现代项目管理理论在高校信息系统项目管理中的应用

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　　摘 要：据统计，绝大多数高校信息系统项目的失败案例是由于管理失误造成的。高校的项目工作缺乏科学规范的管理方法指导是造成这一状况的主要原因。文章结合在实践中总结的典型问题，利用现代项目管理理论对高校的信息系统项目管理工作提出改进意见。
　　关键词：高校;信息系统;项目管理
　　一、 高校信息系统项目管理中存在的典型问题
　　1.缺乏专门的信息系统项目管理团队
　　高校由于自身的组织和业务特点，其日常的运营工作十分繁重，一般无法做到对项目工作进行专门的管理，项目管理的组织模式一般采取职能型或弱矩阵组织结构，很难采用集中主要注意力于项目工作的项目型组织结构。
　　2.系统使用效果不理想
　　高校信息系统项目往往在建设完毕后发现其使用效果达不到预期目标。造成这种现象的原因是多方面的，最主要的一个原因是需求工作没有做好，高校的信息系统用户构成复杂，需求的收集工作难以尽善尽美，校方与承建方对需求的理解会出现偏差，对项目建设过程中一些需求的增减，双方也会持不同态度。
　　3.项目易受到外部因素影响
　　高校信息系统项目的事业环境因素复杂。高校的信息化建设一般是严格受到国家、省市及行业政策约束的行为，高校内部的整体决策也会对信息系统项目这一局部工作产生干扰。
　　4.与承建方对项目工作的理解产生分歧
　　由于高校与承建方的立场、站位、视角、知识结构等多方面存在差异，对项目工作在诸多方面存在分歧。如这种分歧得不到有效的管控，发展成冲突，导致承建方开发不积极、对于需求的合理变更不置可否，乃至双方对簿公堂，会对项目造成无法挽回的损失。
　　二、现代项目管理理论简介
　　现代项目管理理论的核心是项目管理协会提出的项目管理十大领域的知识体系。这十大管理领域分别是：项目整体管理、项目范围（需求）管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目干系人管理、项目风险管理、项目采购管理。在这个核心知识体系的基础上，人们还提出了项目立项管理、项目合同管理、项目变更管理、项目集管理等知识，共同组成了现代项目管理宏大的理论体系。
　　三、高校信息系统项目管理的改进
　　1.做好信息系统项目可行性分析
　　可行性分析是项目立项管理中的核心部分，它主要对项目的实施条件、必要性和效益进行分析，为立项决策提供科学依据。高校信息系统项目的建设大都是不以易于量化的经济效益作为绩效指标，这就为项目效益分析带来了较大难度。本着科学的态度，可行性分析的绩效指标必须做到可量化。高校必须克服困难，找出符合项目实际的绩效测量方法。例如，面向社会的系统中的远程教育平台系统，其系统的用户数量、活跃度、月均课程上传数量、观看数量、留言数量等均可作为可量化的绩效指标。
　　2.做好项目需求的收集、定义工作
　　决定高校信息系统成败的关键因素是项目需求工作的好坏。高校系统的需求管理面临的最大问题是用户庞杂，需求的收集工作不好开展。在实际工作中，应充分利用项目干系人管理技术和项目需求收集工具，尽可能地获取与协调关键干系人对系统的需求，一定要避免闭门造车、建非所需的情况发生。
　　对需求的正确定义也是需求管理工作重要的组成部分。需求定义的过程中，高校最需要注意的方面是与承建方对需求的理解保持一致。要明确功能性需求的描述，非功能性需求的量化标准，形成完整的需求跟踪矩阵，详细体现在需求规格说明书中。由于合同中无法载明项目需求的细节，因此需求规格说明书在一定程度上起到了合同作用，是具备法律效力的重要文件，高校必须严格审查后才能签字确认。
　　3.做好项目的变更管理工作
　　高校信息系统项目出现最多的变更就是需求的增减。即使是作为甲方，高校也绝对不能抱着增加功能对己有利的原则与乙方合作，不能对需求的增加毫无管控。高校项目管理者需要对系统整体的绩效目标有着非常明确的认识，在需求规格说明书已经签字确认的情况下，对提升项目绩效无显著作用的需求增加要明确说“不”。即便是管理者认为有必要实施的变更，也需要提交变更控制委员会（CCB）审议。CCB是一个专门决策项目各项变更工作的机构，该机构人员不固定，但必须包含某项变更可能会涉及的关键干系人。只有经CCB确认通过的变更方案才可以实施。不仅仅是需求的增减，项目中所有与原计划不一致的工作，原则上都需要通过CCB的确认。
　　4.提升管理者的管理知识与经验水平
　　据了解，大部分高校的信息系统项目的核心管理工作由信息技术部门担任，人员具备一定的信息技术能力，但普遍缺乏专业的项目管理知识与技能。因此，加强信息系统项目管理者的项目管理意识，提升项目管理技能是高校需要重视的工作。适当的培训可以丰富管理者的管理知识储备，更重要的是要培养管理者在項目管理的实践中总结出适合自身的经验教训的能力。在项目管理理论中，存在着一个几乎适用于全部过程的输入项——组织过程资产。通俗讲，要注意总结各类项目工作中共同的规律并将其系统化、模板化，成为高校自身的经验宝库，拿来即用，不仅省时省力，更重要的是会避免诸多因考虑不周造成的严重后果。
　　5.保证项目的有效沟通
　　由于高校项目管理者大都被繁重的日常工作所累，经常忽视与关键干系人的沟通，其结果将会直接影响到项目过程各环节，产生诸如需求理解偏差、计划执行有误等问题。高校信息系统项目管理者应该明确项目的例会制度，定期召集相关人员参与项目讨论，要求承建方通报项目进展，做到对项目的有效掌握。此外，还应该重视非正式沟通渠道的畅通，与关键干系人如用户、甲方代表、高校决策者、上级主管部门等保持有效联系，随时了解最新动态，有效利用良好的沟通技巧，保证项目活动在关键干系人的诉求不发生重大冲突的前提下平稳开展。
　　综上所述，高校信息系统项目管理中遇到的问题是可以通过现代项目管理理论得到有效解决的。当然，在实际管理中遇到的问题与解决方案远不止前文描述的这些方面，本文只是提出了其中几个最典型的问题进行阐述。但现代项目管理知识体系已经被无数案例证明了其科学性，高校树立科学管理意识这一前提是不会错的，在工作中遇到的新问题都可以在项目管理理论的知识宝库中找到答案。
　　参考文献：
　　[1]毛智.计算机信息系统集成的项目管理[J].数字通信世界，2018（10）：139.
　　[2]王素芳.项目范围管理在互联网+大学生网络互动社区项目的应用[J].产业与科技论坛，2018（2）.
　　作者简介：刘硕（1985—），男，北京人，工程师，硕士，研究方向：教育信息化。
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