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浅论秘书的能力结构

作者:未知

  [摘要]秘书人员的能力结构是秘书学研究的重要内容,也是秘书人员胜任工作的重要保证。合理的秘书人员能力结构应具有三个层次:第一层次是基础能力,第二层次是一般能力,第三层次是特殊能力。秘书人员应建立一个多层次、多因素的合理的能力结构,才能完成领导交代的各项工作。
  [关键词]秘书;能力;素质;修养
  秘书是指为政府、政党、企事业以及私人服务的从事文字或行政工作的人员。秘书在社会生活中是一个特殊的社会角色,在新形势下,要出色地完成所承担的本职工作,必须具有良好的素质和修养。每个国家、每个地区以及每个单位,发展速度的快慢,除了其它原因之外,高效率的管理和秘书工作无疑是一个重要因素。秘书水平的高低往往直接决定领导能力的发挥,影响社会政治经济的发展。秘书人员要想胜任工作,完成任务,必须要有良好的政治素质,一定要建立一个合理的能力结构。
  一、秘书的政治素质
  秘书处在特殊的工作岗位,秘书人员必须具有良好的政治素质,这是从事秘书工作的首要条件,也是做好秘书工作的根本保证。秘书工作具有很强的政治性,在阶级社会中,都是为一定的阶级、一定的国家和社会集团服务的,特别是政权机构和政黨机构中的秘书工作,是直接为其阶级和国家的各级领导和领导机关服务的。今天,在我国,秘书人员是为中国特色社会主义建设服务的,四项基本原则是我国政治生活中的一项基本准则,新时代中国特色社会主义思想是我们各项工作的重要指导思想。因此,秘书人员在起草文件、办理事务时,都必须以此为准绳。其次,秘书人员要有较高的政治理论水平。秘书人员只有掌握马列主义的理论和方法,才能在纷繁复杂的事务面前保持清醒的头脑,当好领导的参谋和助手。最后,秘书人员要有较高的政策水平。秘书工作之一就是协助各级领导贯彻执行好党的各项方针政策,推动各项工作的开展。对政策的理解、认识,必须要同本地区、本单位的具体情况相结合,培养自己的政治敏感性和判断力,这样才能不至于在复杂的情况面前迷失政治方向。
  二、秘书的能力结构
  能力是胜任某项任务的主观条件,它直接影响到工作的质量和效率。从事任何工作都需要有相应的能力,秘书作为特殊的职业,其能力结构应具有三个层次:首先是基础能力。基础能力一般指人的智力,主要包括观察力、注意力、想象力和思维力。这是人们赖以吸收外界知识的能力,也是其他能力的基础。秘书人员,由于职业的需要,务必把自己锻炼成为一名目光敏锐、善于捕捉信息的观察者。提高自己的观察力,最主要的是多接触社会,开阔视野。记忆能力是学习与创新不可缺少的最基本的材质,一个记忆力不强的人,是无法胜任秘书工作的。所以秘书人员应采取科学的方法,不断培养和锻炼自己的记忆力。凡是符合个人兴趣的事情就记得快、记得牢,故秘书人员应培养自己的工作热情,提高对秘书工作的兴趣:以理解为基础的记忆也能记得快、记得牢,所以还要提高自己的理解力,建立合理的知识结构。思维能力是人们智力活动的核心,为了发展自己的思维能力,就必须学会独立思考,对任何事物都要认真分析和研究,多问几个为什么。
  其次是一般能力。这是秘书人员第二层次的能力。它包括语言文字应用能力、组织管理能力、社会活动的能力和创造性工作的能力等。语言文字应用能力是秘书人员的业务才能之一。秘书工作很大一部分是通过听说写进行的。说话不像写文章,可以进行润色,反复推敲,所以秘书人员语言表达能力尤其重要。秘书人员说话要准确,口齿要清楚,语调要平稳,要达到上述要求,平时要多学习多磨练,要在实践中注意应用,才能逐渐提高此能力。“写”是秘书的又一基本功。秘书人员要全面掌握公文写作的格式和要求,严格按照公文文种的特点来写作,这样才能成为一名称职的秘书人员。组织管理能力也是秘书人员必备的业务能力。现代的秘书,既不是只伏案写文件的“纯文牍型”人才,也不是只帮领导拿拿皮包的“纯服务型”人才,而是具有一定组织和管理能力的人才。社会活动能力也是秘书人员必须具备的一般能力之一。此能力最主要的是独立工作的能力和协调社会诸多关系的能力。现代社会中,人与人、人与社会的交往日益增多,那种封闭型的人已不适应时代的要求了。常言道“领导不在家,秘书来当家”,故秘书必须具有独立工作、完成任务的能力,许多工作,秘书必须事先独立思考完成,以保证领导决策应有的精力。平时工作中,秘书人员要做个有心人,要善于与人打交道,协调好人际关系。秘书人员工作中要有创新意识,要有开创新局面的能力。这是以其他能力为基础而形成的一种更高级的能力,这也是新时期对秘书人员的新要求。要创造性的工作,就要明白自己工作的目的,在工作过程中就要不停问“有没有更好的解决方法”,这样创造性就会自然而然发挥出来,就能为领导节省更多的时间,搜索更多的情报,提出更多的合理化建议来。要想创造,就要对传统的东西有所突破,就要发展求异思维,培养思维的灵活性,善于提出新见解,发现新规律,解决新问题。要想创造,在意志和品格上还要具有一定的坚韧性。因为坚定性和持久性是构成人创造能力的一个重要因素。因而秘书人员要在生活和工作中锻炼自己的坚韧性,这对提高创造力是大有益处的。
  最后是特殊能力。秘书是一种需要多种技能的综合性职业。由于科学技术的飞速发展,尤其是办公自动化社会的应用,使秘书的工作方法发生了巨大变化,这就要求秘书掌握多种专业化的事务工作技能,提高对办公设备的操作能力。为了胜任工作,秘书人员必须从文字的单项功能转向能掌握各种技能的多功能。比如:打字、复印、速记、计算机的应用,文字处理机的应用,以及档案的检索等。只有掌握不同的技能,才能应对各种工作。
  总之,秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。要想成为合格的秘书人员,必须要有良好的政治素质,要建立合理的能力结构,这是秘书人员胜任工作的重要保证。
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