浅谈电子商务背景下商贸企业的库存管理

作者:未知

  摘 要:随着电子商务经营业态在市场经济中的迅猛发展,人们越来越离不开网络平台的购销和运营,对于企业,尤其是国有企业,单独依靠传统的门店销售已经不能满足市场的要求,必须与时俱进顺应发展。在电商业务不断扩张的同时,在“618”、“双十一”被人们认可成为全球购物节的欢快气氛下,大量的资金会涌向电商平台,所以合理运用资金、加强库存周转和管理突显重要。以商贸企业为例,分析电商环境下库存管理的重要性和潜在风险等,并提出相关库存管理建议。
  关键词:电商;商贸企业;库存管理
  中图分类号:F47      文献标志码:A      文章编号:1673-291X(2019)08-0178-02
  一、电子商务环境下库存管理的重要性
  随着电子商务发展日益迅猛,对商贸企业的发展也产生了较大的影响,由传统的店面渠道销售向网站平台的线上操作进行转变。企业在资金的使用、应收账款的回笼、代垫费用结算等方面都发生了改变,尤其是在库存管理方面更加突出,要求有更加严格的管理程序来应对大量的网站促销活动,针对网络营销的流程增加对库存商品的分析、加强管理适在必行。本文以A公司商贸企业为例。该公司近几年电子商务规模发展较快,但需要从商品特征、管理难点和风险及相关建设几个方面进一步探讨和研究全面发展对策。
  A公司,经营国际洗化大品牌,国内一级分销商,年销售额不含税约35亿元,2017年库存周转率8.3次,电子商务经营以天猫B2C形式为主,兼做渠道B2B。
  二、A公司电子商务环境下库存管理的特征
  传统的线下销售,更多是企业与消费者面对面的直接沟通与结算,相对网上经营集中大规模的备货促销情况要少很多。对于A公司而言,从最初的六七亿销售收入到现在的三十多亿,电子商务的飞速发展功不可没。A公司的电商经营形式具有以下几个特征。
  1.商品更加具有直观性,且在几个重要时间的大型促销活动中,能使企业销售大幅提升。
  2.网络销售价格的波动、赠品的种类多样均可导致购买力的增加。
  3.A公司需要按照上游厂家的促销策略大量的提前进行备货,库存数量和结构在短期内变化幅度也较大。
  4.消费者在足不出户的情况下购买的商品直接送货到家,增加了物流配送成本。
  三、A公司电子商务经营模式下库存管理的优势和难点
  (一)相对于传统经营模式的管理优势
  上游厂家的优势:A公司经营天猫的旗舰店,作为厂家的一级分销商,厂家会根据自身的发展战略来决定年度内的整体营销方案,要求企业采购哪些品种的商品,保持什么样的库存结构。A公司可适当结合厂家的网站营销方案来确定自己的库存商品,厂家也会给予更多的优惠促销方式来消化库存,相比传统的进店实体经营,库存商品存量的风险较小。A公司在早年间做某超市的针织类商品进行货架的铺货,因超市资金链出现问题,导致经营不善,形成大量退货。退回的商品号码不全,A公司在后期处理消化退货商品有一定的难度,虽然通过了一些渠道进行折扣特卖等活动来减少积压的库存,但存货周转率仍然较低,形成潜在的库存损失。
  下游客户的优势:A公司在B2B业务中,对下游客户进行资质评级,选择优质的网站合作伙伴,网络代垫费用的结算及时,可降低资金风险,同时加快了库存的周转。
  (二)相对于传统经营模式的管理难点
  一是采购流程的问题:很多时候,为了控制库存的压力,可以先进行虚拟库存的录入,一旦有了真正销售,再进行补货。这样的情况下必须做好采购流程的规范,财务上要实时反映库存,业务上要做好记录。有些商品不录入到实际的库存,但要定期进行财务核算的操作,保证财务上的准确性,每一步都要有规范的流程和系统化管理。
