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基于大数据背景的改善高校财务管理工作探讨

作者:未知

  [摘要]随着信息化程度的不断提高,大数据在各个领域都得到了广泛的应用。这也为高校的财务管理工作从传统模式到信息化模式的转型带来了新的机遇与挑战。目前,由于高校财务信息化程度不够高,导致财务数据从采集、传输、处理到输出流程的效率低下,产生了众多财务管理问题。文章通过分析高校财务信息化管理中与报表编制、系统整合、报销与核算以及人才培养相关的问题,提出建议,以推动高校财务管理工作的发展。
  [关键词]大数据;高校;财务管理
  [DOI]1013939/jcnkizgsc201911195
  1引言
  在当今社会,大数据作为国家的竞争战略,已被运用于各个领域,对提高社会的信息化水平有重大的影响。然而,对于高校的财务管理来说,大数据应用起步较晚。从报销预约到财务数据的采集,从会计核算到预决算报表的编制,从财务信息在各学院与部门间的流转到财务决策的制定,各个财务管理环节的信息化程度都不高。数据分散性强,信息共享性弱,使会计信息无法充分发挥其管理职能。因此,研究大数据在高校财务管理工作中的应用,对改善高校财务管理工作有着积极的意义。
  2高校财务管理工作中的信息化问题分析
  21财务报表编制标准化欠缺
  在高校财务报表中,除了少数会计制度规定的报表具有统一的要求与格式外,不少为满足管理需要的报表没有统一的格式与标准。因此,形式多样且非标准化的财务数据处理,难以用系统来实现自动化,大部分工作需要通过人工来完成。从预算、核算到决算,每一个环节都少不了大量的人工干预。报表的内容和格式还会随着管理者要求的变化而不断调整,大大降低了年度间财务信息的可比性以及预决算工作的衔接性。
  22系统整合程度不高
  为保证财务数据的安全性,高校财务管理系统往往独立于其他系统。这种独立性所产生最大的弊端,就是数据分散。系统间的整合程度不高,易造成数据冗余。例如,光是资产管理,就有多种系统支持,如家具系统、设备系统、化学品管理系统等,它们与账务系统进行粗略的关联。此外,财务系统无法直接对接人事、教务、后勤、学生事务等部门的管理与服务工作,无法充分发挥管理会计的职能。数据的使用者需要登入不同的系统,才可获取需要的信息,无法快速高效地利用财务信息作出有价值的决策。
  23报销手续繁琐、核算工作量大
  在高校财务中,抱怨得最多的,就是报销手续繁琐的问题。对于经办人来说,从整理收集材料,到网上报销预约,到各类表格的签字盖章,每一个环节都要花费不少精力与时间。尽管预约报销系统可帮助财务人员减轻核算压力,但是财务人員的工作量依然较大,一是由于报销业务本身的繁多;二是由于财务人员需要在报销材料审核、凭证数据导入以及科目录入和修改等方面花费较多的时间,这会延长经办人的报销等待时间。
  24复合型人才欠缺
  在高校信息化程度日益提高的背景下,财务人员的能力与素质变得日益重要。但是多数财务人员在遇到信息系统问题时束手无策,需要请求IT部门的帮助。然而,IT部门的工作人员由于缺乏财务知识,也很难及时解决问题,因此问题可能耽搁很久还未解决。由于缺乏全面的财务信息系统培训,财务人员只会操作系统,却不知如何解决问题。
  此外,高校财务人员往往习惯于传统的工作方式,不善于思考如何把繁琐的工作进行流程改造与标准化设计,如何用先进的信息技术来简化与优化财务工作。这导致财务人员在基础性的数据处理工作中花费过多的时间,无法把更多的精力花在更有价值的财务工作中去,如财务分析及为领导提供管理性建议等。
  3大数据的特征及其在高校财务管理工作中的应用
  31大数据的特征
  大数据是一种海量的数据集合,通过利用信息技术进行处理与分析,可以挖掘出有价值的信息,供人们进行有效决策,具有海量性、多样性、高速性、易变性的特征。大数据之所以可以应用于高校的财务系统,是因为高校的财务数据的数量和种类繁多,需要通过先进的数据处理与分析手段,才可以为管理者提供有价值的财务信息。
  32大数据在高校财务管理工作中的应用
  321提高财务报表编制的标准化
  高校的财务报表是各类财务数据经过处理、加工与分析后形成的输出形式,也是与大数据应用联系最紧密的方面。由于高校财务活动种类繁多,需要统计与分析的财务信息纷繁复杂,因此,报表的种类也形式多样。如何让财务人员从繁重的数据处理与报表编制工作中解放出来,投入到更有价值的财务分析与管理工作中去,是一个值得研究的问题。解决这一问题的关键就是制定标准化的财务报表编制流程,优化财务系统,提高工作效率。
