信息时代下档案管理工作的创新
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【摘要】创新作为促进社会各项事业兴旺发达的重要力量源泉，也是信息时代下做好档案管理工作的根本动力。档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，只有做好档案管理工作的信息化建设，才能满足新时期档案管理工作的需要，才能真正实现信息时代下创新档案管理工作的目的。本文从档案管理信息化的相关概念谈起，然后就档案管理信息化建设的任务和内容进行说明，最后对信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题和对策进行剖析。依此来探讨如何通过加快档案信息化建设来促进信息时代下档案管理工作的创新。
【关键词】信息时代；档案管理；创新；信息化建设
创新已成为知识经济时代社会发展的主题，随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，人类进入了一个崭新的时代――信息时代。档案管理工作要与时代同步发展必须开拓创新，而信息化建设是档案工作的重要途径，是档案工作的创新需要，同时也是信息时代下实现档案管理工作与时俱进的必然要求。
一、档案管理信息化概述
（一）档案管理信息化的概念
根据档案行政管理部门的工作指导范围，我们通常所指的档案管理信息化即在有关档案行政管理机构的统一组织和规划下，将现代信息技术应用在档案管理的整个过程中，以对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息资源的利用服务。也就是说，档案管理信息化的实质就是实现了档案管理模式从以实体保管为重点的传统档案管理向以现代化、数字化档案管理的转变。
（二）档案管理信息化的特点
第一，档案管理信息化工作所遵循的法规和政策由相关的档案管理行政部门统一制定。
第二，档案管理信息化作为电子档案和重要电子文件的社会活动信息化的表现形式，它是政府、企业等相关单位走向信息化管理的重要标志。
第三，档案管理信息化有效地发挥了现代信息技术在档案信息资源管理中的优势，实现了档案资源管理的数字化和网络化，对提高档案的管理效率发挥了重要作用。
二、档案管理信息化建设的任务和内容
（一）档案管理信息化建设的任务
档案管理信息化建设的主要任务是在有关档案行政管理机构的统一组织和规划下，与各相关单位的信息化管理建设有机结合，在各相关单位普遍推广应用现代信息技术，并以现代化技术为载体，充分开发和利用档案信息资源，不断提高各单位档案管理工作人员的信息化管理水平，从而不断加快实现我国档案管理信息化的建设步伐。
（二）档案管理信息化建设的内容
1.基础设施建设
档案管理信息化建设的重要前提条件就是要具备良好的软硬件基础设施条件，这也是实现档案管理信息化的重要保障。为了能够建设一个全国统一的档案管理信息化基础设施平台，要求在进行档案管理信息化基础设施建设时，一定要保证各地的档案管理信息化基础设施建设一定要与国家相关档案行政管理机构的基础设施共同建设，进而最终能够建设一个全国统一的档案管理信息化基础设施平台。
2.标准规范建设
档案管理信息化建设的根本就是要建设档案信息化管理的标准规范，各相关单位务必要在充分调研的实际情况的基础上，根据已有的通用规范，逐步推出适合我国国情的有关档案信息化管理的标准规范。
3.档案信息资源建设
档案信息资源建设是档案信息化建设的重要任务，同时它也是经济社会赖以发展的重要战略资源之一。为了能够更好地发挥档案信息资源建设功效，档案信息资源建设应当与各单位的管理信息库、数字档案馆以及公共档案信息资源库的建设相统一。
4.应用系统建设
应用系统的实现是档案信息化建设的重要技术支撑。一般而言，应用系统的建设要求要满足功能设计与标准兼容，尽量采用通用化和产品化而且实用的软件系统。
5.人才队伍建设
在人才队伍建设上，要有针对性地进行各种各样的业务培训，尤其是要加强对相关管理人员在计算机应用等方面的培训，不断提高各相关单位档案管理人员的信息技术水平，进而为实现档案的信息化管理奠定坚实的基础。
三、信息时代下档案管理工作创新中所面临的问题和对策
（一）规划和设计滞后
结合实际现象，笔者总结认为，信息时代下档案管理工作创新中之所以出现规划和设计滞后的问题是由如下原因所造成的。首先，档案信息资源的生成和管理多是空间分割的，因为受到权限、资金、规范的限制，很难制定出全国统一的规划方案。其次，档案信息化自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有一定的不确定性。例如产生电子文件和电子档案部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，这样便容易导致档案信息化管理系统设计的不确定性，进而就难以保证档案信息化资源的真实性和完整性。其中，就该问题而言，解决问题的对策如下：
第一，档案管理信息化可以整合处于分割状态的归档数据，但对现行文件信息共享作用有限。
第二，地方将数字档案馆的建设一定要适应地方相关行政管理部门体制的改革和职能转变，使档案信息化提前到电子文件产生之前，将现行文件的管理纳入档案信息化管理范围，进而实现档案信息资源的一体化管理。
（二）档案信息化的服务观念和方式滞后
尽管近些年来档案管理信息化的服务对象已经从领导层扩展到基层，从内部扩展到外部，服务对象的扩展速度非常迅速，但在涉及档案信息化服务的保密和安全以及社会效益和经济效益的获取等诸多方面还存在着一系列的障碍。针对这些问题，可以采取如下的对策：
一是增强观念意识，把档案管理信息化工作作为国家信息基础设施建设的一个重要组成部分。除了要求必须保密的部分档案信息外，尽量拓宽当前的档案信息化服务领域，同时还要有效地把各地方的档案信息化管理建设统一纳入到国家的信息化建设规划中来，进而在资金、人力和服务规模上实现最大化。
二是加强对档案信息化管理的指导，实现档案信息化的建设与各级相关行政部门电子政务的同步发展。
三是健全和完善相关的法律和法规。要求制定的相关法规一定能保证档案信息的安全以及档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥作用。
（三）相关法规体系不完善
尽管我国具有一定的相关档案法规，但是还不够系统和完善。针对这一问题，还需要做到如下几点：首先，基于计算机和网络等现代化的信息技术的标准需采用国际或国家标准；其次，一般性的档案信息处理标准要采用国家标准，对于档案属性较为明显的信息技术要求制定相关的行业标准；最后，要加快档案信息化管理标准体系的形成，不断提高其标准化程度。
（四）档案管理信息化存在信息共享壁垒
档案管理信息化存在信息共享壁垒是当前档案管理工作创新中所面临的一个重要问题。解决此问题的方法就是将相关管理职能部门的工作模式由管理型向服务型转变，使原来那些针对管理对象的多个职能部门的顺序审批，变成同时进行的协同服务。
创新是信息时代下档案管理工作发展的必然要求。新形势下对档案管理工作提出了更高要求，档案管理工作要适应这个要求，必须要与时俱进，进行创新，在繁荣文化事业的大环境中不断获得发展。需要说明的是在进行档案管理工作创新的同时，还要做好维护公众权益以及满足各类使用者顺利获取档案信息资源的工作，解决好复杂网络环境下综合性档案资源信息库的数据安全问题，同时要确保档案管理的信息化建设一定要与社会信息化建设有机结合在一起，促进档案信息管理基础设施的建立，进而加快档案管理信息化的建设步伐，真正实现信息时代下，档案管理工作的创新。
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