基于互联网技术档案管理之管见
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摘 要：目前基于互联网技术档案管理缺乏管理法律体系，档案管理理念和服务方式具有一定的局限性，且存在安全风险。为推动档案现代化信息化管理进程，切实发挥档案信息在经济社会发展中的重要作用，必须转变传统档案管理观念，转变档案查询利用方式，构建基于互联网技术的档案管理模式，加强基于互联网技术档案管理法律体系建设，强化档案现代化管理基础设施建设，建立稳定的数据库，建立健全档案网络安全体系，提高档案管理人员的综合素质，推动档案事业发展。
关键词：互联网技术 档案管理 现代化管理
中图分类号：R47 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）11（a）-0184-02
互联网和信息化技术为档案现代化管理指明了方向。作为档案管理者，要形成互联网思维并强化其与档案管理工作的紧密联系，认清基于互联网技术档案管理面临的挑战和存在问题，通过采取切实可行的管理策略和措施，构建基于互联网技术的档案管理模式，推动档案现代化信息化管理进程，切实发挥档案信息在经济社会发展中的重要作用，推动档案事业发展。
1 面临的挑战
1.1 转变传统档案管理观念
基于互联网技术的信息科技的迅猛发展，传统档案管理必将为现代化档案管理所替代，必将打破传统的“重藏轻用”“秘而不宣”的档案管理观念。这要求档案管理必须创新管理方式，坚持“以人为本，服务至上”的档案服务理念，根据利用者的不同需求积极主动地开发档案信息资源，促进档案知识化、信息化和高效化管理，为不同利用者提供最佳的档案服务。
1.2 转变传统档案管理手段和方式
随着现代科学技术和信息化手段的普及，需要收集越来越多的档案信息来促进经济社会协调发展。如果沿用传统手工收集方法，难以保证收集和保存的信息资料的系统性、完整性和时效性。这要求档案管理必须应用基于互联网的电子信息化技术，及时收集、准确鉴别、合理归档和妥善保存档案信息资料，进一步提高档案信息的可用性。
1.3 转变档案查询利用方式
纸质档案是传统档案的主要存在形式，其利用模式包括查阅室设置、档案外借与复制、出具档案证明、提供咨询服务、印发目录等。基于互联网技术的档案管理必将降低利用者对纸质档案的依赖程度，更倾向于利用网络获取档案信息，以供所用。
2 存在的问题
2.1 缺乏基于互联网技术档案管理法律体系
要想使档案管理获得最优预期效果，必须制定并严格遵守基于互联网技术档案管理法律体系。目前我国尚未颁布实施基于互联网技术的档案管理法律体系，难以合理利用互联网技术实现规范科学进行档案管理。
2.2 档案管理理念和服务方式的局限性
目前我国基层档案管理机构尤其是基层单位仍然沿用传统管理理念和服务模式，没有调整优化适应基于互联网技术档案管理理念和服务方式，难以发挥综合性应用内部各类档案信息资料的实际价值。
2.3 存在安全风险
基于互联网技术的档案管理对管理人员有较高的要求。如果不能合理利用互联网技术进行档案管理，可能出现档案丢失缺失、密级档案泄露等不同的安全风险，这不仅不利于档案信息化现代化管理，更不利于档案事业的发展。
3 策略和措施
3.1 加强基于互联网技术档案管理法律体系建设
要保证“互联网+”合理应用于档案现代化管理，必须加强基于互联网技术档案管理立法工作，提高立法质量，健全完善基于互联网技术档案管理法规体系，确保基于互联网技术档案管理各方面都有法可依，使档案现代化管理改革发展具有基本的法律保障。要加强基于互联网技术档案管理行政执法工作，不断提高执法水平，推进依法行政，加大执法监督检查的力度，严格实施档案管理法律、法规和规章。要普及基于互联网技术档案管理法律、法规和规章，深入开展法制宣传教育，切实提高全社会基于互联网技术档案管理法律意识和素质，促使基于互联网技术档案管理事业在法制轨道上健康发展。
3.2 强化档案现代化管理基础设施建设
为顺利开展基于互联网技术的档案现代化建设工作，需要强化基础设施建设。这要求相关部门要根据档案管理的发展趋势，投入足够资金，配备计算机硬件设备、软件設备、各种辅助设备、基础网络以及刻录机、扫描仪、档案信息管理系统等相关配套基础设施，为档案现代化信息化管理提供重要的物质保障。
3.3 建立稳定的数据库
基于互联网技术的档案管理，一般以数字形式保存档案信息，并利用互联网传输、即时传播和发布档案数据信息。可见，档案数字化管理已成必然，这要求建立数据库并保证其稳定性。数据库在符合网络传输标准的基础上，还应便于档案管理人员使用与阅读，能随时检索档案信息。所以，应使用先进的管理软件建立数据库，增加使用期限，降低更换频率，强化安全管理为数据维护，切实提高基于互联网技术档案管理工作效率和工作质量。
3.4 建立健全档案网络安全体系
档案信息是社会核心信息资源，档案信息安全关系到国家安全，关系到百姓利益，责任重于泰山。档案信息化进入了高风险区。
基于互联网技术的档案管理必须保证档案信息资源的安全性，必须重视并建立健全的档案网络安全体系，确保安全存储和安全使用档案信息资源。 必須重视档案信息资源的安全，严格遵守档案信息资源使用制度和操作规程，不断强化各环节监管责任。
必须明确档案信息资源使用原则，建立完整的等级使用制度，按照保密等级分类管理档案信息资源。
必须定期不定期组织安全检查，测试和维护档案信息管理系统，从数据库和操作系统底层保护相关数据文件，形成完整严密的证据链，实时报警试图篡改数据行为，及时发现并处理各种安全隐患，提高档案信息资源的安全性。
为了建设给予互联网技术档案管理安全体系，需要认真研究分析数字化、网络化条件下档案安全遇到的深层次问题，特别是针对网络入侵的紧迫、要害问题，创新思维方式，科学地制定和务实地实施档案安全体系建设的策略;全面地应用先进和实用的信息安全技术;全面制定和严格实施档案安全法规制度和标准规范。
3.5 提高档案管理人员的综合素质
提高管理人员的专业知识素养。基于互联网技术的档案管理需要具有相关专业知识与技能的实用型人才，应熟练掌握前瞻性档案管理理论知识即与之相适应的管理能力，做到专业性与实践性的有机统一，通过教育培训和自学等方式不断提升自己的档案管理工作能力，实现全方位、多角度发展。
选择业精德强相对固定人员为档案管理者。档案管理工作较为枯燥，管理人员应具有良好的职业道德，具有极端负责的工作态度，应选择熟练认真的在编人员从事档案管理工作，避免人员频繁流动而发生档案泄密。
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