浅析企业外事管理信息系统建设

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　　摘 要 随着中国企业向全球拓展的步伐迅速加快，因公出访业务量也逐年增加，外事管理工作日趋复杂繁重。企业应结合外事工作实际，建立符合业务需求的外事管理信息系统，实现公司纵向、横向之间基于互联网的外事业务处理和信息共享，提升外事管理工作效率和数字化水平。
　　关键词 外事管理;信息系统;流程;数字化;信息化
　　近年来，中国企业向全球拓展的步伐迅速加快，外事管理工作也日趋繁重与复杂多样。部分企业已初步建立起简单的外事管理信息系统，但由于业务量级的增长，原有系统已无法支撑现有业务。因此，企业应该通过外事管理信息系统的建设，优化外事管理业务流程，提升工作效率。
　　1 外事管理工作主要问题
　　1.1 工作流程以线下纸质文件流转为主
　　外事管理工作多以线下纸质文件手签审批的方式进行，遇到领导出差或外出开会则造成审批流程短期停滞，无法进入下一环节，审批效率较低。纸质申报文件易受邮寄、天气等多方面影响，传递速度较慢。同时，横向同一层级、纵向不同层级的外事工作人员与出访人员仍然需要依靠电话咨询和手工查看单据的方式了解业务办理进度，沟通成本随着业务量的上涨大幅提升。
　　1.2 外事管理数字化程度低
　　外事管理工作可以利用计算机端或手机端在互联网上实时处理业务流程，现有人工处理方式或简版外事信息系统难以适应数字化管理需求。境外常驻人员的因公、因私证照管理业务依旧采用箱柜式的手工处理方式，过于中心化的管理模式也无法支持多层级子公司自行管理证照。
　　1.3 统计分析功能有待提升
　　外事管理工作使用手工方式收集、整理、分析业务数据时，统计维度、项目和数据因规范化与标准化程度不一，往往导致统计分析结果无法有效指导工作改进。当业务量达到一定规模后，现有统计分析方法无法实时分析展示业务发展的最新问题，造成相关资源配置与实际业务开展不匹配[1]。
　　2 外事管理信息系统建设的主要工作内容
　　2.1 外事管理信息系统的主要业务模块
　　外事管理信息系统通过梳理因公出国（境）申报审批办理流程，利用信息化的方式将外事管理工作业务审批全流程在线化。该系统的主要业务模块包括因公出访（出国/赴港澳台）审批、因公出访证件签证送办、因公出访证件管理、邀请外国人来华审批、签证表格打印、统计分析等。
　　（1）因公出访审批业务模块：实现业务主管领导、各级外事管理部门业务人员、出访人员在线实时进行业务处理，包括出访任务申报、出访数据采集、预审批、核发批文等环节。审批工作的进度和结果支持实时查询。
　　（2）因公出访送办业务模块：实现与外交部授权公网系统数据同步，记录因公出访证件、签证和签注的办理进度和结果。该模块支持跟踪各类申报业务的办理进度和结果。
　　（3）因公出访证件管理模块：对相关人员持有的证件进行全面的管理，包括护照、港澳通行证、台湾通行证及APEC卡的管理，提供证件库存状况、领用、归还、注销、境外换发的记录。按照外交部因公護照的管理要求，实时上报护照领用归还记录。
　　（4）邀请外国人来华审批业务模块：包括邀请来华任务申报、来华人员数据采集、来华预审批、核发签证与邀请函、实际来华情况登记等环节。
　　（5）签证表格打印功能模块：常用国家的签证表格已预存并按顺序排列，给因公出访人员提供便捷的表格查询、填写和打印服务。
　　（6）统计分析模块：包括因公出访业务量、外国人来华业务量、各类出访证件的持有和分布情况、签证持有情况、驻外人员分布情况以及外事办理月度统计等分析模型。
　　2.2 外事管理信息系统应用框架
　　为实现外事管理各项业务需求，外事管理信息系统的应用架构由数据访问层、业务逻辑层、用户接口层组成。分层设计有利于系统的扩展性和维护性，各层之间的修改均不影响其他层。
　　（1）数据访问层支持Oracle 11G数据库，提供数据访问服务，用于存取和管理数据，由数据库中的表和视图构成。
　　（2）业务逻辑层集中处理与外事业务相关的逻辑，拥有高扩展性。确保对业务修改时不影响其他层，包括因公出国管理、证照管理、签证管理、邀请外国人来华管理等模块。
　　（3）用户接口层是用户与系统的交互层，由后端所提供的数据和模板组合形成最终的展示内容。根据每次业务处理的请求与结果，生成一个专用的数据。这样既能减少每次交互的耗时，也可防止无须展示的业务逻辑层数据外泄。
　　2.3 外事管理信息系统技术架构
