从信息公开看高校档案管理开放性的价值取向
来源:用户上传
作者:郑淇
摘 要：在信息化成为全球发展共同路径选择的背景下，信息公开已成为国家建设的重要决策。作为信息公开重要窗口的高校档案机构在管理的开放性问题上仍面临着不少问题。考虑到开放高校档案不但有利于充分实现高校档案自身的信息价值，更为高校档案机构的自我提升注入动能。因此，在确定高校档案管理开放的保密性、及时性与档案实体安全性的前提下，为进一步推进高校档案管理的开放性应制定信息密级标准，确定档案开放起始时间，聚焦高校档案管理人员的基本服务工作。
关键词：信息公开;高校档案管理;开放
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2019）11-0063-02
计算机的广泛应用从根本上推动了社会各方面的发展，信息化便是对此过程的精确概括。如今，在信息时代，信息成为一种资源已是人们的共识。档案——作为人们以往社会实践活动当中形成的具有重要记录作用的信息资源，在资源流动和信息开放利用的今天其功能必须纳入公众视野。伴随着我国建设服务型政府的理念不断推进，人们对国家、地区以及行业信息公开化的要求与日俱增。作为公共事业的一个部门的档案机构，包括作为高校信息公开重要窗口的高校档案机构的信息公开化已然成为其当前发展的必然趋势。特别是2008年我国颁布并实施了《中华人民共和国政府信息公开条例》，政府信息公开化迈进了有法可依的新阶段。至于高校，我国教育部于2010年9月颁布第29号令——《高等学校信息公开办法》。那么，在教育领域拓展信息公开化——高校档案信息的开放工作面临着多重挑战。一方面，目前高校档案机构在获取、提供档案信息为主要服务的构想和策略远远不能满足基本需求;另一方面，封闭高校档案信息更难以适应信息公开背景下高校档案机构自我提升的基本要求以及奉行创新服务的发展理念。为此，笔者针对进一步优化高校档案管理开放性机制进行查考，以求为高校档案管理开放性建构和具体实践提供些许有益思考。
一、信息公开下高校档案管理开放性的多维
价值及开放性原则
（一）信息公开下高校档案管理开放性的多维价值
1.开放高校档案是实现高校档案自身价值的有效
途径。档案资源是国家重要的信息资源之一，它关乎国家、社会、人民生产生活的各个领域。作为一种可靠的社会记忆，不仅有着历史价值，更具有影响政治、经济、文化、科技等多方面的作用。在我国，高校档案不仅涵盖高校基本教学、学生情况、行政领域，而且高校的党群材料，也不乏科研、基本建设、仪器社会、产品生产和各种出版物的信息，另外，还涉及外事类、财会类，关联着高校正常运转的方方面面，它们对高校的各项发展也起着重要的作用。高校档案是高校历史的回忆录，档案勾连起来的历史与现实之间的距离，使高校档案负载着特殊的回溯性特征。针对高校档案所蕴藏的不同信息进行了解、整理、分类、完善等工作，提炼出对高校自身建设，对公众生产生活真正有用的信息，使其做到物尽其能，才能使曾经尘封在高校档案馆中的各类档案孕育新的信息，不断产生对社会有用的新效益，进而体现自身的存在价值。
2.开放高校档案是信息化时代发展高校档案工作
的基本要求。目前，我国不少高校正在努力扩大本校档案的信息化规模，大幅提升高校档案管理人员的信息化意识，为开放高校档案工作奠定基础。实践表明，只有开放高校档案信息，“使‘死档案’变成‘活信息’，提供给利用者广泛地、反復地、多角度、全方位、连续不断地利用，才能转化为物质形态的生产力”[1]。高校档案载述着学校自建立以来的成长史，被喻为高校的纪念碑。在信息化持续发展的今天，开放高校档案的重要性不断要求高校档案机构进行“自我充电”，提升自我发展的层次，使高校档案馆由过去的收集、保存工作转向系统化、规模化地提供档案和服务工作。否则，高校档案信息成为孤本，这与信息公开化背景下信息的动态交流相矛盾，这样便不能满足广大高校档案利用的需求。同时，封闭高校档案信息影响人们全面认识一所学校的辉煌和经验，也就无从推动学校工作的进一步开展。因此，开放高校档案是信息时代高校档案事业的助力器，是高校档案工作的发动机。
（二）信息公开下高校档案管理开放性的基本原则
1.正确处理高校档案开放与保密关系的原则。对高校的档案管理工作而言，档案的开放与保密之间的关系不容小觑。高校保存档案的目的是服务高校发展，充分体现档案在促进高校教师科研与教学，学生学习和生活等方面的作用。但同时，高校的档案有相当一部分属于国家机密。因此，高校档案的开放和利用是有前提的，这是关乎国家安危的大事。故而，应当按照国家有关规定开放高校档案信息，严守国家机密，同一切失密和泄密的现象做斗争。根据我国《高等学校档案管理办法》第二十七条的相关规定，“涉及国家秘密的;涉及专利或者技术秘密的;涉及个人隐私的;档案形成单位规定限制利用的”的档案不对外公布。当然，由于档案的生命周期特征和价值特征，高校档案的保密状态是动态的，是随着时代和形势的发展变化而发生调整的。