  值得注意的是,对报表编制流程进行周密与高效的设计,是提高财务报表编制标准化的关键。一些关于质量与流程管理的先进理论与经验表明,提高质量与效率的关键,就是在于做事之前,对流程进行巧妙的设计。如果财务人员在编制报表时,缺乏明确的目标与清晰的计划,就可能在不断的数据加工、修改与调整中花费过多的精力与成本,降低了财务报表编制的效率与质量。在大型企业或跨国公司,也有形式多样的管理性报表,但是几乎所有的报表都有标准化的格式,大部分报表可以通过系统一键生成;对于少部分报表,财务人员只需通过对数据进行少量的修改与调整,就能完成报表的编制工作。因此,高校的管理者需要厘清思路,明确需要获取哪些财务信息,规范管理性报表的格式与内容,优化报表系统,提高财务信息生成的质量与效率。例如,通过统一预决算报表科目与模板,并设置预算执行率公式,能使各经济内容的预算执行情况得到实时的反映,便于预算控制与资金使用管理。
  322加强系统整合,提高工作效率
  高校财务系统的独立性,对于财务数据安全来说至关重要,但是对于管理来说却是一种劣势,使各部门的管理人员无法直接获取财务信息。因此,如何在确保财务安全的前提下,建立财务与管理一体化的综合信息平台,是一项重要的工作。   首先,需要構建一体化的综合资产管理平台,确保财务系统与各个资产管理系统共用数据库。资产的采购、报废等信息在首次录入系统后,经相关部门审核,由系统自动记账并计算折旧。通过系统,可查询资产的原值、折旧、现值、型号、编码、存放地点等多种信息,便于资产清查工作的开展。财务人员还可以综合分析系统信息,加强资产管理,通过协调相关部门,提高资源的合理配置。
  其次,财务系统需要与人事、教务、后勤、学生事务等部门的系统进行整合,有助于预决算工作的开展以及为各个部门提供有价值的决策信息。例如,预算的录入、更新、调整、审核、上报、下达等工作,都可以通过系统完成。各个部门可登入系统,在统一的预算模板上录入预算信息,汇总生成预算报表,可避免大量的重复性工作及数据传输错误。另外,系统可自动汇总核算信息,并根据各个部门不同的业务类型,生成管理性报表,为管理者提供决策信息。
  最后,还需要完善内控制度,通过设置用户权限、建立防火墙、定期数据备份、更新杀毒软件、加强数据风险管理培训等多种渠道,确保财务数据的安全性。
  323重视流程改造,简化报销与核算流程
  对于高校报销手续烦琐的问题,可通过简化流程及优化报销系统来解决。在欧美发达国家的高校,也有许多报销工作,但是高度的电子化流程并没有给经办人和财务人员带来太多的工作量,值得中国高校借鉴与学习。
  例如,经费的申请与审批一般在网上进行,经费的使用者与负责人可随时随地通过网络进行交流,省去了手工签字盖章的烦琐流程。另外,预约报销系统与账务系统高度整合,可自动生成会计凭证及打卡信息,能省去会计核算人员的一些基础且重复性的数据录入工作。财务人员只需核对原始单据与打卡信息,选择资金来源,即可自动付款,大大减少了报销等待时间以及核算工作量。此外,需推进无纸化报销与核算流程。在电子发票越来越普及的今天,经办人无须打印电子发票,只需在报销系统中认证发票,即可上传发票信息并避免重复报销。接着,通过扫描并上传其他相关材料,即可实现无纸化报账。财务人员只需对报销系统中的材料进行审核并与经办人进行线上沟通,省去了传统报销工作中因缺少材料或材料不正确所产生的沟通与往来时间。此外,对报销材料的电子化存档,可以方便查阅,省去了传统翻凭证查账的大量时间。
  324注重培养复合型人才
  在高校财务工作中,推进大数据应用最重要的因素,就是人的因素。管理者需具备先进的信息化管理意识,在顶层设计中考虑大数据在财务工作中的应用。
  同时,大数据应用也为财务人员提出了越来越高的要求。首先,财务人员应该思考如何从传统的工作模式中解放出来,学会利用信息化手段对财务数据进行采集、处理、输出与分析,减少基础且重复性的劳动,用更多的精力去发掘有价值的财务信息,以支持学校的管理与服务工作。其次,财务人员不仅需要加强业务知识,还需要不断提升大数据应用及信息化操作方面的技能,做到可以独立解决工作中大部分与财务信息系统相关的问题。最后,财务人员需要对大数据应用进行深入的研究,通过学习大数据在国内外高校及企业财务中成功应用的案例,提出在流程改造及系统升级中的设想,以最大限度地提高工作效率并挖掘有价值的财务信息。
  参考文献:
  [1]唐雅论大数据对高校财务管理的影响[J].中国管理信息化,2016,19(14):41
  [2]姜红梅论大数据时代提升高校财务管理的对策[J].信息系统工程,2017(4):110-111
论文来源:《中国市场》 2019年11期
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