机要文件管理工作的相关要点

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　　【摘  要】机要文件管理工作是一项保密性和时效性很强的工作，在具体管理工作中应建立适合实际工作的管理制度、规范机要文件的管理环节、加强机要文件的电子化管理，并注重机要文件管理人员的素质培养，以确保机要文件的安全保密和管理效率。
　　【关键词】机要文件;管理;要点
　　机要文件管理是一项政治性、时效性和保密性很强的工作，应遵循一定的原则，以保证文件的安全性和保密性。机要文件的管理应注重文件管理的质量，保证文件的原始凭证性，充分发挥机要文件的作用。
　　1制定适合实际工作的管理制度
　　机要文件主要是发挥其凭证和参考的作用。制定相应的制度，对于消除文件流失隐患，确保机要文件的安全保密有着积极的意义，因此应根据现行有效的保密法和单位保密管理实施细则制定有约束性和针对性的管理制度，制度应当既便于业务工作又保证保密;在日常工作过程中，还应当根据实际情况不断完善制度，制定符合实际工作的制度。根据机要文件的特点，应制定以下制度：
　　（1）机要文件管理员工作操作规程。按照机要文件的特点和类别，制定对应的程序和步骤，机要管理人员在日常工作时应严格按操作规程办理业务。
　　（2）机要文件登记制度。详细记载与文件相关的信息，记录文件传递的每一个环节，掌握机要文件的走向，做到有据可查。
　　（3）建立常态化自查制度。每日清点当日接收、发放机要文件的情况，核实持有文件是否与登记的台账对应，做到日事日毕，发现问题及时纠正，确保机要文件的保密安全。
　　（4）制定督促检查的制度。保密部门定期对机要文件的流转管理情况进行检查，对不足之处提出整改措施，确保机要文件的安全。
　　2规范机要文件的管理环节
　　机要文件管理的工作环节主要有清点、签收、登记、发放、清退、借阅、存档和销毁等环节。每个环节都环环相扣，相互联系，任何一个环节出现问题，都可能导致泄密事件的发生。因此，在每一个工作环节中，都应严格遵守机要文件管理制度。各环节具体操作要求如下：
　　（1）清点及签收。在签收机要通信局投递来的机要件时应认真清点件数，检查机要件封口是否完好，有无破损、启封、拆取内装文件的痕迹，清点无误应签署姓名和日期。
　　（2）登记。收到机要文件登记时应将文件的来文单位、签收日期、文件编号、文件标题、文件份数和页数、密级和保密期限等全部要素逐项登记齐全，为便于管理，涉密文件与非密文件应分开登记。
　　（3）发放。发放机要文件要及时准确，发放时应当根据文件内容，按部门职能分发，注意文件中提到的要求报送截止时间或者开会时间等时效性要求，发放文件时做好提醒，涉密文件应当注意文件的知悉范围。
　　（4）清退和借阅。为保证机要文件的安全性，应当定期清点、催退文件，可以列出清单催退，文件归还后再次使用应当办理借阅手续，机要人员应把好借阅关，做好登记。
　　（5）存档和销毁。清退和使用完毕的文件应分类、立卷和归档，作为档案资料以后利用，无存档价值的按保密要求审批后销毁。
　　3加强机要文件的电子化管理
　　随着现代网络和信息化的迅速发展，高效便捷的办公自动化手段已经普遍应用，机要文件管理也应从单一的纸质管理，逐渐向电子化管理转变。电子化管理可以提高工作效率，节约时间成本，对于机要文件的现代化管理有着重要的意义。
　　（1）机要文件电子化的趋势。首先，机要文件的载体种类日趋多样化，如光盘、U盘、移动硬盘、存储卡等具有存储功能的大容量介质在日常工作中应用非常普遍。其次，文件流转形式由传统的纸质文件流转逐渐转变为网络传递。
　　（2）电子化机要文件的保密管理。机要文件的电子化为工作带来方便的同时，也增加了机要文件的泄密隐患。要做好机要文件电子化的保密管理工作，加强保密意识、提高思想觉悟。要将保密工作落实到以下具体工作中：1.应当配备保密措施可靠的软件及相应的硬件，处理电子机要文件的办公计算机应安装正版软件，及时更新杀毒软件和防火墙;处理机要文件的计算机应当设置符合要求的密码，应设有专门的身份认证系统。2.控制机要文件传递的安全性和电子文件的使用权限，在需要向外单位传递和接收电子机要文件时应经过严格的审查和保密检查，确保机要文件的保密性。
　　4机要管理人员应具备的素质
　　（1）选拔机要人员。机要文件管理的岗位应当安排责任心强和热爱机要工作的人员，管理机要文件的人员需要细心缜密、任劳任怨的工作精神。
　　（2）加强学习，胜任本职工作。机要文件管理员应通过多渠道多形式的学习，提高自身文化素养和专业知识，树立正确的价值观和责任感，将工作态度和能力与机要文件管理紧密相连;牢记工作职责和肩负的使命，加强文件管理相关业务知识的学习，做到懂制度、业务精。
　　（3）通过培训，提高业务水平。单位应积极寻找培训机会，对机要人员进行专业知识培训，提高机要人员的业务素质，增强其职责意识。
　　（4）注重保密意识的增强。对机要管理人员应当加强保密培训和教育，通过举办专题讲座、案例讲解、观看警示教育片、印发宣传材料，经常开展多种形式的宣传活动，增强机要人員的保密意识，在工作中随时绷紧保密之弦，建立强烈的责任感。
　　（5）提高机要管理人员的工作积极性。在工作中给予适当精神奖励或物质奖励，调动机要人员的积极性、创造性和主观能动性，让机要管理人员更加热爱机要本职工作。
　　5管理人员具备的意识
　　5.1服务意识
　　被动服务历来是机要秘书工作的表现形式。作为高校的机要秘书，必须变被动为主动，增强主动服务意识，不分份内份外，只要能做到的，尽自己的最大努力做好点滴事，为领导服务，为全校师生服务。
　　5.2奉献意识
　　机要工作责任大，精神压力大，任务繁琐，与其他工作相比，它是一个“重要的工作，冷门的岗位”。但作为机要秘书，在公与私、苦与乐、得与失等各种落差面前，要守得住寂寞、挡得住诱惑，踏踏实实地做好机要工作。
　　6加强网络保密措施是实现机要文件管理现代化的保障
　　严格机要文件的现代化管理手段，实现微机处理和检索，是机要文件现代化管理工作的重要议题。在确保文件安全的基础上，实现微机处理和检索，可大大地提高工作效率，为日常工作提供便利条件。为此，我们必须认清形势，加强和改进高校机要工作，这对于保持高校稳定，巩固和发展高校的大好形势，保证高校各项工作顺利开展，促进教育事业的发展有着重要的意义。
　　结语
　　随着科学技术的迅猛发展、国际互联网的广泛应用，特别是高校和外界科技交流与合作渠道的日益增多，给高校机要工作带来了许多新情况、新问题。为此，我们必须认清形势，加强和改进高校机要工作，这对于保持高校稳定，巩固和发展高校的大好形势，保证高校各项工作顺利开展，促进教育事业的发展有着重要的意义。
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　　（作者单位：国网山西省电力公司阳泉供电公司）
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