浅谈集团公司资金集中管理存在的问题及应对措施

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　　摘 要 集团企业在经济全球化发展的过程中，实现资金的集中管理、统一调配，有利于优化资金配置、提高资金的使用效率。跨国集团公司掌握了很多在资金集中管理方面的先进技术以及经验，比如和国际银行合作实施资金池的集中管理模式，再比如由国外母公司支持取得较高的信用等级实现统一的融资管理。但是跨国企业由于其业务的特殊性、境内外关联公司多、外币收付款业务多等特点，在资金管理方面存在一些困难。本文以N跨国集团大中华区总部为例，分析其在资金管理实践中还存在资金报告质量低、应收应付账款管理与资金管理相脱节、共享中心项目业务流程设计有缺陷、资金交易信息系统缺乏流程化等问题，针对这些问题，本文提出加强资金报告管理、提高报告质量、加强应收应付账款管理、加强财务共享中心政策法规知识培训、加强资金集中管理信息系统建设等改进建议，以期提高集团公司资金管理效率与水平。
　　关键词 集团公司 资金集中管理 问题 应对措施
　　一、集团企业实施资金集中管理的必要性
　　资金集中管理是指企业集团将各个部门及子公司的资金集中调配和使用的财务管理模式。对企业集团来讲，实现资金统一调配和集中管理，资金富裕的可以随时补给资金短缺的分支机构，可以提高资金的利用效率，优化资金配置。通过分支机构的内部资金借贷和调剂，可以减少向金融机构的外部借贷，降低借贷成本和利息费用。资金集中到公司总部统一监管，可以加强日常运行的监督，加强风险控制，使资金投放符合集团整体战略，防范公司整体财务风险。
　　二、集团公司实施资金集中管理存在的问题
　　（一）资金报告质量低
　　1.资金报告收支数据不准确。企业在月度结账时，通常都会编制资金报告，总结当月或者当年资金收支情况，并预测下月的资金收支。在月末负责编制资金报告的财务工作者发邮件给负责各项收款和付款的同事，归集各项收支业务。但是由于提供数据的工作人员比较多，有些会计经常出现遗漏登记的情况。资金会计在数据遗漏的情况下，通常用收入数据和资金余额倒挤得出支出数据，人工调整支出收据，但调整没有任何依据，造成资金报告内在逻辑的不平衡，降低了收支数据的可信赖程度。
　　2.资金预算方法不科学。在编制半年度或者年度资金报告时，一般会根据当年的资金收支情况，预测未来两年的资金收支，预测的时候统一用收付款各子项目的当年数据，乘以统一固定的系数（通常大于1），得出未来年度的资金预测数据。这种预测方法使得不管资金流的性质如何，都按照稳中有升的趋势得出预测数据，而事实上并非所有项目的资金流入或者流出都是按照同一速度和趋势增长的。
　　（二）应收应付账款管理与资金管理相脱节
　　1.资金管理与财务会计部门机构设置增加了沟通成本。集团把财务会计工作外包给第三方，成立了共享中心，资金管理部门则成立了技术共享中心，而具体的资金交易由在境外的资金交易中心来统一操作。机构复杂，增加了沟通成本，降低了沟通效率，把原有的财务会计和管理会计相互融合的职能人为割裂开来。比如外包公司在处理付款的时候，只是机械性地做发票审核工作，而不会考虑关于资金管理层面的问题，比如供应商主数据管理、账期管理、账龄分析、供应商融资等管理问题。
　　2.资金管理部门忽略了对应收应付账款的管理。在资金管理工具的运用上，N跨国公司运用了大部分工具，并取得了很好的效果，比如现金池业务、外币的套期保值等。但是由于部门和岗位设置的问题，资金管理部门、财务会计部门以及共享服务中心各司其职，各管一摊，属于并行部门，资金管理忽略了对应收应付账款的管理。应收应付账款由财务共享中心操作，只是停留在操作层面的业务处理，有大量应付账款由于财务会计部门以及共享服务中心会计员工更换频繁、交接不完善等因素，出现了发票及付款申请丢失等问题，超过账期不能及时支付，增值税、进项税得不到及时抵扣而过期。由于应收账款未及时寄出发票、业务流程更换税务开票工作人员被裁减无人开票等，所以不能及时收款。其实资金管理不外乎对投融资以及对应收账款、应付账款的管理，投融资的数量不会特别大，管理好应收账款、应付账款的循环，维持通路顺畅，是资金管理部门的重要工作。但是通常资金管理部门把工作重心放在融资、金融工具的运用、现金池以及银行新业务品种的运用、资金报告的编制上，却忽视了日常业务量最大也是最基础的应收账款、应付账款的管理。
