浅析新时代的高校档案管理工作
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摘 要 新时代背景下，高校各项建设迅猛发展，高校的档案管理工作也进一步创新与完善，传统的档案管理工作与信息化、数字化推进中的高校档案管理产生了激烈冲突，如何在新时代加强高校档案管理工作，提高高校综合实力，已成为高校档案管理工作者的首要课题。本文旨在通过浅析高校档案管理工作的研究现状，总结其他学者对于高校档案管理的观点;同时分析高校档案管理工作中現存的问题，并提出相应的对策，以期能为我国的高校档案管理工作提供有益的借鉴。
关键词 高校 档案管理 问题与对策
中图分类号 G275 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-20
Abstract Under the new era background， the construction of colleges and universities has developed rapidly， and the management of archives in colleges and universities has been innovated and improved. When traditional archives management work and college archives management in informatization and digitization has a fierce conflict， how to strengthen the archives management in colleges and universities in the new era and improve the comprehensive strength of colleges and universities has become the primary issue of college archives management workers. This paper aims to analyze the research status of college archives management， summarize the views of other scholars on college archives management， analyze the existing problems， and propose corresponding countermeasures， in order to provide useful reference for the management of college archives.
Keyword colleges and universities; archives management; problems and countermeasures
高校档案[1]是指高等学校在各项活动中形成的具有保存价值的历史记录，具有原始性、凭证性和权威性，是最可靠、最真实、最具权威的信息资源，是衡量高校现代化程度和综合实力的重要标志。高校档案管理工作作为高校工作中重要的一环，起着记录高校科研、管理、教学等方面内容的关键作用，是高校发展历史与现状的真实写照，一直以来，在高校工作中都有着不可忽视的地位。随着互联网的普及、物联网的开发以及云计算技术的不断优化，数字化和信息化不断推进，传统的档案管理已经不能满足高校各方面的快速发展。本文基于近几年学者的研究，通过浅析高校档案管理的研究现状、发展趋势、现存问题及相关建议，总结前人经验，以促进高校档案管理工作及其研究的发展与进步。
一、档案管理研究现状
1.档案管理的信息化建设。高校档案管理的信息化就是利用现代化的设备及技术手段使高校档案管理更加规范、合理、高效率的过程。随着信息技术的不断发展，各高校逐渐开始建立电子档案，并应用物联网、云计算等技术服务于档案的管理。这样不仅实现了全天候查阅、远程阅读，还有效提高了档案的利用效率[2]，但同时也造成了许多新的问题，与传统的档案管理工作发生了众多冲突。对于信息化条件下的高校档案管理工作是目前学者研究的热点。
2.档案管理工作中的实践指导工作。对高校的档案管理工作不可只做笼统分析与研究，诸多学者针对其中的具体项目与工作进行了实践指导。如马玉杰[3]对高校档案在本科评估中的应用进行了分析;黄美英[4]对高校档案的质量保障体系进行了探究;谢林悦[5]研究了高校艺术档案的管理。这些研究针对工作中的具体问题提出了许多应用于实践的建议，有效改善了其领域的高校档案管理工作。