  二是退换货的问题:退换货的问题不是出和入这么简单,退回来的商品可能有很多种情况,有的需要返厂退给供应商,有的经过换货能继续出售,有的需要企业自行消化,同时返厂和报废的残品因为要脱离系统的正常库存,还必须要进行精准的财务核算,且要考虑到这些商品当初的采购成本。在这个问题上,最好的做法就是建立不同的仓库,残品库中再细分退回供应商的、在途商品的、企业自行消化的商品,用系统进行精准的财务核算。
  A公司“双十一”企业的促销活动,大量的筹集资金从上游厂家提前备货,以保证此期间的商品源充足。有些消费者在采购同时也会有各种原因的退货现象,退货单会在第一时间显现,后台生成退货单,业务库存便会产生时实变化,有些需要返厂的商品直接体现的残品库,将商品分类多库房管理,以便准确监控库存情况。
  四、A公司发展电子商务的潜在风险
  (一)电商营销的库存风险
  1.前端風险
  (1)营销策划风险。A公司作为电商企业,“618”、“双十一”都成为大型促销的日子,此时企业会通过各种渠道筹集资金,大量进行营销策划,做为分销企业或专门的代理商,厂家一般会统一在年度内签订一个整体的营销方案,也会针对特殊的日子单独签订促销合同,因此在整体的营销方案中要特别关注促销政策,防止因采购量过剩引起库存商品的滞销。
  (2)返利政策风险。无论是网络电商还是实体经营,都会跟厂家谈返利政策。分销企业若要得到较高的返点,就要大量采购厂家的商品以达到返利政策的进货量,且厂家会要求采购某些品类的商品做为特定需要,才会让企业得到约定的返利。而这些品类的商品有些是季节性的过季商品,企业为了避免库存积压,就要进行适当的风险评估和利润测算,找到适当的平衡点,即拿到了厂家的返点而且能正常消化掉批量的进货商品。
  从核算角度考虑,供应商根据公司销售情况有不同的折扣和返利情况,企业如果未按收到的返利期间冲减成本,计入当期损益,也会导致当期库存账面不实的风险。   2.后端风险:应收结算风险
  电商企业信用支付的超前消费已经转变为主流思想,越来越多的人利用“蚂蚁花呗”、“京东白条”等进行超前消费,这无疑是加大了电商企业应收账款的数额。企业自身的风险防控能力薄弱,风险控制体系不健全,一些应收账款不能及时收回形成坏账,坏账的增加给企业带来一定损失,给企业带来应收结算风险。A公司应收账款账期最长为6个月,但不同供货商计算账期的方法不同,有按送货日期开始计算,也有按对账后开具发票时开始计算。公司采用专人分别核算的方法,并在业务系统中增加应收账款的帐期预警功能,来降低应收账款的结算风险。
  (二)电商企业扩张外埠公司的库存风险
  为了拓展业务,加快推进京津冀一体化的战略,商贸企业会把经营目标投向周边的天津、河北等地,设立分公司,专门进行当地区域的网络营销及市场促销等业务活动;也有部分企业建立外埠的分仓,管理电商企业会根据品牌合作的需要,向东北地区、华东地区延伸拓展,因此总部对于分公司的库存监管尤为重要。上游厂家会根据不同地区的营销方案直接发货到分仓区。A公司在东北地区有五家分公司,并分别在上海、山东等地设立分仓。A公司本部用业务系统监控各分公司的库存时实情况,并定期进行外埠企业的库存盘点工作,外埠地区的负责经理、财务人员及仓库负责人均由本部派出,其余人员在当地聘用,库存的仓储管理按储位和批次进行管理,实行先进先出,并进行保质期限的日期预警机制,适度地降低了扩张外埠企业而形成的库存风险。
  (三)系统化管理疏漏导致的库存风险