　　3.关联公司外币付款税务备案进程缓慢。很多跨国企业境内外存在大量的关联公司，外币业务比较多。比如外籍员工在境外的社保，由境外关联公司代垫付给境外的保险公司，再由境内外企偿还給境外关联公司;境外关联公司来境内外企考察访问的费用。对不同类型的非贸易外币付款，外管局和税务局有复杂的监管和备案流程。但是由于是关联公司的交易，跨国企业境内外关联公司之间在交易发生的时候，没有签订合同、授权信。在向境内外企发送账单的时候，只是按照金额发送，不能及时提供访客护照签证、海关入境记录、境外企业居民税收身份证明等税务备案需要的支持文件，不能及时针对应付境外关联公司申请税务备案，造成大量的外币应付账款无法按照账期及时支付。
　　（三）共享中心项目业务流程设计缺陷
　　在N跨国公司近期开展的由数据到报告（Record to Report）的共享中心项目中，资金管理部和财务共享中心重新设计了外币付款的业务流程，即将在大中华区实行。项目的主要变化是之前由各企业财务会计操作的外币付款业务，外包给位于成都的财务共享服务中心操作。在项目的流程设计中，规划了发票由企业财务邮寄到共享服务中心的发票扫描中心，扫描到系统中，再由共享服务中心应付账款部门操作付款流程。但是在整个业务流程设计中，没有考虑到外币付款业务受到了国家外汇管理政策的管制，共享中心财务对按照国家外管政策和税务政策需要执行的备案业务缺乏相关经验和知识。项目只考虑了贸易项下的外币业务，对服务贸易的外汇业务流程设计存在缺陷，会给企业运营带来风险。 　　（四）资金交易信息系统缺乏流程化
　　企业对不同的资金交易、结汇、转款、套期保值等业务，运用不同的操作或者系统，由境外的资金交易中心操作。比如同户名人民币转款，转款的目的是发工资。企业会计会提前一周给境外的资金交易共享中心发邮件，邮件内容包括收付款账号、公司名称、转款金额和转款日。这种邮件的形式，被遗漏或者遗忘的风险比较大，碰到重大紧急的资金收支，会给交易的正确性和及时性带来比较大的挑战。
　　三、加强集团公司资金集中化管理的措施
　　（一）加强资金报告管理，提高报告质量
　　要使资金报告成为能准确反映资金收支情况的晴雨表，必须提高资金报告的质量。
　　1.资金报告数据由专人复核。由于提供资金报告的数据来源于财务不同的部门，比如会计部、税务部以及关联公司、分公司的财务部门，每个人只提供自己部分的数据，没有对当月的数据收付款进行全盘复核。这种做法难免会有遗漏或者错误，例如付款忘记登记、小数位数登记错误。数据由做资金报告的会计收集合并以后，可以根据银行对账单检查核对，保证数据的完整性、准确性。
　　2.加强各部门的沟通，增加财务工作者对资金管理重要性的认识。很多财务工作者都认为资金报告只是对资金收付款的简单记录，并没有认识到资金管理的重要性，赶上月底结账忙，常常不能按时提交资金报告的相关数据。税务部门在提交比如代扣代缴所得税时以及外币付款计划时，由于税务局的备案进度很难掌握，所以不能及时提供外币付款交税和支付的大额外币资金金额。有时候资金比利润更加重要，一旦资金链断裂，企业往往无法生存。资金管理是管理会计的最高级别。资金管理部门要加强和会计部、税务部沟通，对各部门开展资金管理培训，引起各个财务部门的重视。税务部门也需要加强和税务局沟通，掌握税务局对外币支付的备案节奏和周期，及时上报外币付款预测数据。
　　3.资金预算按照不同的收支性质制定系数。关于资金预测数据，不能所有收支都是按照当年的收支乘以同样的系数，以同样的增长比例预测，这样做出的资金报告流于形式、缺乏科学性。预测要充分考虑企业所处宏观环境以及企业自身的经营情况。对不同性质的收支，比如投资、收入、利润分配等，不能乘以同样的系数，对收入的预测，也要根据不同客户的经营状况和信用情况，制定不同的系数。
　　4.建立健全资金报告的绩效考核。企业给资金报告的预测准确性确立了关键绩效指标，差异为5%以内。但现实中存在资金报告本期预测数和本期实际数差距较大或者数据准确性较低的问题，差异率达到了40%以上。资金报告不但要体现关键绩效指标，还需要对其进行分析，找出出现差异的根本原因，提高资金预测的准确度。根据关键绩效指标的达标情况，由负责编制资金报告的财务工作者给不同的数据提供者打分，把资金报告的绩效指标列入绩效考核的内容。
　　（二）加强应收应付账款的管理，融入资金管理
