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新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式研究

作者:未知

  摘 要:行政事业单位财务档案的管理是财务管理工作的最后阶段,不仅是较为关键的经济档案,也是事业单位档案管理工作的重要部分,而且财务档案的管理是否科学、合理,对于新时期的社会发展有着至关重要的意义。本文主要针对新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题展开详细分析,进而提出新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式,旨在为相关人员提供参考。
  关键词:行政事业单位;财务档案管理;创新模式
  行政事业单位是履行国家职能的重要机构。但在新时期,由于行政事业单位的规模、性质、特点等多方面的不断发展,针对行政事业单位中的财务档案管理提出更为严格的要求。而且在新时期,在行政事业单位中开展财务档案的管理工作时,还存有很多问题,为了能够将这些问题有效解决,就需要针对财务档案的管理模式展开创新,从而确保行政事业单位中的财务档案管理可以更加规范。
  一、加强新时期行政事业单位财务档案管理的重要性分析
  行政事業单位财务管理工作主要是根据国家相关法规、政策以及财务制度等方面的规定,而制定出的一种有计划的编制单位预算体系,其可以科学合理的运用资金与使用来核算与控制自身单位的经济活动,从而确保行政事业单位内部的各项工作可以顺利运转。与此同时,做好行政事业单位的财务管理工作的主要理念就是,尽可能以最小的资金成本为现代社会与人民提供更多的切实服务项目与利益。而财务档案管理工作是确保财务管理工作可以顺利开展的主要因素,所以做好财务档案管理工作,才可以有效推动我国各项事业的安全发展,而且还可以有效节约“三公经费”,为国家的财产安全提供良好的基础保障。除此之外,不断完善与创新管理模式同时不断促进与完善行政事业单位的经营体制,可以有效提高行政事业单位的工作效率,使行政事业单位可以为现代社会与人民提供更多更好的公共服务,切实以民众民生为理念,全面抓好以为民生谋取更多福祉,从而推动现代社会与国民经济的双向发展。
  二、新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题
  1.财务档案管理人员的意识不足
  在行政事业单位内部的财务档案管理部门中,无论是管理人员还是工作人员没有充分理解财务档案管理的重要性,从行政事业单位领导的角度而言,在财务部门的工作人员所考虑的主要是铁路督察各管一段的工作理念,虽然知道财务档案的管理非常重要,但却认为那是财务档案管理人员的工作,而财务档案的管理人员所考虑的主要是在所有财务档案中,都会有相应的环节负责人与审核员,自己只需要做好财务档案的保管与销毁工作就可以。从财务档案管理人员的角度而言,行政事业单位对于财务部门的资金核算等管理工作较为重视,但是对于财务档案的管理工作内容并不是非常重视,甚至是经常被忽略掉。而且在工作人员需要财务档案的时候才会对其有所重视,但在重视的同时也会感觉使用财务档案的相关手续较为烦琐。
  2.财务档案管理工作的经费不足
  在财务档案的管理工作中经费不足主要体现在以下两点:第一点,虽然在行政事业单位中财务档案部门是其中的一部分,但对于财务部门与档案管理部门都没有明确的实际经费,在部门中的员工、场地、设施等多方面产生的实际经费,通常都是由行政事业单位提供,这样在部门日常运转过程中就没有可以预算的经费,最终导致财务档案的管理工作缺少经费方面的保障。第二点,在大部分行政事业单位中对于财务档案的管理工作的认知较为不足,对于财务档案的存放环境、设施、时间与空间等都不够重视,通常都会认为只要财务档案没有丢失就好,所以就不会在财务档案的管理部门中投入过多的经费。
  3.财务档案管理的工作不够规范
  目前,在很多行政事业单位中针对财务档案管理的立卷、保管、销毁等工作,并没有相关规范可以遵守,在财务档案的立卷与归档工作中,并没有构建设立案卷的相关制度,最终就会导致在财务档案的立卷、分类与归档工作中较为混乱。在财务档案的保管工作中,也缺少定期入库与归档的验收制度,最终导致财务档案管理部门所保管的采集档案,无法得到及时整理与入库,甚至有很多财务档案的装订与签章都不够规范。在财务档案的查阅与销毁工作中,也因为交接不明、手续不全、程序不清等问题,最终导致查询财务档案时非常困难,而且由于积累案卷太多无法及时展开销毁工作。
  三、新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式
  1.提高财务档案管理人员的意识
