先进理论与国际标准的具体应用

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　　20世纪80年代以来，随着信息技术的飞速发展与广泛普及，电子文件急剧增长，档案管理正经历着前所未有的变革――从“保管范式”向“后保管范式”过渡。范式变迁的前提与基础是思想理念的创新，其关键与核心是技术方法的创新。但是，令人遗憾的是，自20世纪90年代中国档案界开始电子文件管理研究与实践至今，无论是在思想理念创新方面还是管理技术创新方面，我国一直存在一个较大的问题：理论探讨较多、实践成果较少，停留于“纸上谈兵”阶段。2006年国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”，试图在这一方面有所突破。
　　
　　项目背景
　　
　　国家电网公司成立于2002年，是经国务院同意进行国家授权投资的机构和国家控股公司的试点单位。公司名列2008年《财富》全球企业500强第24位，是全球最大的公用事业企业。公司是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业，以建设和运营电网为核心业务，承担着为经济社会发展提供安全、经济、清洁、可持续的电力供应的基本使命，经营区域覆盖26个省(自治区、直辖市)，覆盖国土面积的88％，供电人口超过10亿人，管理员工153.7万人。
　　国家电网公司有着高度重视档案工作的优良传统，始终把档案工作视为企业一项重要基础工作的地位。通过近十年档案信息化建设，全公司档案管理规范化建设及信息系统建设都取得了长足的发展和较好成绩，多数单位使用过或正在使用档案管理系统。作为国内第一家企业数字档案馆子公司江苏电力公司数字档案馆项目也获得了国家档案局2005年度科技进步一等奖。但就整体而言，全公司档案管理还存在许多不足：(1)各省公司档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重；(2)各单位之间系统互不相连，数据互不交换，信息孤岛较为严重，无法形成整个国家电网公司统一的档案信息资源库，(3)各个系统的功能存在欠缺，无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性；(4)系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低；(5)灵活性不足，不能根据机构改革对档案管理的要求。
　　为此，国家电网公司计划在“十一五”期间，建设统一的档案管理信息平台，以实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为公司生产以及管理、决策提供优质的服务，努力促进公司发展战略目标的落实。
　　为了真正实现档案管理从“保管范式”向“后保管范式”的变革，实现档案管理水平质的飞跃，国家电网公司和紫光电子档案事业部在开始档案管理信息平台建设项目过程中，注重电子文件管理、档案管理的先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，真正实现思想理念创新与技术方法创新。
　　
　　先进理论的具体应用
　　
　　1　文件连续体模型
　　电子文件时代，文件连续体(Records Continuum)模型是指导文件管理、档案管理的基本理论。文件连续体模型强调文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与或介入文件管理，要求对文件的管理与监控在文件生成的同时或之前就开始，直到文件被销毁或永久保存；要求将文件管理与业务流程相结合。基于文件连续体理论的认识，国际档案界普遍认为，文件管理必须遵循前端控制与全程管理原则、集成管理与集成服务原则。
　　为贯彻前端控制和全程管理原则，国家电网公司在档案管理信息平台建设过程中采用了如下措施：第一，提出了业务系统中文件归档与档案管理的功能需求，要求各单位新开发的各种业务系统必须满足上述功能需求。第二，对于以前开发的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理之监控职责向前伸延。第三，对于文书文件，在每一年的开始就明确各业务部门归档范围和责任，提供了文件收集、档案收集和收集整编等各类手段及业务系统接口实现对归档文件的前端控制和全程管理。第四，对于工程项目档案，在项目立项时就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，使得项目档案能与项目阶段同步进行归档和管理。针对工程项目建设量大面广、周期长的特点，档案管理信息平台采用了“工程档案模板”技术，用计算机管理贯穿工程建设的全过程，将人为因素降低到最小化，从而有效地使工程项目文件材料归档工作与工程建设同步、有序进行。通过该平台，工程项目管理已由过去建设单位一家管理档案的模式，变为在业主的统一指导下，设计、施工、调试、监理等各参建单位在网上同步建档，业主单位实施全过程监控、实时管理的模式。
