生产管理信息系统与库存管理的研究
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作者:庞国强
摘 要：库存管理越来越为企业经营者特别是物流的管理者和经营者所重视。库存是有成本的，在很多企业这个成本占用大量的流动资金。减少库存，降低库存成本，追求零库存是库存管理乃至物流管理的中心及极点，也是企业“第三个利润源泉”的重点所在。
关键词：库存管理 成本 物资编码 模板
1 建设背景
随着各个行业已经专业化和计算机网络的发展，我国无论交通、信息等各行业都有飞速的发展。传统的库存管理方法已经不能满足当今天需要，不再认为“库存越多”对生产越有保障，在对生产保障的同时“库存越少”越好，甚至是“零库存”。
2 库存管理论综述
库存管理是在库论的指导下，在经济合理或某些特定的前提下，如不允许缺货与降低服务水平等，建立库存数量的界限，即库存量（需求量）、库存水平、订量等数据界限。简单地说库存管理主要是企业经营者解决何时补充订货，补充订货是多少，以及库存系统的安全库存量、平均库存量、周转率、缺货次数各是多少等问题所采取的方法。
2.1 库存含义
库存是指处于储存状态的物品，广义的库存还包括处于制造加工状态和运输状态的物品。
2.2 库存的功能
如果说“资金是世界运转的润滑剂”，那么库存就是整个物流运作的润滑剂，它使采购、生产、销售等各个环节的独立经济活动成为可能，并调节各个环节间供求的不一致，起到连接和润滑的作用，库存在生产和营销的作用体现在以下方面：
（1）稳定生产、经营的规模，使企业获得规模经济的效益。
（2）协调供求关系，维持均衡生产。
（3）促使制造专业化和物流系统的合理化。
（4）减少需求和订货周期的不确定对企业的影响。
（5）在供需的某些关键环节中发挥缓冲的作用。
2.3 库存管理方法（ABC分类）
（1）库存物资分类管理的必要性。
企业库存物品数量很大，品种规格很多，如果不管重要次要，短线长线，不分需要量大小，单价高低，都施以同一的管理方法，给予同等的注意，这种管理不但会造成管理人员千头万绪，忙乱不堪，而由分散精力，效果也不好，甚至有些重要的、资源緊缺的物资会因得不到足够注意而缺货，使供应中断，影响生产。库存和物品分类管理基于在管理中要突出重点、兼顾一般这个原则而展开的，分类管理法的实质是重点管理法。
（2）库存物资ABC分类的方法。
ABC分析法是一种比较简单实用的分类管理方法，一般的分类原则：少数品种在总供应额中占了很大比重，而占品种数很大比重的物品，在总供应额中所占的比重并不大。其ABC分类标准如表1。
（3）ABC各类物品的管理控制方法。
通过对库存物资的ABC分析，指明了库存管理的重点所在。A类物资是企业管理的重点，B类物资是介于A类与C类之间。
3 企业资产管理系统（EAM）[4]结合的库存管理
为了能更好管理生产，于2000年引进企业资产管理系统，并与MRO公司一同实施，该软件以设备以帐为基础、以工作任务的提交、审批、执行为主线，按照维修、预防性保养和预测性保养几种可能模式，以提高维修、保养效率、降低总体维护成本为目标，将采购管理、库存管理、人力资源管理等集成在一个数据充分共享的信息系统。在库存管理方面，实际上也是类似物料需求计划（MPR）。
3.1 企业资产管理系统
企业资产管理（Enterprise Asset Management）简称为EAM，EAM就是用计算机系统辅助企业管理好企业有形资产，使之物尽其用，安全运转，并保证生态环境不受侵害，同时最大限度地提高维护效率，降低维修成本。
3.2 物资数据的管理
3.2.1 物资数据概述
物资数据——按物资标准的要求，对某项物资进行唯一性描述的记录，包含物资编码、类别编码、物资描述和基本计量单位。
它具如下的功能：
（1）有利于增加物资资料的正确性。
（2）有利于计算机管理：有了良好的库存物资编码，再配合计算机的使用对物资进行记录、查找、核算、统计分析，能大提高工作效率。
（3）有利于防止物资舞弊事件的发生。
（4）有利于压缩物资品种、规格。
3.2.2 物资标准简介
物资标准指物资分类和属性模板，属性模板包括属性设置和属性填写规范;其中，物资分类及属性模板是物资标准的核心;物资分类原则、属性模板填报指南是其重要说明和补充。示例如图1。
（1）物资数据的分类。