3.档案管理工作现状及问题。诸多学者也针对实际工作中面对的现状及问题进行了分析，这些研究指出了在高校管理工作中存在的实际状况和困难，有助于高校从各个方面进行改善。大部分为针对国内高校档案管理现状进行的宏观分析，如王璐[6]等对国内当前的管理现状、问题与研究对策进行了总结;还有部分学者针对不同的地区及模式下的管理现状进行了综合的研究，如朱玉清[7]调查了北京地区的高校档案;高墅[8]调研了中外合作办学模式下的高校档案管理，并提出了改进的对策。
二、高校档案管理中的现存问题
1.档案宣传力度不足，利用率低。受到传统政策与文化的影响，我国的档案资料被习惯性保密，导致整个社会对档案的作用所知甚少。除档案相关工作人员外，其余人员很少关注，甚至很少知道学校档案资料的类别与内容。这与高校对于档案的重视度不够、宣传力度匮乏有直接关系。同时，随着信息化的发展，大部分档案都进行了电子建档，存储于云端。其利用率、查阅率本应提高，但现实与之相反。这说明高校对于档案的宣传不足，没有使档案获得合理利用。
2.档案管理工作队伍素质不高。高校档案管理职业十分辛苦，不像其他职业那样富有“魅力”，同时部分档案工作者自身职业道德修养不足，无法抵挡外来的冲击和诱惑。同时，随着时代的发展，高校的档案管理工作变得更加复杂与多样化，对管理者的要求也逐渐提高，然而许多工作者墨守成规，不愿更新自己的管理知识，拓展业务范围，导致高校档案管理工作的进行无法满足其发展的要求。 3.投入不足，基础设施不完善。新时代的高校档案管理对信息化的要求日益增高，这就对互联网、计算机等硬件设施有了很强的依赖性。然而多数高校在思想上不够重视，将大多的资金投向了科研与教学，使档案管理可利用资金十分有限，导致档案管理的基础设施薄弱、落后。
三、高校档案管理建设对策
1.高校答案管理人员的队伍建设。首先应提高其政治素质，加强自身职业道德修养，增强自身责任心和事业感。甘于清苦，自觉抵制外来诱惑，专心于岗位与工作，勤奋进取、科学严谨、精益求精、认真细致、热心服务，不断改善服务态度，提高工作质量。其次，应提高档案管理者的科学文化素质，在精通档案管理专业知识的同时，善于汲取现代科学文化知识，扩充自己的知识面，学习相关专业知识，包括相关交叉学科的知识，借鉴其他学科技术，以充实自己的工作能力，更高效地完成高效档案管理工作。
2.高校中的档案宣传。首先应改变针对档案保密的传统思想。档案的高校档案的本质是为高校各方面工作提供资料，是各个部门信息应用的保障，将高校档案进行开放查阅，是其发展的必要条件。其次要对高校各个方面的档案进行宣传。加大开放力度，完善开放制度，实现物有所用，物尽其用，既为其他工作人员提供便利，又提高了高校档案的利用率。但同时应关注信息的安全问题，在宣传、开放利用的同时防止病毒、黑客的入侵，禁止各种非法操作，加强网络的监控，实现高效档案的合理安全利用。
3.资金投入，完善基础设施。加大资金分配中对于高校档案建设投资的比例，还可以通过档案部门的社会服务来获得相关收益。资金充沛后，便可以完善相关设施，保障档案管理工作软硬件设施的齐全，这是新时代背景下高校档案管理发展与改善的基础，没有资金的投入与基础设施的完善，提高工作的效率与质量就是纸上谈兵、画饼充饥，无法推动高校全方位的发展。
总之，在新时代中随着信息化和数字化的发展，高校档案扮演着越来越重要的角色，档案的管理工作也日渐受到重视。这就要求高校的档案管理应通过不断完善与发展来提高工作的效率与质量。这个过程中可能伴随着许多问题，并且存在传统管理与利用方式与新时代的冲突，这就要求高校及社会加强对高校档案管理的重视，从各个方面确实地提高工作质量，这样才能真正发挥高校档案管理工作的价值，开创新的局面。
参考文献
[1]李穗宁.高校档案管理工作现状分析及其对策[J].黑龙江史志，2015（11）：105.
[2]苏世芬， 彭宝光. 信息化时代高校档案管理前瞻综述[J]. 潍坊工程职业学院学报， 2005， 18（2）：86-87.
[3]马玉杰. 本科教学评估与高校档案管理工作研究[J]. 档案学研究， 2006（6）：22-26.
[4]黄梅英. 探究高校档案管理质量保障体系建设[J]. 人力资源管理， 2018（1）：192-193.
[5]谢林悦. 高校艺术档案精细化管理研究[J]. 档案管理， 2016（5）：86-86.
[6]王璐， 韩建华. 高校档案管理现状、问题与对策研究[J]. 产业与科技论坛， 2013， 12（1）：253-254.
[7]朱玉清.北京地区高校科研文件檔案管理现状调查研究[J].档案学研究，2009（2）：33-35.
[8]高墅. 中外合作办学模式下高校档案管理现状及改进[J].兰台世界，2015（5）：137-138.
★作者简介：褚海燕，潍坊工程职业学院副研究馆员，研究方向为档案管理。
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