　　为贯彻集成管理与集成服务原则，国家电网公司在档案管理信息平台建设过程中采用了如下措施：第一，在开发档案管理信息平台之初，对公司十多项主要或特殊的业务活动及其系统进入了深入了调查研究，分析每一个业务环节的文件生成、处理与利用的需要，以及文件管理功能的可能性。第二，建立了协同办公系统、招投标管理系统、法律合同管理系统、FMIS财务管理系统、营销系统、生产管理系统各业务系统与档案管理信息平台的文件归档接口和档案查询接口，实现了用户单位门户、机构用户、统一认证、统一搜索等系统功能的集成。
　　2　知识管理理论
　　知识经济时代，知识管理(Knowledge Management)是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念。以知识管理为指导档案管理创新即是要实现档案知识管理，具体来说就是，将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。档案知识管理的核心是知识服务。如加拿大著名档案学家特里・库克(Terry Cooker)所言，档案人员要“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，这样才能“重新坐回上帝的身边”。
　　为实现档案知识管理尤其是知识服务，国家电网公司档案管理信息平台突出了如下功能：
　　第一，在管理对象的范围上，该平台除以传统的文件、档案进行管理之后，还有一个“扩展资源管理”功能，对于没有纳入传统文件规范、档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
　　第二，在服务手段上，该平台提供信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等服务手段。信息推送即在其他应用系统中根据当前的应用主动提供需要的档案信息，就如“雪中送炭”，在需要的时候即可以享有档案资源。信息订阅

即在系统中可以订阅用户自己感兴趣的专题，以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件至用户的邮箱中。收藏夹类似于专题，即把相关的主题内容可以统一地聚集在某个夹子中。嵌入式服务即将档案管理信息平台的查询窗口嵌入到各应用系统中，用户可以在任何地点便利地查询档案信息。
　　第三，在服务技术上，该平台采用了各种功能强大的智能化技术。在基本的数据采集后，档案管理信息平台对各类档案资源进行了整合、挖掘，分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。内容智能操作平台(IDOL)利用了Autonomy的核心技术――独特的信息论和概率论的基础之上的模式识别技术。它可以对任何形式的信息(文本文件或基于语音、视频的、非结构化或结构化的实际内容)进行智能理解。分析平台采用Autonomy的自动分析技术，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等；能够对大量的中文数据进行数据挖掘，对信息内容进行升华，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。
　　
　　国际标准的贯彻实施
　　
　　档案信息化建设要求标准先行。国家电网公司档案管理信息平台充分借鉴国际最先进的技术标准，并结合与中国档案管理实际以及公司具体情况进行本土化的应用。
　　
　　1　国际标准ISO 15489
　　国际标准ISO 15489包括《ISO 15489-1信息与文献：文件管理通则》和《ISO 15489-2信息与文献：文件管理技术指南》两部分。ISO 15489-1是对文件最优化管理的原则和要求的描述，内容涵盖儿个方面：范围、规范性引用文件、术语和定义、文件管理收益、规章制度环境、方针和职责、文件管理要求、文件系统的设计与实施、文件管理过程及其控制、监控和审核、培训。ISO 15489-2是文件管理原则的使用指南和技术报告，它列出了符合标准要求的、可供选择的最优化文件管理程序和管理方法。ISO 15489具有适用范围广泛(适用于各种格式或各种载体的文件，适用于任何公共机构或私人机构)，强调业务驱动、全程管理、全员参与，与ISO9000、ISO14000、ISO 27000等ISO系列标准及相关国际标准兼容和支持相关法律规章建设等特点，反映了国际文件管理的最佳实践。
