浅谈新形势下如何做一名出色的档案工作者

来源:用户上传      作者: 李小燕

　　在当今市场经济的新形势下，为适应不断更新的档案管理观念，档案工作者也要跟上时代的步伐，对自己的工作方式、思维方式和行为方式进行相应的转变，以更好地为人民提供服务。这是深化档案工作的前提条件。另外，档案工作者还应充分认识到管理体制改革后档案工作的新特点，并研发档案管理的新模式。随着档案事业的改革和社会联系的加强，档案管理覆盖的范围越来越广，这些就需要档案工作者充分发挥集体智慧，勇于探索，大胆实践，吃苦耐劳，有奉献精神，不断地总结实践经验，探索出一条新的档案管理模式。
　　一、档案工作者要有吃苦耐劳的奉献精神
　　档案的收集和整理是很大的工作量，档案工作者需要做大量繁琐的工作，如必须要建立档案材料的收集归档制度、索取制度、检查催要制度、收集登记制度等，要向建档单位收集归档的范围和要求等。档案整理是耗时最多、最劳累的工作。档案工作者必须按照有关规定和要求，将每份收集起来并经过鉴别的档案进行分类、排序、编号，登记目录，技术加工，书写卷名和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。
　　随着社会经济和信息技术的不断发展，为跟上时代的步伐，科学地管理档案，档案室响应号召，积极地开发档案管理软件，以将纸质的库存档案输入计算机。将上万份的档案手动输入计算机，需要档案工作者有极强的责任心。此外，细心、耐心也是必不可少的，因为档案问题关系重大，容不得一点马虎。没有吃苦耐劳，乐于奉献的精神，怎么能做好档案管理工作呢？
　　二、档案工作者要了解档案与相关事物的关系
　　（一）档案与信息
　　信息既不是物质，又不是能量，而档案由档案载体和档案信息构成，因此，档案是物质。档案中包含着信息，是重要的信息资源。还有一点应该注意，就是档案信息绝不仅仅指档案文字或图纸、数据等形成者主观所要表达的信息，还包括档案载体信息和信息元素排列的结构信息。通过某一个朝代纸质档案可以获得该朝代的造纸技术信息，如清代文书书写的抬头制度和避讳制度所反映出来的封建文化等信息，同样题材的画稿给人们的美感不同等，这些信息也都包含于档案之中。
　　（二）对于档案与文件（文书）
　　我国传统的观点认为，文件没有归档以前称之为文件，归档以后称之为档案，并且认为，从文件转化为档案要具备三个基本条件：（1）文件必须完成文书处理程序；（2）文件必须具有档案价值；（3）文件必须经过整理，使文件之间的有机联系得以构建。
　　西方的文件生命周期理论认为，文件和档案同为一个本体，不具有本质的区别。文件从形成保存于本机关到文件中心，再到档案馆是文件整体生命的不同阶段，尽管在不同的阶段，其价值、结构、保管地点以及管理行为都有所差别，但是更应着眼于文件本体没有改变。所以从这个角度来说，文件和档案的关系只是“萝卜和一筐萝卜”的关系。
　　（三）档案与图书
　　档案与图书都是文献的下位类概念，其区别在于：
　　1.社会功能。档案与图书的社会功能不同。图书主要的社会功能是人类知识的交流，记录历史和再现历史是第二位的；而档案主要是为了记录历史和再现历史，知识的传递和交流是第二位的。
　　2.档案直接形成于档案（文件）内容记述的社会活动之中，具有原始记录性，而图书不是。
　　3.凭证价值是档案的本质价值，而图书主要是参考价值。
　　（四）档案与情报
　　按照严怡民先生的观点，被人类破解的信息就是知识，能够使利用者的知识结构发生变化的那一部分知识才是情报。所以，信息、知识和情报属于一个家族，都不是物质，这是与档案的主要区别。但是根据我们前面对档案的讨论，档案中不但包含着信息，也包含着知识和情报。
　　（五）档案与资料
　　资料是一个不太学术的概念，文献学和情报学不把它作为一个概念来讨论，但是档案界一直沿用。在档案专业，资料是指除了档案以外各种形式的其他文献。档案专业区别档案和资料的意义在于确定哪些东西应该作为档案保存。这一工作的主要思路是搞清楚档案的概念，除了档案以外的东西就是资料了。但是在资料中，有一部分要在档案室作为资料保存，另一部分资料没有这种资格。
　　总之，我们档案工作者在做好档案管理的基础上，要重点做好查档、用档工作，认真对待每一位来查档的同志，态度要热情，服务要周到，查找要细心，认定要准确，解释要细心。只有做好档案的最大利用，才能最大限度地体现出档案和档案工作的全部价值，使档案管理工作收到较好的社会效益，我们才能成为出色的档案工作者，真正成为合格的人民公务员。（责编 张亚欣）
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