高校教学档案利用方式演变

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　　摘 要 首先对高校教学档案的定义、用途及内容特点进行了界定。紧接着介绍了华南理工大学档案馆不同时期教学档案，尤其是名册类档案的利用方式及其演变，档案信息化和电子化对档案利用方式和利用效率的影响。基于档案隐私信息保护原则，立足馆内日常档案利用实践，介绍档案利用一些具体做法和相应措施及要求，剖析问题并总结办法。最后提出在当前信息化大数据时代背景下，档案服务方式需更加贴合民生、档案管理模式更应适应档案事业发展。
　　关键词 高校教学档案 名册类档案 利用方式 演变 隐私保护
　　中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2018-07-28
　　Evolution of College Teaching Archives Utilization Patterns ——Taking South China University of Technology as an Example
　　Hu Chunyan
　　Abstract The definition， usage and content characteristics of college teaching archives are defined at first in this paper， and then the teaching archives of South China University of Technology in different periods are introduced， especially the utilization patterns of archives of roster and its evolution， and the influence of archives informatization and digitization on the utilization pattern and efficiency. Based on the principles of protecting the privacy information of archives and daily utilization practice， this paper introduces some specific practices and corresponding measures and requirements of archives utilization， and then analyzes the problems and summarizes the solutions. Finally， it is pointed out that in the current era of big data， archives service mode should be more consistent with people's livelihood and archives management mode should be more suitable for the development of archives.
　　Keyword college teaching archives; archives of roster; utilization pattern; evolution; privacy protection
　　 所謂高校教学档案是指高校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料[1]93。它是衡量高校教学水平和教学质量的重要标志之一，是高校档案的主体、核心和重点。其中教学档案中的录取名册、学籍表、成绩单、毕业名册和学位名册等类别的档案利用频率非常高，利用范围也涉及很广，包括就业入职、人事档案政审、继续深造、出国留学、学历学位认证、职称评审和晋级、移民、政策落实、聚会纪念等师生校友生活和工作的方方面面。教学档案的利用量一直占据高校档案利用总量的榜首。
　　 一、教学档案利用及其个人隐私信息的保护
　　 教学档案内容通常涉及校友的隐私，具有私密性和利用范围的限制性。这些信息一旦被非法泄露或非法使用，将严重威胁并损害校友们的利益。因此在日常利用中，不仅要认真审核利用者的身份信息，更要对档案内容进行把控，涉及他人信息时，需要进行屏蔽、内容漂白处理[2]26。学籍表和成绩单属于以学生个人为单位形成的档案，利用时较为简单，无需进行过多处理。但教学档案中的名册类档案通常是以年度为单位进行合并装订成册，以2017届全日制本科毕业生名册为例，6726位学生的毕业信息整合成一本，共计179页，在一页纸上约有35位学生的信息。这些信息涉及学生的个人内容，如身份证号、学位证号、毕业证号等等。为了保护学生的个人隐私，提供给利用者的档案复制件仅能包括抬头、标题、落款、签章以及本次利用申请者信息，其他学生信息都需要进行遮盖处理，从而保护了校友的个人信息。
