会展策划与管理的实施研究
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摘要：会展策划与管理是指充分利用现有信息和资源，判断事物变化发展的趋势，全面构思、设计，选择合理、有效的方案，使之达到预期目标的活动。策划是一个综合性的系统工程，目标是起点，信息是基础，创意是核心.据收集和掌握的信息，对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。会展策划与管理对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出最佳解决方案，以实现企业开展会展活动的目标。
一、项目的简介及前景
随着第三产业在国民经济中的地位不断地提升，会展业作为一类新兴的经济产业形式，呈现出蓬勃发展的态势逐渐被社会各界重视。目前，中国会展产业的规模日趋扩大，国内已经形成了一定数量的知名展会，如中国-东盟博览会、文博会、义博会、广交会等。会展业是集商品展示交易、经济技术合作、科学文化交流为一体，兼具信息咨询、招商引资、交通运输、城市建设、商务旅游服务等多种功能的一种新兴产业。通过会展活动，能带动巨大的物流、人流、资金流、信息流和文化流，提升城市品位和知名度，进而推动经济和社会发展。加快发展服务业，已成为我国推进经济结构调整、加快经济增长方式转变的必由之路。会展业作为现代服务业的一个代表性行业，对经济的带动作用一直有“1：9”之说：即会展业直接收入为“1”，则当地交通、餐饮、住宿、旅游、购物、电信等相关产业的收入可达“9”。由此可见，会展业对经济的促进作用非同一般。
会展经济的持续走高态势，体现的是城市的经济繁荣和领导者的正确指引。近期的多国城市多向发展使得会展业的竞争不断加大并大幅度的促进了对它经营理念的创新，很多城市为更好地寻求发展将重点放在外观及各种活动上。会展经济在本国尤其优势，并独具 鳌头，部分一线城市在确定品牌的目标上应顺应时代的发展，独具特色，占据优势地位，但城市会展至今仍有不足，在自身的定位中、中 期的战略实施上、带头者的自律及引导上都存在相应的问题，产业的整体积极性不高，对其无威胁。将城市会展业品牌体系达到尽善尽美，并发展成为与国际能够抗衡，与之媲美的品牌会展项目，是城市会展业当前所要考虑并实施的最佳方案。
二、会展策划与管理存在的问题
（一）会展行业宣传力度小，从运营方面看，客观上资金的不及时，会让城市的会展发展停滞，很多城市会因此无法带动团队的创作能力，制定不出合适并适时的方案来，导致前期的活动没有开展出来。
（二）会展场馆缺乏领导和组织在总体的消费支出中，租赁场地消耗极大，在现阶段条件还不是很优越的条件下，大多数场馆会在摸索中前进，这也就是让资金消耗的原因之一，要进行大量的实验才能探索出科学的业务体系；一些纯理论性的知识并没有落实到实处，而是在漂浮中寻找相应的时机。因此，赋有文化气息的会展缺乏管理和正确的方案落实，使得城市缺少生机。
（三）国际会议数量亟待增加，对很多城市本身会因为位置就有优势，不但有基本的场所及配套设施还有较为完善的资金链系统与之匹配，这些都是居于首位所要考虑的。但引入的会议范围较小，而与此同时，其他城市在此项目上也会有所作为，来确保城市的稳定发展，就如同邻国的亚洲城市多次被国际组织评为“亚洲最佳会议城市”等称号。如此看来，我们要想走向更宽广的领域还需要在宣传的同时树立符合本城市发展的观念，达到国际的认可，从而引入本城市。
（四）名牌展览会相对缺乏，要从根本上突破限制，就要从自身出发，谋求发展就要自身 硬，要建立起一个属于自己的品牌，并推向各国，这样更有利于城 市的效益及地位的提升。然而，目前部分城市虽然在次数上和国外相差无异，但从本质上去分析还是有不足之处。自身的认识，对专业的概念还很模糊，在国内中因知识的深度，很多人也不清晰，普及度稍有不足，对不同人群的需求还有待进一步提高。
三、项目的发展与规划
1. 会展行业管理清晰化，建立符合各地区发展的规则，并根据每个时期的不同情况推动城市会展产业持续稳定发展，让制度成为最有力量的保障。在此基础上，要让国际惯例认同我们的同时，发展符合现阶段的活动，具体问题具体分析，要为长远的发展做考虑。根据现状组织一个专门的结构或是设置临时的管理部门，方便发展也规范了相关行业的运行。
2.提高会展产业软实力，城市会展产业在今后会发展的越来越好，格局也会逐步形成，其软环境主要包括：展览市场条理清晰，有序；实时进行评析和规划等工作；保护该行业应有的权利，让有关人员能够充分运用自己 的合法权益；让场馆更加立体化、快捷化、简便化；着重对相关人员进行培训，有需要的给予实地帮扶，组成完善的联系脉络，切实 提高城市会展从业人员的综合水平。
3. 吸引高层次的国际会议，打造会议品牌意味着可以让城市发展更上一层楼。一方面，通 过高层次的会议，多方向的资源也会集聚在一起，形成一个高效的信息状态呈现在城市中，有利于打造多元化的城市，也能够得到大众的认可。另一方面，通过制定有利于品牌发展的政策，会带动国际会议组织者参与进来。不妨看一看周边城市如新加坡、神户等城市的相关布局。
四、項目实施的条件和主要方案
条件：
1.有可供研究的各类层次会展举办或预举办。
2.成立会展策划小组以及演习策划小组，邀请专家团队对会展策划小组进行指导。
3.主要需要遵循以下几项原则：目的性原则，操作性原则，创新性原则，有效性原则，规范性原则。
主要方案：
1.对预举办会展的项目，联系其会展举办组委会，使用专业的知识，对会展运用SWOT法则进行可行性分析，并确立具体的可行性研究步骤。
2.确定有利不利因素，估计成功率大小，经济效益和社会效果程度。
3.对会展进行演习，具体确定会展各方面的资金需求以及所能够创造的效益。
成立会展策划小组，对会展的策划进行分阶段实施。
五、研究过程中发现的潜在问题
1.会展策划是一项具有风险性的活动，在理论上，假定会展组织机构要选择达到目标或期望结果的最合适的路径。会展的策划机构也总是希望能找到通往预期目标的捷径。但最终策划产生的结果，总是存在不确定性。因此，在会展的策划中应尽可能将未来活动的不确定性及风险性降至最低。
2.在会展项目实施的过程中，势必会受到一些未及时预见的突发状况影响，例如当地社会政治变化，经济形势变化等突发事件，这样会导致该项目出现停滞，甚至取消，给项目实施带来很大难度。
六、项目发展的意义与价值
1.为会展决策提供最佳方案。会展策划的目的就是寻求最合理、最经济、最有效的方案，为会展决策提供科学依据。
2.提高会展活动的经济效益。会展策划基于充分的前期调查，运用科学方法，优化资源配置，大大减少会展项目的盲目性，有效地避免资源浪费，克服各种不合理性，从而提高会展项目的效率和效益。
3.塑造会展品牌形象。会展策划是一项系统性品牌工程，它根据会展市场的需求，在保持自身优势和特色的基础上，在会展内容和形式上努力创造全新的亮点，提升竞争实力，从而塑造会展品牌形象。
4.会展行业是我国的朝阳行业，会展行业可以带动相关行业的发展。
项目编号：2017179 海南省大学生创新创业训练项目
（作者单位：三亚学院）
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