浅析集聚“大档案”

来源:用户上传      作者: 丁培良

　　最近从中央到地方各级都在大力提倡和宣传资源集聚，产业集聚，人口集聚、信息集聚等重大战略思路，各地党委、政府在体制、机制的改革方面按照精简机构、转变职能，提高工作效能，实行“小政府、大服务”的原则，积极推进政府机构的改革。笔者所在单位正好赶上新档案馆建设时期，所以联想到档案部门，是否可提倡“集聚大档案”，建设“大档案”。我们走访和调查了本地区的有关部门和单位，针对这个问题进行了一些思考和探索，同时也与有关领导、有关部门进行了汇报、分析、探讨。大家认为建立“大档案”将多种门类档案实行集聚这是更新档案工作观念，创新档案服务机制，改善档案服务条件，创造档案管理设施的一个有益举措，也是推动档案发展的一个有益尝试。目前，笔者所在单位的档案工作按照市委、市政府的工作要求，进一步深入准备着前期的工作。
　　
　　一、统一认识、上下联通是集聚“大档案”的有效途径
　　
　　 随着现代化建设和城市化进程的加快，档案管理任务日益繁重，各类档案迅速增加，社会各界对档案的利用和需求越来越多，要求越来越高。而传统的档案管理体制下，一个地区的档案资源，包括党政机关档案、城建档案、房地产档案、土管档案、组织档案等及其他专门档案分散在多个部门、多处地方存放保管，很难担负起为党和政府及社会各界、广大群众对档案资料需求提供快捷、准确、方便的全方位服务。因此，要实施“大档案”的理念，必须做到以下几方面的工作。
　　 首先，领导支持是关键。各级党委、政府的领导必须顺从精简机构、减少层次、方便群众、整合资源的需求，力求将城建档案、房地产档案、土管档案、组织档案等合并到市综合档案馆，才能实行“多档合一”的新体制。如果没有市委、市政府领导的支持，这项工作的实施是绝对不可能成功。
　　 其次，各部门通力合作是保证。城建、国土、规划、组织等部门必须紧密配合，要坚决服从大局，执行市委、市政府的决策，不动摇、无保留地将城建档案、房地产档案、土管档案、组织档案等从人到物全划归给市档案馆，而且在今后的工作中要保证及时做好收集、整理、归档工作，做到归档完整齐全。
　　 再次，档案部门做好工作是重点。档案部门作为档案行政管理部门更要统一认识，提高建设“大档案”的信心和决心，要服从改革大局，理清思路，制订完善一整套的规章制度和操作规章，精心筹划建设“大档案”的工作计划、规划，使各方面接收进馆的档案都能及时、快捷、方便的提供利用，积极为建设“大档案”奠定扎实的基础。
　　
　　二、通力协作，形成共识是实施“大档案”建设的有利条件
　　
　　 实施“大档案”建设理念，是更新档案服务观念，创新档案服务机制，改善档案服务条件，推动档案事业全面发展的一个有益尝试。
　　 随着我国加入ＷＴＯ以后，国际交往的不断增加，档案在国际利用的效益正在逐步体现，目前档案工作为企业国际反倾销起到了极大的作用。所以，将各种门类档案集中保管、集中利用、集中开发，建设“大档案”观念，正是与国际的档案事业相接轨。
　　 有利于资源共享。多种档案集中保管可以从根本上解决一些主要专门档案的流向和使用。通过遵循“区域覆盖”和“就近服务”的原则，将各种各类档案集中到综合档案馆保存，做到优势互补、资源共享，使社会物质资源和档案信息资源都能得到合理的配置，综合利用。
　　 有利于服务社会。随着档案服务机制的不断创新，档案部门的服务对象必须扩展和延伸，实现为“三个层面”服务。将建设局的城建档案、土管局的土管档案、房管处的房产档案、组织部的组织档案等专业档案和现行党政文件中心合一，避免利用者来回奔波，四处查找。逐步做到“进一家门查找”、“盖一个章证明”的一条龙服务原则，同时拓宽接收范围、整合档案资源，使档案真正走上公众化服务的道路。
　　 有利于科学管理。档案的规范化、科学化、信息化、制度化管理需要一定的保管条件和措施。实行集中统一管理，可以根据各专业档案的特殊的要求，进行科学规范化管理，最大限度保证档案的安全集中。
　　 有利于节约政府开支和建设成本。如果采用传统的档案管理模式，各专业档案室还将配备一定数量的专业档案管理人员及专用设备，这样势必形成重复建设、多头投资，造成政府大量资金的浪费。用“大档案”建设观念，可以有效地避免重复建设和重复投资，大量的设备和现代化设备可以达到资源共享，从而节约政府财政开支。
　　
　　三、创新体制，完善制度是提高“大档案”建设的有效载体
　　
　　 建立和健全“大档案”必须打破长期形成的档案馆的多年管理体制，改变多年来的传统管理模式，大胆放手，做大、做活、做强档案这块蛋糕，整合资源，创立全新的管理体制。
　　 一是建设“大档案”，更能形成工作合力。实行“多档合一”，可以达到统一管理，减少重复，避免扯皮。建立档案部门与有关部门的密切联系，寻求工作上的相互支持，相互配合，业务上的共同研究、支持和默契，对党委、政府的决策做到自觉维护和执行。
　　 二是建设“大档案”，更能实行按级管理，资源的开发利用，信息化建设等方面都将实行全新的模式。实施馆藏档案分室管理，在各方面的管理制度，规章实行统一，便于全体干部互相学习，互相对照，互相督促。在平时的工作中做到共同学习，共同执行，相互补充。
　　 三是建设“大档案”，更能把档案工作融入社会各个领域。通过整合，档案部门与其他部门直接接触的机会多了，业务联系的范围广了，感情也就融通了。而其他部门也能把档案部门的工作作为自己的工作、自己的业务范围而更加关心和支持。同时档案部门也可以直接了解各部门的有关政策，法规及业务知识，以便更好地工作。
　　 综上所述，通过建设“大档案”，进一步加强了与各机关，团体和社会各界的相互了解。更加紧密地融入党委、政府的中心工作，融入当地的经济和社会发展，更加给档案事业注入了新的活力，开拓新的领域。

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