浅谈高校档案管理工作
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作者: 朱爱琴
中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2011)09-0-02
摘要：由于高等教育事业的快速发展，高校档案管理工作的推进，高校档案管理工作的模式发生了质的变化，传统的档案管理工作方式已经不适应现代化发展的要求。本文从要求档案管理工作者增强档案意识、提高人员素质、增强制度意识、提高现代化管理意识和现代化技术运用的能力等几个方面入手，满足学校教学、科研和服务社会的需要，为构建社会主义和谐社会服务。
关键词：高校 档案管理 档案工作探讨
随着高等教育事业的快速发展，高校档案业务建设的推进，使原有的档案学理论和档案工作模式发生了质的变化，档案管理工作也由传统方式向计算机管理发展，由经验管理向科学管理发展，传统的文书档案管理工作已越来越不适应发展的形势。计算机应用、网络化管理成了知识经济时代的档案管理标志，也是历史发展的必然趋势。因此，加强档案管理的现代化建设，满足学校教学、科研和服务社会的需要，已成为当前高校档案管理工作中的一项重要任务。
一、加强宣传教育，增强档案意识
高校档案是高校发展的历史记录，是高校教育工作的重要环节。高校档案管理工作相对于高校其他工作来说一直处于比较边缘的地位，特别是一直缺乏宣传，取得的经济效益也不明显，以致于很多高校对此项工作重视不够，不肯投入适当的人、财、物资源。高校档案管理工作，必须全面贯彻执行党的方针、政策、法律、法规，加强和开展各种形式的档案宣传教育工作，让广大师生深入了解和充分掌握、运用档案法以及档案实施办法，做到有法可依，依法建档，消除师生对档案的陌生感、神秘感，并通过开展宣传教育，增强广大教职员工和学生关心、支持学校档案事业的发展和建设。在宣传教育方面，各高校可根据自己的实际情况，举办档案法制教育展览以及专题讲座等形式，将档案法规条文及时向全校教职员工进行宣传，让广大教职员工反复学习，熟悉档案法规的内容。在开展以上宣传工作的基础上，同时也可将有关档案条款、学校及档案工作的成就、违法典型案例和先进典型等制作成专题教育片或图片，组织教工进行观看、参观，以实例的形式用事实教育广大教工，使他们能更加重视和认识到档案工作的重要性，以达到多角度、多方面对档案法规宣传的目的，增强教工的档案意识，促进档案事业的发展。
二、做好高校档案管理工作必须提高管理人员的素质
（一）要有良好的职业道德素质和政治思想素质
档案管理人员应具有正确的世界观和人生观，能用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论武装自己的头脑，认真践行“三个代表”重要思想。要以敏锐的信息素质，超前的意识，清楚未来档案管理工作的职能和任务，以开阔的胸怀接受新的信息技术和服务方式；要善于运用创新性思维去分析和解决各种问题，适应瞬息万变的时代。要用自己的专业知识和相关知识，过硬的计算机操作技术进行信息系统的分析、维护、设计和评价的能力，对多媒体信息及信息的管理能力，树立整体意识、主体意识，忠于职守。
（二）要转变思想观念，更新服务意识。
按照建设社会主义和谐社会的客观要求，“把‘封闭自守’、‘墨守成规’的观念换成开放积极创新的观念；把满足现状求稳怕险的观念换成敢想敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念换成密切注视社会经济发展、为经济建设和社会全面发展服务的观念；把档案行政管理主要是搞业务指导的观念换成主要依法管理档案事业的观念；把坐、等、靠、要的观念换成为发展档案事业积极主动地争取和创造条件的观念；把档案部门不大重视经济效益的观念换成重视社会效益的观念；把认为档案部门无所作为的消极思想换成档案工作大有作为的观念。逐步清除新形势下产生的攀比心理、从众心理、拜金主义、功利主义和一些模糊认识。”因此，这就是我们转变思想观念，强化思想教育的出发点和根本归宿。
（三）要树立敬业精神，集体意识，培养团队精神
“千头万绪人为本”，充分调动人的积极性尤为重要。如果每个人都用自己的“人格力量”去影响别人，做到“爱、专、干”，就一定把工作做好。同时，严于律己，要求别人做到的，自己首先做到，要求别人不做的，自己首先不做。爱岗敬业，乐于奉献，那么，这个团队肯定是战无不胜的。笔者认为要树立团队集体意识应从以下几方面入手：
1.要培养工作人员的团队集体情感。培养工作人员对团队集体的归属感，热爱团队集体。只有热爱才会发自内心去维护团队集体，产生凝聚力。团队集体情感是凝聚团队工作人员的无形纽带。
2.要树立工作人员共同的目标和利益。团队集体要重视每个工作人员的利益，协调好工作人员之间的利益关系，协调好工作人员与团队的利益关系，尽量使每个工作人员的目标和利益与团队集体的目标和利益一致，使团队成为维护和实现大家利益的共同体。大家为了共同的目标走到一起来，就要齐心协力为实现团队集体的目标而努力工作。
3.要扩大参与，加强沟通。领导者要相信下属，发挥大家的智慧和力量为档案事业献计献策，调动参与的积极性。要为管理者与工作人员之间、工作人员之间与管理者之间的相互沟通和交流，积极创造条件。在团队集体中形成上下之间、工作人员之间诚挚沟通、相互信任、相互合作的良好和谐氛围。
4.要树立团队集体精神。在工作中既要注意个人能力的发挥，又要注重整体配合，使大家意识到个人失败就是团队集体的损失。大家时时处处要有大局观念，树立校兴我荣，校衰我耻的思想，以团队集体利益为重，团结协作，共同前进。
三、完善制度建设，培养制度意识
档案管理规章制度具有引导作用、制约作用、激励作用。每位工作人员必须自觉遵守各项规章制度。制度具有严肃性、群众性、强制性、规范性等特点，每一位工作人员必须自觉遵守、认真执行，严格按照各类档案管理办法、细则、规定办事，以增强制度意识，用制度来约束学校每位成员的行为。
规章制度制定之后就要不折不扣地坚决执行，不论谁违反制度都应自觉接受制度的处罚。尤其是领导者更应自觉遵守，带头执行。领导者的以身作则，率先垂范，就是对群众无声的命令。
四、提高现代化管理意识和现代化技术运用的能力
随着现代信息技术的迅猛发展，高校档案业务建设的推进，高校档案管理工作由原来的手工管理发展到现在的计算机管理，这就要求档案管理人员必须提高现代化管理的意识，具有现代化管理技术应用的能力。同时计算机应用技术不断更新，从最初的文件目录检索发展到多媒体技术、网络技术在档案管理现代化管理中的应用，形成以信息管理理论和计算机相结合的现代化档案管理体系。
综上所述，只有做好高校档案管理工作，才能更好地为学校教学、科研、党政管理、学生工作等方方面面的工作服务，为高等教育事业的健康发展服务，为新时期构建社会主义和谐社会服务。
参考文献：
[1]黄河.试述新时期档案局馆风建设[J].档案学通讯，1999（4）
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