企业办公室行政管理精细化的思路与对策探讨

来源:用户上传      作者:

　　摘要：随着我国市场化建设的不断推进，公司管理工作也需要不断升级，而办公室作为公司管理的关键环节，其精细化的发展受到高层管理人员的重视。本文主要对公司办公室行政管理精细化这一管理理念进行详细阐述，并且对这一理念的具体实施提出一定的个人见解，希望对于办公室行政管理精细化的发展带来一定的帮助。
　　关键词：办公室;行政管理;精细化思考;实现措施
　　随着技术的不断发展，管理科学也在不断进步，精细化理念虽然已经有了一定的发展，但是在面对如何实现的问题上还处在一定的疑惑。“精细化”已经成为公司办公室管理的新的发展方向，而如何评价精细化标准，如何将这些标准落实下去，更好的进行成本控制与管理效率的提升，本文将做进一步的探讨。
　　一、行政管理精细化的建设思路
　　精细化管理对于办公室行政管理而言是未来发展的必要趋势，而实现精细化管理需要从以下几个方面入手：
　　（一）细化和量化管理科目
　　精细化管理首先要理解其中“精细化”一词，它指的是管理项目的精细化，管理标准的量化，这与传统的模糊化管理状态大不相同，在以往的办公室管理中，缺乏细化的目标，主要依靠管理人员本身的个人素养完成。管理项目的精细化和管理标准的量化具体来说将具体工作进行单元划分，再将具体工作利用基础单元进行组合，如此一来可以将工作落实到具体个人，对单元任务的完成标准以及需要时间都有一个较为细致清晰的标准，可以有效把控工作流程。在这样的工作流程管理下，不仅仅可以高效的提升管理效率，并且管理人员对于工作的细节把握也有了极大的进展，进而提升各个工作管理水平。为了提升整体的工作效率。
　　（二）将标准化理念和流程化理念加入其中
　　随着工业的发展，标准化流程化的工作理念已经深入人心，而这样的管理理念也逐步推广到管理领域，记过时间这对于现代办公室行政管理效率的提升有着极大的提升作用。流程化理念主要体现在对于工作进行细化结构，对于每一项工作环节进行一个较为详细的分解，在进行科学的组合，此外，在进行工作任务衔接的过程中，还需要关注工作的具体发展状况。而标准化则是在将具体工作进行流程化处理之后，对于每一项任务的完成程度进行标准化评价。而要将这两个理念融入现代办公室管理中需要在传统的工作进行日常工作的收集。在办公室行政管理中，逐渐引入标准化以及流程化，是使办公室行政管理做到精细化的根本保障。
　　（三）不断加深经济化意识与协同化意识
　　办公室精细化管理绝不是管理层的任务，更加涉及到方方面面的人员，需要公司上下全体成员的配合。以文件的签收工作为例，从文件的接手到具体部门进行办理，在需要的部门盖章，最后进行记录存档，每一个步骤都不是完全由一个部门完成的，而是需要各个部门之间相互配合，因此协同化意识极为重要，为了增加员工工作配合的积极性，还应当增强员工的经济化意识的培养，意识到工作效率的提升不仅仅可以提高公司收益，更加與个人的利益息息相关，成本管理也是近年来极为受人关注的一个内容。
　　二、怎样才可以做到办公室行政管理精细化
　　要真正实现办公室行政管理的精细化，不仅仅要进行工作理念的梳理，更加重要的是制定一套切实可行的措施，让管理人员有据可依，实现对传统工作管理模式的创新与改进，从根本上实现办公室行政管理的科学化与精细化。以下便是实现办公室行政管理精细化的主要应对措施：
　　（一）加强文化建设
　　文化建设是理念灌输的第一途径，在进行制度制定之前，首先要对公司上下级员工进行思想宣传，帮助所有人养成一个精细化管理的观念，领导对于自身下属的工作特点、个人风格甚至于一些个人需要都有一个较为清晰的把握，要从细节上凸显出整体的管理成效，这样对提高企业的整体效益将会更加有益。
　　（二）实现制度化管理
　　若要想让办公室行政管理做到精细化，必须要应制定激励机制与约束机制，正所谓“无规矩，不成方圆”。制度是任何一项管理工作的必要环节。因此在办公室行政管理做到精细化之前，应该先在其内部制定出一套科学、合理、完整的内部规章制度，使这种制度逐渐成为企业中办事的重要依据，使其做任何事都要按规矩行事。这一制度需要对于工作的核心目的进行强调，对于工作细化的具体流程与细化标准进行阐述，对于没有按照要求实现精细化办公室行政管理的管理人员与相应员工进行一定的处罚。企业为了生存和发展，制定出来的这一系列规章制度，其主要目的就是为了让企业中的每一位员工都能在日常的工作中，依照企业的目标、计划，进行统一的行动和工作，如果在企业内部无法实现统一、规范的管理制度，那么整个企业便无法实现自身战略目标。
　　（三）在企业内部应该尽可能提升每位员工的自身素质
　　管理的对象终究是人，而人的个人素养对于任何一项工作都有着极大的影响，因此在实现办公室行政管理精细化的同时，还需要切实提升员工的个人素养，不仅仅是技术层面上的更加是精神层面上的。从现实意义上讲，将办公室行政管理做到精细化的根本目的，是把企业中每位员工的职业素质和技能融入到他们的日常工作中。所以，若想进一步实现行政管理的精细化，就应不断培养或引进一批具有高素质、高技能的专业性人才，通过这种人才职业化，实现真正意义上的精细化、科学化、标准化。对于石化企业而言，一定要重视其内部的细节管理。为了让工作情况以及工作成绩可以更直观的反映出来，可以对每月制定出来的工作任务进行量化和精细化分解，将工作中的每个环节和步骤明确到每一位责任人身上。
　　三、结语
　　办公室行政管理精细化在一定程度上还是一个新理念，在我国还没有得到较好的实施。因此如今的办公室行政管理还依照原本的办公室管理理念进行，存在处理大量事物的过程中屡受批评，背负的责任大，承担的任务中，急需一种新的高效管理办法来解决这一问题而走精细化、科学化、合理化道路，在整个办公室内部建立一套严格的规章制度，使精细化意识深入贯彻到每一位员工的脑海中。因此，应尽快将这种精细化管理思想用于办公室的日常行政管理之中，为我国企业管理与市场化经济的进一步发展提供帮助。
　　参考文献：
　　[1]陈亚娥.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].企业改革与管理，2017（4）：47.
　　[2]周阳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].现代企业文化，2017（2）：125-125.
　　[3]王欣.办公室行政管理精细化的思路与对策研究[J].现代营销（创富信息版），2018（11）：165.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14926623.htm