　　1.重视应收应付账款管理。资金管理部门常常把大量精力用到对融资和套期保值等金融工具的运用上，忽略了对日常应收账款和应付账款的管理。如果应收账款和应付账款的通道不畅通，收款不能及时收回，付款不能按照账期支付，就好比人体的血管堵塞一样，无法实现对资金的有效管理，还会额外增加融资成本。资金管理部门要及时跟踪财务共享中心对应收应付账款的清理情况，对长期挂账的账款，给予政策辅导以及清账建议，同时要加强和银行以及外汇管理部门的沟通和协调。
　　2.共享中心统一设置。企业对不同的财务模块设置了不同的共享中心，比如对会计、资金、资金交易、成本、税务设置不同的共享中心，部分业务外包到不同区域的其他公司甚至其他国家。这样将资金管理部门和财务会计部门人为地割裂起来，增加了资金管理的沟通成本。如果统一设置财务共享中心，把财务会计、资金、资金交易、税务等工作内化到企业的共享中心的子部门，在相同的办公地点，资金管理部门就可以及时得到会计部门关于资金收付的数据，有利于统筹规划，减少沟通成本，使资金交易更加及时，提高资金管理的效率。
　　3.与境外关联公司沟通，制定好付款计划。跨国企业的境外关联公司比较多，而由跨国公司境外集团总部提供共享服务、统一分配的这部分付款，往往金额非常大。要根据账期以及税务备案的周期情况，提前和境外各个关联公司约定好付款的时间安排，约定双方收付款的日期和频率，比如季度支付等。这样有利于境内外各关联公司按照计划做好资金调配，提高资金使用效率。
　　4.加强与业务部门以及法律部门的合作，完善关联公司业务流程。关联公司业务要按照外管政策的规定，在交易发生之前先订立合同。关联公司的交易都以合同作为依据，做到“亲兄弟明算账”。合同订立好后，再依据合同执行交易，分摊费用。在签订合同的过程中，往往业务部门的同事很难理解签订合同的重要性，需要会计、税务、资金管理等几个财务部门合作，对业务部门开展培训，促进其员工了解税务政策和外管政策，协助财务部门工作，及时提供所需文件。
　　5.未雨绸缪，应对汇率变化。对跨国企业大额的外币资金支付，要做好计划，提前半年按照付款金额大致预估付款金额，套期保值，防止由于汇率大幅波动给企业带来损失。套期保值的目的是规避风险，而不是赚取汇率差盈利。
　　（三）加强财务共享服务中心的政策法规知识培训
　　财务共享服务成为了跨国企业集团业务流程处理的趋势，各项业务逐步转到共享服务中心统一处理。在这一过程中，要加强对财务共享中心会计关于政策法规的培训，围绕外管政策、税务政策开展全面的培训，使财务共享中心不仅在业务操作层面有熟练的业务处理能力，对各政府部门相关的备案流程也有相应的知识和经验。资金管理部门和税务部门的相关专业人士，对外管政策和税务政策非常熟悉，和外管局以及税务局也保持了良好的关系，要充分参与公司财务共享服务中心的业务流程设计，给出全面的管理建议，有效规避政策风险，使操作更合乎国家政策法律法规的规定。合规性要作为财务共享中心建设的首要前提，在合规化、规范化的基础上，实现财务共享服务的标准化和统一化。
　　（四）加强资金集中管理信息系统建设
　　1.统一资金交易系统，资金交易流程化。要对各种资金交易设计统一的资金交易系统，由企业财务发起申请，资金交易中心接受申请，操作资金交易，反馈资金交易的结果，在同一个系统流程中操作。这样各方都能通过系统查看交易進程、交易是否操作成功，避免发送邮件人为疏忽和遗漏。
　　2.资金报告系统化，发挥共享中心的数据共享作用。N跨国企业虽然设置了会计和资金管理的共享中心，但是并没有实现真正的数据共享。要把各个关联公司手工编制的资金报告放到统一的资金报告系统中，各关联公司可以及时查看对方的往来账款的收付计划，做好本公司的收支安排，减少额外的不必要的融资成本，提高资金管理的效率。
　　四、结语
　　资金集中管理能帮助跨国企业优化资金配置，达到企业高效益发展的目标。
　　由于机构设置、外管政策、汇率变动、关联交易等情况的特殊性，跨国企业资金集中管理要统筹考虑各方面因素，积极解决其中的问题，适应中国的外汇管理政策和税务政策，规避风险，才能做好资金管理工作，实现跨国企业境外公司的资金有效管理，促进整个企业集团发展。
　　（作者单位为雀巢<中国>有限公司）
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