　　国家电网公司档案管理信息平台遵从ISO 15489，以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标；通过实施初步、分析业务活动、确定文件要求、确定满足文件要求的战略、设计文件系统、文件系统实施和实施情况复审等八个步骤进行平台的设计与实施；实现平台的十大功能：确定需要捕获的文件，确定文件的保存时间，文件捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对文件管理过程的记录。
　　同时考虑到国家电网公司档案管理信息平台参建单位有公司总部、区域电网公司、省电力公司、市县级供电公司等五个级别、十多种类型、3000家单位，具有多层级、多类型、多全宗、系统规模大、覆盖区域大、文件数量大的特点，该平台建设中在遵从ISO 15489的同时，又在某些细节方面做了适当调整。例如，文件分类并不完全采用业务职能分类方法，而是在按业务活动划分类别的基础上，综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。再如，国家电网公司建立了本公司的主题词表，主题词表收录了大量反映本公司业务活动的专业词汇。
　　2　国际标准ISO 23081
　　在电子文件管理活动中，元数据被定义为描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。元数据能够证明和确保电子文件真实性和凭证价值，是有效管理、检索、共享与利用电子文件的重要手段，有助于电子文件的长久保存，因此元数据被看作电子文件管理不可缺少的“生命线”。
　　目前世界范围内影响比较大的元数据标准是国际标准ISO 23081。它为文件管理元数据的创建、管理及使用建立了框架，并为控制文件管理元数据的创建、管理及使用提供了管理原则。该标准分为三个部分《ISO 23081第一部分，文件管理流程一文件元数据一原则》、《ISO 23081第二部分，文件元数据的概念性问题及其实施问题》、《ISO 23081第三部分，元数据方案分析与评估指南》。ISO 23081旨在引导机构以合适的元数据管理支撑ISO 15489的文件管理框架。
　　国家电网公司档案管理信息平台根据ISO 23081关于文件元数据通用要求，形成国家电网公司档案元数据规范，在系统中内置了用于保管、利用的元数据；针对归档文件背景等描述信息元数据系统通过档案类型模板的方式规范为：核心元数据和扩展元数据，充分保障了五级单位核心元数据的规范统一，并可通过扩展元数据实现个性化管理。
　　3　OAIS参考模型
　　目前电子文件的长久保存与获取领域至关重要的标准是OAIS参考模型 (Open Archival Information System Reference Model)。OAfS参考模型是美国国家航空和航天局(NASA)和太空数据系统咨询委员会(CCSDS)联合制定的一项标准，其目的是对信息资源的长期保存和存取提供一个参考框架模型。2003年，该参考模型最终成为ISO标准(ISO14721：2003)颁布。模型内容主要包括OAIS简介、概念、责任、具体模型、保存的观点、存档机构互操作6个部分，功能模型、信息模型、信息包转换三部分是标准的主要内容，对理解该标准至关重要。ISO 14721适用于所有致力于长期保存数字资源并提供利用的系统和组织，并且它已经在数字图书馆、传统档案馆、科学数据中心以及商业机构等领域得到应用。目前许多著名的数字保存项目也纷纷遵循OAIS参考模型，如英国的Cedar8分布式数字存档原型系统、欧洲NEDLIB的电子出版物保存系统(DSEP)、荷兰国家图书馆的e-Depot的DIAs、康奈尔大学的通用仓储系统(CDS)、佛罗里达图书馆自动化中心的DAITTSS系统、斯坦福大学的LOCKESS项目、美国的ERA等。
　　国家电网公司档案管理信息平台遵从OAIS参考模型，将该平台建成一个由人和系统组成的，承担长期保存电子文件并将其提供给目标团体之责任的存档机构。该平台具有类似于OAIs参考模型要求的提取(Ingest)、长期存储(Archival Storage)、数据管理(DataManagement)、获取(Access)、管理(A dminist ration)、保存规划(Preservation Planning)六个功能模块，以及信息模型、信息包在各功能模块之间的转换。
　　目前，国家电网公司档案管理信息平台建设项目已经在国家电网公司总部、华中电网公司、四川省电力公司、宁夏自治区电力公司和重庆市电力公司得到应用。虽然目前应用只是五个试点的应用，但是，由于积极应用先进理论、认真遵从国际标准，该平台的基本功能完善、运行效果良好。在2008年发生在南方各省的特大冰灾及在四川汶川的大地震灾害中，该平台为抢险救灾一线提供大量的档案信息，保障了公司面对灾害的应急处理取得成效，为灾区抢险救灾做出了很大贡献。

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