中国海洋石油总公司目前的分类共分为43个大类，分为原材料、成品、设备&配件、工具及其他这4个组别。
（2）属性模板。
属性模板是用以描述物资自然属性及关键参数的表单。属性模板包括小类编码、小类名称、分类说明、基本单位、属性顺序、属性名称、属性说明、属性必填或选填规则。目前的属性模板的结构为五段式。
（3）物资描述。
物资描述按物资标准的要求，进行标准化处理，以数字、符号、文字等对物资属性的客观描述，用以指代具体物资进行物资管理活动。物资描述优化的最终目标是一物一码。
3.3 库存管理流程
由于使用的EAM管理系统，对于库存物资采购入库、出库退库流程、内部调拨流程是由系统严格的控制，各种单据都能在系统中实现工作流程，各单据的流转实现电子化，加快了审批程序，简化流程，保证数据准确性。 3.4 MAXIMO系统ABC分类法
由于公司的库存物资数据量大，根据ABC分类方法的步骤，无法按库存物资明细进行ABC分析，只能按库存编码大类物资进行ABC分析。
3.5 库存管理分析
库存管理最终目的，是通过库存成本的分析，对我们仓库管理的水平的分析，充分利用数据库分析功能，以达到降低库存的目的。
（1）仓库及各类物资成本的统计。
通过系统每月结账功能，将各仓库每月仓库及各类物资动态情况在报表中体现。
（2）仓库资金动态分析。
有了基础数据就可以对仓库资金进行动态分析，可以分析库存资金趋势，给管理层提供决策的依据。根据财务周期，我们可统计每月库存资金的情况，分析出各仓库库存资金的趋势。
利用系统和数据分析的功能，远远不止这些，如库存物资的周转率、基本库存日報及月报表。
4 降低库存管理水平策略
4.1 寄售物资管理
中海油湛江分公司对于海上作业经常消耗且消耗量在的材料如破乳剂、清水剂等化学药剂，井下作所需的电缆等。分别与指定几家供应商签合同，同意将它的供货的产品存放在基地仓库，由第三方物流公司对其产品进行管理，用户需要直接提取并记账，月底由材料结账，库存不足由供应商自行补充。
4.2 长期价格协议模板的概述
对于在有限湛江分公司使用的物资与供应商签定的供货合同有效期内价格不随市场价格变动的物资清单。供应商和用户承担一定的风险，用户只需根据清单上的内容进行采购。这种类型与寄售物资又不同，它是没有仓库，用户如有需要直接采购。由于长期价格协议模板购买周期很短，可以大量减少库存量，但会稍微增加周转成本。
4.3 安全库存
安全库存是一种缓冲库存，是为了保证具体工作供应过程发生变故时能不间断地组织供应而建立的库存。
在油田对一些重要设备，如发电机、空压机，它的零部件是相当重要，一旦造成意外停机，又无备品备件，对生产的影响是相当严重的，安全库存就显得及重要。在MAXIMO系统中，库存控制的应用程序中有安全库存点的体现，通过报表的形式，给库存管理人员提示：“哪些库存物资到安全库存，需要采购”。同时通过工单领料预留可以预测哪些库存物资即将到了安全库存点，库存管理人员可以做到心中有数，可以通过系统及时准确采购，降低库存。
5 结语
库存的作用就在于使各个环节能独立进行经济活动，调节各环节之间由于供求品种及数量不一致而出现的矛盾。
现中海油湛江分公司先借助国外EAM[4]系统软件，有效采用新管理方式不是孤立地、分割地研究库存，而是从系统角度，使企业内部生产、采购、库存各环节形成“链”的关系，环环紧扣，整合各职能部门的活动，以实现企业整体效益的提高。该系统设计是以设备维修为主线，库存、采购为辅，有机将生产维修与库存采购结合为一体，这种物资需求计划（MRP）的管理模式与现有计算机网络化，实现了企业各个环节、各项活动的集成化、协调化，把低的库存和高的用户满意结合起合起来。
参考文献
[1] 陈秋双. 现代物流系统概论[M].北京：中国水利水电出版社，2005.
[2] 现代物流管理课题组编.物流库存管理[M].广州：广东经济出版社，2005.
[3] 现代物流管理课题组编.供应链管理[M].广州：广东经济出版社，2005.
[4] 陈义仁.企业物控管理实战宝典[M].广州：广东经济出版社，2003.
[5] 沈小静， 赵小钊， 李旭. 我国出口企业的供应链[J]. 市场周刊，2008（2）：46-47.
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