自己独立学习能力、组织管理能力、沟通协调能力、现代办公能力、开拓创新能力的培养。只有不断完善自身能力结构，才能满足新形势下高校教学管理发展的要求。 [科]
　　【参考文献】
　　[1]乔畅.浅谈高校教学秘书工作的几点体会[J].科教文汇，2012（12）：7-15.
　　[2]李园乐.浅谈高校二级学院教学秘书能力结构与个人发展[J].高教研究，2012（10）：211.
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