　　外事管理信息系统可采用微软 Windows Server服务器级操作系统和微软.NetFramework4.5企业开发框架。应用B/S架构，系统页面全部采用HTML5技术，结合最新的Ajax技术和Bootstrap页面框架技术，提供更优良的界面互动体验。用户通过主流浏览器即可使用全部系统功能。前端展现使用了基于HTML5标准设计的HTML模板技术，有效分离页面设计和数据展示。数据实体模型库用于前端页面和后台服务器的数据交换，保证与实体数据库进行有效分离。报表生成工具采用微软 Office XML文档格式，兼容微软Office和金山WPS办公软件。
　　2.4 外事管理信息系统建设注意事项
　　（1）与已建信息系统高效对接。外事管理信息系统建设应避免信息孤岛现象，需求调研时应充分考虑企业信息化规划，充分利用现有主数据、人力资源、经营管理、安全管理、风险管控等现有信息系统，使外事系统与上述信息系统进行高效的数据交互和共享。比如，可以和档案管理信息系统对接，直接将因公出、入境业务相关的电子化文档同步传输至档案管理系统，提供存储、下载、查询等外事档案服务。
　　（2）满足移动办公需求。外事业务审批人、出访人员可通过移动客户端或浏览器登录使用外事管理信息系统，支持相关人员使用手机实时在线查询本人的出国团组进度情况、证照办理情况、出境知识、安全风险预警信息等，提升用户体验[2]。 　　3 外事管理信息系统建设的意义
　　3.1 业务流程优化
　　外事管理信息系统的建设推动了因公出入境的管理规范和业务流程变革，使相关人员的工作安排更合理，进而大幅提高外事管理部门的工作效率。系统为外事管理部门、下属各公司以及出访人员之间拓展了沟通渠道，消除了地域和时间的限制，提升了企业内部的协作能力，使相互间的信息流动更顺畅。
　　3.2 外事信息数字化
　　外事管理信息系统以互联网为纽带，实现了因公出入境信息的高度共享、应用操作统一协调、行政管理一致协同。系统根据业务办理的进度，利用即时通讯软件、短信等方式向外事业务审批人员、出访人员发送业务处理提醒信息，实现审批信息实时传递，达成外事信息共享的数字化应用目标。
　　3.3 提升统计分析功能
　　外事管理信息系统的统计分析模块以多维度的统计分析模型为基础，通过数据采集、清洗、整理、归类、分析、发布等过程，提供了更加科学的决策依据，让各级外事管理部门根据业务现状做出动态调整，对未来业务发展的预测更合理，以适应不同阶段的管理要求。基于自动化、图形化和可视化的分析决策，有力支撑了外事业务的长久发展[3]。
　　4 外事管理信息系统的应用情况与不足
　　4.1 外事管理信息系统应用情况
　　笔者所在的公司通过升级优化外事管理信息系统，与企业内部各信息系统、外交部授权公网接口顺利对接，完成了出国团组审批、证照签证办理、签证信息获取、出国反馈、智能证照等全流程闭环管理。在外事部门人员不变的前提下，2018年通过外事管理信息系统审批办理因公出国（境）团组6000多批次，15000多人次;邀請外国人来华100多批次，300多人次;办理因公证照、APEC商务旅行卡和境外因公证照换发共计3600多本。
　　4.2 外事管理信息系统的不足
　　根据外事管理信息系统目前使用情况，可以进一步优化完善外事管理系统功能。在全方位闭环管理方面，可以考虑将行前教育培训合格情况、员工境外保密协议、法律合规培训记录、出入境记录等流程与信息纳入系统管理范畴。利用系统推进因公出国人员行前教育工作，建设和健全片区培训体系，高效整合上述信息资源，实现因公出国人员培训全覆盖，提升境外安全风险防控能力。
　　5 结束语
　　本文通过分析外事管理信息系统建设的主要问题、建设内容，讨论了系统的主要业务模块、应用框架和技术框架，简述了系统的、建设意义、应用情况与不足。外事管理信息系统以流程优化为核心，建立了基于互联网的外事业务处理平台，实现了外事管理的高效化、信息化和数字化。
　　参考文献
　　[1] 刘思源，集团外事管理信息化建设框架及效益分析[J].湖北电力，2016，（12）：20-27.
　　[2] 王新，基于WebGIS的外事管理系统的设计与实现[J].信息与电脑，2016，（05）：106-109.
　　[3] 刘明明，国土资源行政事业单位护照签证管理研究[J].国土资源情报，2017，（10）：34-37.
　　作者简介
　　刘旭卿（1987-），男，北京人;学历：硕士研究生，工程师，现就职单位：中国交通建设股份有限公司国际工程分公司，研究方向：企业信息化管理。
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