论高校教学档案管理的现状与创新途径
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作者: 伊明
摘 要： 高校教学档案管理在我国高校改革发展中具有重要作用，在我国高校改革过程中也获得了一定程度的发展，但随着社会进一步的发展，教学档案管理方面存在一些不足。改善高校教学档案管理现状，探讨加强高校教学管理的有效途径，推动学校教学工作的进一步发展是关键，本文对此进行了分析。
关键词： 高校教学档案管理 现状 创新途径
高校教学档案是指：“高校在教学、教学管理和其他各项教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。教学档案全面反映了教学管理、教学实践和教学研究活动的过程，它对推动高校教学改革，提高教学质量，开展教学研究，加强教学评估，以及维护学校和个人的合法权利都有重要作用，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。”教学档案全面反映了教学管理、教学实践和教学研究活动的过程，搞好高校教学档案管理，积累高校教学活动的真实历史资料，对促进高校的发展具有十分重要的意义。
随着高校的不断扩招，教育体制改革的不断深入，高校教学档案管理在教学科研和学校发展中具有重要作用。它是在全校师生教学过程中共同形成的，能准确地反映学校的教学活动，是进行学校教学评估、编写校志、查阅学生学习成绩和教学管理情况的重要资料。因此强化高校教学档案管理，维护教学档案的真实性、完整性、系统性，对深化教育教学改革，提高教育质量和管理水平，开拓人才信息资源，增进办学效益，具有十分重要的作用。从全国高校教学档案管理工作的实践来看，虽然历经多年的努力和发展，已初步形成一套比较完备的管理系统，但是在很多方面还存在比较突出的问题。
一、高校教学档案管理存在的问题
1.自身的繁杂。一是教育形式复杂。高校既有学历教育，又有非学历教育。学历教育又分为脱产学习、全日制教育和业余学习。非学历教育又分为单科教育、证书教育等。二是管理过程复杂。反映学生入学资格的录取审批表、登记表；学籍变动，如转学、休学、复学、转专业等；在校考核、考查、选修成绩、毕业生登记表等，教学档案材料繁多复杂。
2.教学档案的管理意识淡薄。一些高校对教学档案工作重视程度不够，档案意识淡薄。有的人员认为将教学档案归档，可能会给自己的工作带来不便，每学期、学年各个教师的教学档案堆积起来，数目的确不小，整理时费时费力，因此可能敷衍了事。这一些观念的存在，不仅影响了教务档案工作的展开，而且在一定程度上给学校的教学工作带来了负面影响。
3.档案管理人员缺乏必要的专业知识。目前高校很多教学档案管理人员都不是专业的档案管理学出身，缺乏必要的档案管理知识，有的是兼职做教学档案管理的，没有足够的时间进行管理。他们对教学档案管理的理解只是基本的存档，缺乏专业的理论支撑。
4.教学档案的信息化、网络化管理程度不高。随着信息化社会的不断发展，网络和信息已经成为当今社会生存的基本特征。应运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。然而目前高校普遍还存在信息化程度低下，缺乏网络化运作的现象，各种主要资料还得靠传统的管理模式，检索工具不全，检索方法落后。
5.教学档案出现造假现象。对学籍档案造假，无论多少，都直接影响档案的真实性，失实的档案也就失去其参考和凭证的价值。由于现实社会情况的复杂性，社会不正之风的影响或者是由于工作中出现的疏漏，高校学籍档案造假情况时有发生。为了不影响学生升学和就业，在校期间的不及格科目和处分不填进档案，甚至私造奖励内容，人才招聘会上同一班级出现多名班长和团支书的现象时有发生。类似这种现象不仅使人们对学籍档案的职能价值产生怀疑，而且使真实学籍档案的利用率受到影响，社会对学籍档案的认可及毕业生的诚信度随之降低。
二、高校教学档案管理的创新途径
1.提高教学档案管理人员的专业技能，重视档案管理队伍建设。随着高校发展，教学档案管理必须与时俱进，这对相关管理人员的专业水平提出了更高的要求。做好这项工作，必须有高素质的人。教学档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，是一项技术性和专业性很强的工作。教学档案从形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一项极为复杂的系统工程。要做好这项工作必须重视档案队伍的建设，提高他们的业务能力和综合素质，组织他们系统地学习档案管理的基本知识，要求他们熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件。因此，教学档案工作者要通过不断学习，努力提高自身的专业技能和管理水平。可以通过多种途径和方法，如走出校门，到其他兄弟院校参观学习先进的教学档案管理经验，促进自身的管理观念和管理水平的提高，使自己的管理更加专业，更好地为教学服务。当然，还可以通过学校举行定期适当的教学档案工作的检查与评比活动。通过检查活动，督促、监督检查，校档案室、部门领导经常性地查看管理情况，并提出有针对性的意见与建议，共同提高学校教学档案管理的水平，更好地为教学工作服务。
2.增强教学档案管理意识，健全制度。充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度。随着我国经济发展和人才强国战略的逐步实施，尊重知识、尊重人才已经成为良好风气，查阅、利用教学档案也成为用人的最基本手段，教学档案发挥着越来越重要的价值与作用。高校各级党政部门和教学管理部门必须进一步学习《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和相关政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到教学档案管理工作的重要性。与此同时，还要进一步加大教学档案工作的宣传力度，使广大师生员工树立正确的档案意识，确保教学档案完整、准确、及时地归档，为提高教学档案管理的规范化、科学化、现代化提供有力保证。
3.制定单位档案人员的层级发展机制，促进人员结构的合理配置。主管档案工作的领导要熟悉档案部门人员素质构成情况，并以动态而不是静态的眼光看待档案人员素质的变化。档案人员的层级配置方式就是档案人员在单位内部根据学历、职称、年龄结构及实际工作经验和特长形成不同层级，拉开档次。高层次人员注重信息资源开发工作，加强对档案资源内涵和外延的挖掘，在充当领导参谋上发挥作用；中层次注重信息管理和现代化网络建设；初层次则应培养对档案基础性工作的认识和基础理论学习。按照不同层次确定工作目标，实行目标管理，不仅利用各层次人员本层次素质和工作技能的提高，而且为以后发展奠定基础。层级制配置方式使不同岗位人员能互相配合，互相影响，有利于发挥整体效能。
4.加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，推动档案创新工作的开展。档案部门适应现代知识经济发展的标志就是自身要走出的一条开发档案资源，为知识经济发展服务的创新之路。本着这一目标，档案部门和教学档案管理者要注意不断扩大自己的交际面。加强部门之间、区域单位间的交流合作，不断增强档案科（室）的资源实力。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，改变目前协作仅只局限于坐在一起传达文件、座谈表态的交流方式，采取引进来与走出去的动态交流方式。
5.教学档案管理者要建立终身学习制度。教学档案管理者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。因此，要参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，有计划地进行继续教育与终身教育。除此之外，档案人员还要具备一种勇于牺牲自我、默默奉献的精神，有耐得住寂寞、不为名利、甘当无名英雄的境界。在日常工作中，档案人员要做到服务态度热情诚恳，讲文明，讲礼貌，有主动服务精神，想方设法为利用者提供便利。
总之，作为社会知识体系重要组成部分的档案工作，如何面对随时代面衍生出来的新问题，改进档案工作自身缺乏内动力的弊端，促进档案工作创新机制的建立，从而适应信息化、知识化社会的需要，在推进我国知识经济发展中发挥作用，无疑成为这一浪潮中档案界必须正视的基本问题。
参考文献：
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［2］石晓英.浅谈高校档案管理应加强的几项工作［J］.唐山职业技术学院学，2006，（12）.
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