干部人事档案管理工作研究

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　　【摘要】干部人事档案管理工作是干部工作的基础，随着干部人事制度改革的不断深化，干部工作的规范化，对干部人事档案管理工作提出了新的更高的要求。文中从分析当前干部人事档案管理的现状出发，就如何做好干部人事档案管理，充分发挥干部人事档案作用，谈几点体会，与同行们交流探讨。
　　【关键词】干部人事档案；管理；作用
　　【中图分类号】G271 【文献标识码】A
　　【文章编号】1007―4309（2010）10―0101―1.5
　　
　　干部人事档案用于记述和反映干部个人经历和德才表现，形成于人事管理活动的过程中。它参照一定的方法和原则，以个人为单位，鉴定、分类、排序、编目、技术加工和装订收集起来的档案材料，使之成为条理化、系统化的专门案卷并将其保存起来以备参考的表格、文字及其他各种形式的历史材料。它如实地反映了个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况，为全方位考察了解和正确使用干部提供了真实、可靠的第一手资料，在干部人事工作中具有重要作用。
　　
　　一、干部人事档案管理之现状
　　
　　必须在加强干部人事档案管理之前明晰干部人事档案管理的现状。窃以为，当前主要存在的问题主要有以下几个方面：
　　（一）档案意识淡薄
　　干部人事档案这项工作不易引人注目。长期以来，包括领导干部在内的许多人对干部人事档案工作的认识仅仅停留在表层，往往缺乏对这项工作重要性的认识，有些单位在考察、任用干部之时忽视档案的存在，从而导致“档案无用”论的出现，致使有些单位领导和管档人员缺乏档案意识，不注重对档案的建立、保护和利用。
　　（二）缺乏完善的制度
　　干部档案这项工作须按规章制度办事，坚持依法管理，具有很强的政策性、专业性和保密性。欠缺一定的规章制度会使管档人员陷入无所适从、无章可循的窘境。有档案管理制度的单位在实际操作过程中往往又没有将制度落实到位，对档案的整理工作造成了一定的负面影响。
　　（三）缺乏先进的管理方法
　　干部人事档案工作大都通过手工进行操作，尚未普及先进的现代技术手段，传统的管理模式使档案工作长期陷于冗长繁杂的拆、装、查、找的困境，已经不适于干部人事档案管理工作发展的需要。
　　（四）档案干部素质不高
　　从目前情况看，档案工作者多数为素质参差不齐、缺乏的责任意识的兼职人员，他们普遍对档案工作不熟悉，不注重档案的日常管理，致使档案管理工作长期处于被动应付状态。
　　
　　二、干部人事档案的作用
　　
　　干部人事档案工作是档案工作的重要组成部分，因此为了保证干部人事档案工作的顺利开展，我们应该正确认识干部人事档案的作用。
　　（一）干部人事档案是正确处理组织人事工作的重要依据
　　知人用人是组织人事工作的根本任务，其前提是对人的全方位了解，不仅要明悉其德才，又要知晓其长短。要做到这点，除直接考察拟任用干部的现状之外，还须通过人事档案资料。
　　（二）干部人事档案是澄清干部个人问题的凭证
　　干部人事档案是干部个人经历的记录，可为干部工资级别的调整、参加工作时间、入团、入党时间的确定或更改及干部个人的历史遗留问题的解决等提供可靠的信息。
　　（三）干部人事档案为充分利用人才资源提供必要的信息
　　干部人事档案储存人才资源材料，记录个人成长经历，通过统计、分析档案中学历、奖惩等相关数据，掌握人才成长规律，有助于人事部门制定长远的人才培养计划，使干部的人事管理科学化水平得到提高，同时正确启用人才资源提供可靠的信息，尤其是为党组织选配品行兼优的好干部提供了保证。
　　
　　三、加强干部人事档案管理的对策
　　
　　干部人事档案工作为干部人事工作服务，只有有效地协调干部的管理和干部人事档案管理，才能够发挥干部人事档案的作用。所以，为了使干部人事档案实现规范化、制度化、科学化管理，充分而有效地发挥干部人事档案的作用，使其更好地为干部人事工作服务，必须从以下几个方面入手：
　　（一）创新档案管理意识
　　干部工作的一项基础性工作便是干部人事档案工作，干部人事档案工作是做好干部工作的基础和前提，对于全面地了解干部、正确使用干部来说具有重要意义。随着干部人事工作的迅速发展以及干部人事制度的深入改革，干部人事档案管理工作面临着严峻的挑战。所以，领导和档案管理工作人员一定要从实际和干部档案资源的开发利用角度出发，树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的坚定信念，打破旧的档案管理模式，更好地服务于党的干部管理工作，真正做到知人善任。
　　（二）加强档案的日常管理
　　一是建立健全工作制度。结合单位的实际情况，按照《干部工作条例》和《干部管理工作细则》的要求，对干部人事档案管理制度进行进一步完善，争取使干部档案管理中的每个环节都做到合理规范。二是收集、审核好材料。首先依据《干部人事档案材料收集归档规定》中的归档范围，及时对干部人事档案材料进行收集，再认真鉴定收集起来的档案材料，去粗取精、去伪存真，保证干部人事档案材料的精练、完整、真实。要遵照《规定》转出、退回、留存或就地销毁那些不属于干部人事档案材料归档范围的材料或者是手续不齐全、内容不真实的材料以及数据不准确的材料等。三是做好档案的归档与整理。根据《干部档案工作条例》规定的分类标准，将鉴别过的、已经纳入归档范围的档案材料进行分类，再逐一将归类的材料进行排序、编目，使目录清晰明了且与材料名称相符，无改动痕迹，同时还要保证所填写材料类的序号和页码准确无误。同时，要对纸张有破损、幅面不规则或字迹材料不符合要求的档案材料进行技术加工。
　　（三）加强档案信息化管理
　　要对档案进行科学管理，以保证干部人事档案工作的质量。传统的档案管理方法虽然具有一定存在价值，但干部人事工作日益规范，计算机技术也在不断发展，这种形势使我们必须改进当前干部人事档案管理方法，使其符合干部人事制度改革的发展进程。当前干部人事档案服务于干部人事工作、改革干部人事制度，需要发展现代化的干部人事档案管理方法，开发并建立干部人事档案信息管理系统，用计算机进行档案的查阅、统计、归档等，对档案材料进行整理，将文字、图片资料转变成数字资料，使人事档案同时具有纸质与数字两种格式。同时，建立档案数据系统在迅速地为领导和组织人事部门提供完整的干部信息的同时，还可以在任意时间记录干部学历、教育培训、职务晋升、专业技术职务等动态信息，从而使干部档案信息准确而具有时效。
　　
　　【收稿日期】2010年9月3日
　　【作者简介】衣锦刚：通化市二道江区人社局。肖霞：通化市二道江区人社局。

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