　　 教学档案利用工作在不同时期有着不同的利用方式和特点，以华南理工大学档案馆对外服务实践活动来进行说明，可以分为三大时期。
　　 二、纸质档案手工复印时期
　　 在未开展纸质档案数字化工作时，华南理工大学档案馆也走过一段漫长的纸质档案复印利用时期。依据档案条目是否完成数字化又可以分为两个阶段：
　　 1.档案信息未进行条目数字化。纸质教学档案已经移交归档，经过档案馆工作人员立卷装盒，但还没有将档案信息录入到档案管理系统中。处理此类档案利用需求时，档案工作人员无法借助电脑、档案管理系统等办公自动化设备和软件，只能进行最传统方式的纸质档案调档复印工作。大致的流程如下：
　　 （1）根据利用需求确定所属档案门类。
　　 （2）调档：先到库房进行人工查找定位具体某卷档案盒，再翻阅盒内的纸质档案材料确定具体的文件材料。 　　 （3）档案复印：将文件材料拿到复印机设备上进行副本制作操作。
　　 （4）利用登记：将档案复制件加盖档案证明章并进行利用登记工作。
　　 2.档案信息完成条目数字化。移交归档的纸质档案信息在档案管理系统中以条目形式存在。此时档案工作人员可以根据利用者的查档需求，先在档案管理系统中输入检索条件定位具体条目，获取档号、题名等辅助查档信息，基于存址信息准确定位到具体某库房某节密集架上，找出相应的纸质档案进行复印。
　　 以上两种利用流程最后都需要进行档案还卷这一环节，即返回库房将实体档案归还至原始存放位置。第一种利用方式要求档案工作人员对纸质档案实际存址信息了然于胸，才能避免在查档环节上耗时过多。第二种方式因建立了目录数据库可借助办公自动化系统缩短查档时间，但平均一次档案利用也需要约15至20分钟时间。
　　 而且鉴于名册类档案的特点，为了满足利用者的需求，同时又能保证档案复制件完整、无关信息得到保护，档案工作人员需要根据学生记录信息所在区域，制作不同规格纸条来对其他学生信息进行遮盖。在操作过程中，容易出现因翻转按压档案后，纸条移位导致所需信息被遮盖或想要掩盖的信息却保留了下来。这样的档案副本都不能作为档案证明材料提供给利用者，需要重新复印。这样无形中产生了大量的废纸，也损耗了复印机的碳粉等相关办公资源。由于档案复制件受当前复印机及配件的性能，如碳粉、纸张的质量和复印操作手法等影响，形成的档案凭证有时利用者并不满意，会提出重新复印要求，这样无形中又增加了利用时间。通常会出现这样一种场景，多位馆内工作人员手拿纸质档案排队等待复印、多位利用者在大厅等待结果。馆内工作人员每天都无奈于这样重复的利用服务，无法开展档案编研、档案研究等提升档案价值、宣传档案文化的工作。
　　 从以上两种利用流程中不难看出，不管是否完全成了档案信息的条目数字化，档案工作人员皆需要频繁接触纸质档案，在翻阅查找、复印按压时，会对档案实体带来损伤，在借还卷过程中因遗忘导致档案实体丢失在馆某处时有发生。与此同时，在档案利用过程中产生了大量的废纸，这些废纸都是在平时的纸质档案复印时因选纸不当或操作不当，以致没能达到档案凭证效果而作废的半成品。由于馆内每年的利用量大，所以失误率高的同时产生的废纸量也多。
　　 因此，这个时期的档案利用工作弊端可总结为：（1）工作效率低下，用户体验性差;（2）办公用品浪费严重，大量人力耗费;（3）实体档案的磨损和丢失，档案安全堪忧。
　　 三、电子档案馆内在线利用时期
　　 随着计算机技术的发展以及在档案管理工作中的不断应用，档案信息化在全国高校遍地开花，档案管理模式和利用服务方式也发生了重大变化[3]75。随着数字化工作的不断深入，截至目前，华南理工大学档案馆已先后进行了十五期传统档案数字化工作，且教学档案一直是每期数字化工作的首要完成对象，形成了大量的电子档案资源，为教学档案利用方式的改革奠定了坚实的基础。
　　 鉴于手工复印档案的诸多不利因素，作为一名档案人，在管理档案的同时，也在积极地学习和探索，在保证档案真实性和安全性的前提下，力求用现代化的技术来进行和完成档案利用服务，提高工作效率，提升服务满意度，降低高频率的纸质档案复印带来的档案损伤。
　　 实际上，在全面实施电子档案在线利用服务之前还经历过一段过渡期，档案利用过程中采用如下利用方式。
　　 1.在提供已进馆但还未数字化扫描的档案利用时，临时将档案用扫描仪进行扫描，使用Photoshop软件进行图片处理后在线打印利用。
　　 2.使用Adobe Acrobat PDF编辑软件对电子档案进行处理后打印利用。根据国家及省档案局的要求及推荐，各大高校档案管理系统中基本上都是采用PDF格式进行存储和挂接电子档案，华南理工大学档案馆也是如此。在本馆大学城校区办公点主要使用C/S档案管理系统，当在系统中在线查看电子档案时要求本机必须安装一款PDF阅读软件才可以正常显示电子档案。而Adobe Acrobat是由Adobe公司开发的一款PDF（Portable Document Format，便携式文档格式）编辑软件[4]100。借助它既可以浏览显示PDF文件，又可以对PDF文件的内容进行编辑处理，遮盖不需要的内容。鉴于此，我们提出以Adobe Acrobat代替Adobe Reader作为系统调用的PDF阅读显示软件。当遇到对电子档案进行内容遮盖处理后再打印的档案利用需求时，首先馆内工作人员从档案管理系统下载电子原文，然后使用Adobe Acrobat编辑软件打开PDF格式电子原文，进行敏感信息遮盖隐藏处理操作。