2.确保档案实体安全的原则。信息化在各行业不断普及，不少高校的档案管理率先实现了数字化。当档案信息逐步录入计算机后，大量的数据便会演变成为一个数据库，这为高校档案的安全保存在系数上和时间上提供了有效的技术支持。然而，对于一些年代久远的高校档案材料，出于技术、材质或机密程度等原因，存在消耗期限，因此，一些档案材料的使用寿命是有限的。在高校档案信息趋于公开的形势之下，部分档案材料因受到自身制成材料，某些人为使用因素或保存环境有限的影响，逐渐缺失破损，可能不再有被公开利用的价值。所以，在高校档案公开的情况下，为确保档案再利用的价值，应正确处理好档案的实体安全问题。对于一些已经出现破损但能够进行数字化处理的档案，应尽快采用数据录入。对于那些不能采用数字化保存的档案，在确保原件安全的前提下，通过扫描或复制，向公众提供复本开放。 3.高校档案开放的及时性原则。美国档案学专家
弗·埃文斯认为：“信息时代最使人惊奇和令人遗憾的方面之一是档案这种记录信息的最古老而持久的形式，虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的，却仍然很少为人们所知道和了解，因而这个信息资源从总体上说，还很少得到有效的利用。”[2]随着信息公开的全面实施，高校档案机构理应响应国家号召，将那些已经度过档案封闭期的档案及时向利用者公布。毕竟档案信息资源具有一定的生命周期，如果高校档案机构错过提供档案信息的最佳时机，将直接降低高校档案被利用的价值，导致档案保存意义受到影响。
二、信息公开下高校档案管理开放的路径
在信息公开的“生态环境”日益良好的背景下，作为信息集散地的高校档案机构，是信息开放的积极参与者和执行人。最大限度地满足利用者对高校档案资源的使用需求，成为当前高校档案机构亟待解决的问题。显然，制定行之有效的管理开放对策，尤其是在信息公开的背景下，必定推动高校档案机构开放利用的长远发展。
（一）制定信息密级标准
在前文中，我们已经论述了，高校档案的公开与保密是相互协调的关系。保密的最终目的，同样是推动档案资源的合理利用。为了推动信息公开背景下高校档案，各高校应在维护国家安全的基础上，制定信息密级标准，为信息公开提供参照标准。信息密级标准主要指的是高校档案管理机构针对不同的档案文件决定是否公开和对哪些有限的人公开。其中，密级标准主要取决于档案信息本身的内容。同时，信息密级标准不是固定不变的，它应依据时间年限和时代形势的发展变化而进行适当的调整。
（二）确定高校档案开放的起始时间
《中华人民共和国档案法实施办法》中规定，关于档案开放的起始时间：经济、科学、技术、文化等方面的档案在不触及国家安全和国家机密的情况下可以随时向社会开放。由于高校档案机构中的多数档案均属此行列，是否均可以直接进行开放，是目前高校档案工作人员面临的一大难题。具体来说，在高校开放工作的实施过程中，针对可开放的档案内容的规定仍留下不少空白，哪些属于机密性档案，进行鉴定和开放的责任归属问题，在鉴定模糊的情况下是否有必要直接进行延期开放等问题，导致高校档案开放的可操作性十分有限。
（三）档案工作人员务必做好档案开放的服务工作
高校的档案公开工作有着极强的服务性质。作为档案开放工作的直接参与者，尤其在信息公开的大背景下，高校档案工作人员要以服务为己任，以高标准的服务为宗旨，努力做好高校档案的公开工作与信息利用者之间的润滑工作。众所周知，高校档案机构留存的档案数目极大、种类繁多，因而档案工作比较复杂和烦琐，加之各类利用者对档案资源的使用情况大不相同，这就要求高校档案工作人员必须具备高度的责任感，基于政府信息公开当中“以人为本”的理念，转变长期以来保守的档案价值观念，依据本高校档案机构保存档案的性质、内容、范围等特点，具体安排档案公开的工作。
在高校档案信息基础设施进一步完善的前提下，电子文件管理、馆藏数字化和档案信息网络服务成为高校档案发展的三大主线。时代对高校档案机构管理人员的职业技能不断提出新要求，因此，为了确保快速有效地向利用者提供专业化的高校档案信息服务，高校檔案工作人员还应积极展开“自我充电”，确保“运用熟练的信息技术和计算机技能扩大档案开放传播途径，面对电子文件的收集、整理和开放，档案工作人员还需要学习数据库及数据库管理系统、计算机检索、网路技术及基本的设备配置知识，为档案开放利用工作的进一步发展做好充分准备”[3]。
三、结论
本文通过分析信息公开背景下高校档案开放工作目前面临的主要问题，重点探究了高校档案管理开放性的多维价值和基本的档案开放原则，提出了高校档案管理开放性的具体实施路径，以期促进信息公开环境中高校档案机构开放性发展。
参考文献：
[1]陈智为等.档案管理学：第3版[M].北京：中国人民大学出版社，2008：25.
[2][美]弗兰克·B.埃文斯.档案展望[J].档案学参考，1985，（1）.
[3]张晓蕾.政府信息公开背景下的档案开放利用研究[D]. 哈尔滨：哈尔滨工程大学，2014.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-15047987.htm