  在行政事业单位中出现财务档案管理人员的意识较为不足的问题时,可以通过提高财务档案管理人员意识的创新模式,来合理、有效地解决这种问题。第一,需要针对财务部门的所有员工展开财务档案管理工作的知识培训,还可以将财务档案的管理内容与操作过程等加入财务人员的岗前培训中,或者是纳入继续教育的培训过程中,从而使财务部门的工作人员可以了解财务档案管理工作的重要性,并学会财务档案的基础整理知识、业务与操作等,从根源上展开财务档案的管理工作。第二,在财务档案的管理部门中管理人员,需要找好自己对于管理工作的理解,并规范自身在财务档案所有环节中的管理工作,从而有效提升自身的管理水平。第三,在行政事业单位中财务部门的员工之间需要不断完善传、带、帮的工作,将自身所拥有的工作意识、技术经验与其他员工之间交流,争取从其他员工身上学到长处,并将自身的长处传授其他员工,从而确保更好地展开财务档案的管理工作。
  2.增加财务档案管理部门的经费
  首先,需要对财务档案的管理部门的硬件方面的所有设施,加大投入的实际经费,例如财务档案的相关设备与场所等,从而确保财务档案管理部门中,所有硬件都可以达到相关标准规定的实际要求。其次,需要明确财务档案的管理体制,并严格遵守相关部门的标准规定,提前明确财务档案的保管责任,然后交由行政事业单位中的财务部门,将财务档案的管理部门所需经费纳入本年度的总经费预算中,从而使财务档案的管理部门可以用来预算的经费有所保障。最后,无论行政事业单位的整体规模大小,都需要着重关注财务档案管理部门的经费问题,并为财务档案的管理工作配备相应的场所,在更换财务档案的管理人员时,一定要重视财务档案是否是完整的保管与交接,而且还需要为财务档案的管理部门配置保管方面的设备,从而确保在行政事业单位中的财务档案不会出现任何丢失的现象。   3.规范财务档案管理的工作内容
  在规范财务档案管理的工作内容时,需要根据管理工作的实际内容来展开。在针对财务档案的立卷与归档工作时,就需要将行政事业单位的财务业务与财务档案的实际数量相互结合,从而制定出较为合理、科学的方案来提前做好案卷的预设工作,而且还需要针对财务档案定期展开整理规范,将行政事业单位在日常产生的所有财务凭证,展开规范整理的同时统一进行装订、封粘与签章流程,在经过详细的检查后确定所有环节结束后统一展开装订,在装订工作结束后将所有财务档案按照顺序放置在档案盒中,从而确保在其中不会出现蒙混过关的财务档案。另外在财务档案的管理工作中,如果是采用的手工记账,就需要在账簿活页的空白处,按照顺序将档案的账页编号写下目录,而且在展开装订工作的过程中需要在封粘处标出签章,如果是采用电算化记账,就需要打印出所有类型的会计账页,并对其展开规范整理再根据时间按照顺序打出序号,根據序号来编出目录再装订封粘,这样在日后查询与销毁财务档案时,就可以根据装订出所贴的签章来找出所需档案,也不会积压案卷导致无法及时销毁,从而规范整个财务档案的管理工作。
  4.合理运用安全防范技术
  在创新行政事业单位财务档案管理模式的过程中,可以通过为其建立相应的数据库来实现对财务档案的管理工作,同时将互联网融合进实际财务档案管理模式当中,使得相关管理人员可以通过数据库管理的方式来降低自身的工作压力,同时还可以有效避免档案出现丢失或被盗的情况,从而为行政事业单位的财务管理工作提供良好的基础保障。除此之外,在建立数据库之后需要合理运用安全防范技术来实现对数据库安全管理的工作目标,将较为有效的安全防范技术实际应用到数据库安全管理工作中时,其可以有效规避互联网中的不稳定因素与网络病毒,而且还可以为促进财务档案管理工作提供良好的保障,通常情况下,可以将访问控制技术、身份识别技术、存取控制技术等技术合理的运用到行政事业单位行政档案管理工作中,从根本上进一步提高工作效率,为财务档案管理工作的顺利开展提供良好的基础保障。
  综上所述,行政事业单位内部的财务档案管理工作存在较多的问题,例如财务档案管理人员的意识不足、工作内容不够规范等,这不仅会影响财务档案的正常管理,也会影响整个行政事业单位的管理工作。因此,一定要针对财务档案的管理工作中存在的问题展开详细分析,进而提出新时期行政事业单位财务档案管理工作的创新模式,促进财务档案管理工作更加规范。
  参考文献
  1.岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究.兰台世界,2017(A01).
  2.李耀华,郭玉红.新常态下行政事业单位财务档案管理探析.办公室业务,2016(10).
  3.李晓霞.浅论行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策.财会研究,2017(5).
  (责任编辑:兰卡)
论文来源:《行政事业资产与财务》 2019年6期
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