　　 以Adobe Acrobat X Pro版本为例：
　　 第一步：使用該软件打开某一PDF文件，点击视图—工具—内容，选中【按钮】功能键。
　　 第二步：按中鼠标左键并拖动鼠标，选定要覆盖的区域。
　　 第三步：点击【填充颜色】，选择右下角的白色。遮盖色变为白色。此步目的是为了节省碳粉，故选用白色背景进行遮盖漂白。
　　 将电子原文下载到本地电脑，再使用PDF编辑软件进行处理遮盖，虽然可以满足日常利用工作，但同时也发现一些问题，档案工作人员在下载利用完成后经常会忘记及时删除存在办公电脑硬盘上的电子原文，这种疏忽会引起档案安全性的不可控。鉴于Adobe Acrobat软件具有提取、遮盖处理页面功能，可以将此功能编写程序模拟至C/S和B/S档案管理系统中，完善系统功能。档案工作人员无需下载原文，直接在线按需编辑处理后打印利用。至此，所有教学档案利用全面实现系统在线利用模式。
　　 以利用某一学生的毕业名册为例：
　　 第一步：根据姓名、学号等信息在档案管理系统中检索定位具体条目信息，获悉页码值。
　　 第二步：查看电子原文，根据第一步的页码值定位具体某页。 　　 第三步：提取该页后，进行无关信息遮盖擦除操作。
　　 第四步：在线打印或下载。
　　 该功能不仅解决了教学档案利用问题，也适用于具有多页PDF的专利、文书等电子档案提取利用。
　　 这时期的档案利用方式已大大提高了档案工作人员的工作效率，避免进出库房调档，提高纸质档案管理工作的安全性，即使在目前一校多区的办学条件下，也能实现档案利用工作一站式服务。但保证利用效率和质量的前提则是制定纸质档案数字化技术规范、电子档案移交归档办法，保障电子档案的可用性、条目与电子档案的一致性等要求，对系统的安全性、硬件设备的性能以及对系统管理人员的知识储备也提出了更高的要求。
　　 四、电子档案远程在线利用
　　 随着档案信息化的不断深入，电子档案日益丰富，馆内“窗口”式服务已不能满足日益增长的利用需求。电子档案远程在线利用已成为信息时代下利用者急切的需求模式。为此，为了能够为师生校友提供更加人性化、高效率的档案服务模式，我们转变服务意识，提升主动服务理念，为利用者解决出行成本问题，构建以利用者为中心，以服务为导向，缩短利用时间，屏蔽办公时间和地域间距的因素，为档案利用者提供满意周到的服务[5]179。
　　 秉持让“数据多跑路、用户少跑路”的理念，我馆将教学档案线下利用业务流程“搬迁”至网络平台，根据档案的种类及内容进行严格审核并确定其开放属性，研发相关服务平台。通过系统平台，利用者可以足不出户，在线申请调阅档案证明。档案工作人员通过系统中利用者提供的个人信息进行身份识别审核，确认无误后将电子档案授权发送给利用者或将纸质档案凭证邮寄给利用者。以学籍学位查询系统为例，利用者注册成为系统用户后，可以在线检索档案条目。为了提高电子档案的安全性、保障信息利用范围的约束性，利用者只能以其注册时提供的真实姓名作为检索条件查询该条件下的档案条目、申请查阅和下载对应的电子原文。在提交申请表单时，需要补充完整个人信息，如同班同学信息、父母信息等，并上传个人身份证和毕业证书或学位证书扫描件。系统管理员通过在线匹配用户提供的各种信息，对于信息审核通过的申请，将授予用户电子档案在线查阅或下载的权限，也可以在其注册时提供的电子邮箱收到系统推送的电子档案，保证利用者一键式轻轻松松查询利用包含自己信息的教学档案。
　　 “全面推进档案资源体系建设，实施增量档案电子化、存量档案数字化”的战略目标，是近年来中共中央办公厅、国务院办公厅、国家档案局先后制定与印发的《关于加强新形势下档案工作的意见》、《数字档案室评价办法》、《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等系列文件的核心内容之一。通过信息技术，将采集到的电子档案以何种渠道、哪种形式付诸师生校友利用一直也是我们档案人思考的问题。我们认为，应当结合当前用户设备使用习惯及成熟的计算机信息技术，制定严谨的线上业务办理流程，形成档案管理和利用安全方案，为利用者提供多元化、多样化的档案门类和利用途径。
　　 档案服务利用工作机遇与挑战并存，档案人任重而道远。
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　　參考文献
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　　[2]曹卓瑜.关于高校档案利用中个人信息的保护[J].兰台世界，2017（14）.
　　[3]王成舜.数字化技术对传统档案管理的影响[J].中国新通信，2018（8）.
　　[4]马云彤.利用方正书版2008和Adobe Acrobat Professional 10.0生成单篇可注释PDF校样[J].中国科技期刊研究，2014，25（1）.
　　[5]莫震撰.创新思维——广东省档案管理与服务优秀案列选编[M].广东省档案局编印，2014.
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