  传统的经营模式是,一手钱一手货,当时开单结算,有专人进行手工或电脑的操作,在销售环节中一次性完成了开单收款付货的整个流程。目前的形式是,企业的大量业务购销都通过第三方电商平台实现,系统的管理必须要做到精中带细、万无一失,不光是企业自身的管理系统要健全,上游厂家在第三方网络平台的系统也要有专人管控,重要的权限不能进行多人操作。一旦在系统权限上发生了疏漏,将导致企业的信息泄露、商品单价的篡改、存货的发出等一系列风险和潜在损失。
  A公司在几年前刚做电商业务时,上游厂家通过天猫平台的系统进行营销,与A公司的业务系统对接了接口,即猫超系统中的出库单生成后直接导入到A公司业务系统中,A公司根据业务系统的出库品类和数量进行发货。同时,为对账和查询方便,厂家把该系统的权限管理设定为厂家自身、第三方运营商、A公司系统管理人均有权限登录操作关键环节。在促销活动中,某些单品的促销单价被错误更改,导致促销机制重叠,重复设置了优惠力度,公司按出库单价格进行发货。得知此情况后A公司采取即刻将账号分离,每个人登录使用独立账号密码、独立的IP地址查询,直接精确到哪一个账号,从根本上杜绝类似情况发生。同时,跟品牌方交涉由厂家补回促销费并立即缩减登录人员权限,避免了库存损失。
  (四)物流配送的在途风险
  网络营销对商品的转移通过物流配送,对于消费者个人商品配送采取快递等方式,对于企业的商品配送一般采取用物流中心的车辆集中配送。在车辆集中配送商品过程中,A公司为了对商品进行时实监管,在系统中运用了物流配送车辆GPS定位管理功能,商品从开单出库的一刻起,系统内就能监测到此类商品发往哪些客户、由哪辆车进行配送、车辆行驶的路线(避免公用配送车辆进行其他操作)、商品到达对方时间等各种信息,有效避免了商品在途的丢失、毁损风险。
  五、电商环境下企业库存管理的建议
  (一)提高供应链环境下的库存管理意识
  供应链模式下,上下游企业间实行全方位的接触,重要部门的负责人参与合同的洽商,如财务部门根据资金的周转来满足订单的及时付款等。完善系统化管理的运营机制,用标准的系统模块进行订采销送的监控,提高库存的周转次数,进行资源整合,适当节约物流配送环节的成本。本文中A公司高层领导、系统管理员、营销部门、财务部门等重要部门的负责人都会参与某些重要环节的洽商,做到了人员管理意识的加强和提高。
  (二)实行科学订单管理
  订货管理是经营中的一个重要环节,也是商品流转的关键环节。合理的订货不仅可以保证销售的实现,还可以减少积压滞销商品存量。只有科学合理的订货环节,才能保证库存的合理。在各种网络节日的促销环节中,更需要相关人员具备敏锐的市场洞察力以及丰富的经验。
  (三)建立完善的进销存系统
  对于商贸企业发展电商而言,必须要有完善的系统化管理,从最初的采购订单,到进货出库、费用结算、客商核算,按品类品牌分公司调取数据,直到最终的库存盘点对账。一系列经营活动中,每个环节的实时监控都需要用系统帮助经营者和决策者提供有力的数据支持,达到加快资金的流转和库存的周转,提高企业经济效益的最终目的。本文中A公司并不完全依赖于厂家的平台系统,真正为企业库存管理资金管理需求进行系统化管理和升级。
  (四)加强库存成本管理
  在商贸企业的总资产中,库存占比较大,因此库存管理与利用的优劣直接影响到企业的资金占用水平,以及资产的运作效率。科学有效的库存管理,能使企业的平均资金占用水平降低,提高库存的周转速度和总资产的周转率。加强库存存本管理可以考虑从以下几个方面进行。
  1.及时清理滞销商品,提高可用库存量的比例。
  2.选择信誉良好的供应商并保持良好的合作关系,定期对供应商进行信用评级。
  3.加强重要部门如信息部、财务部、采购销售等部门的沟通与协调。
  (五)建立网络突发事件的预警和应急处理机制
  根据现有的网络流程和经验,总结出一些可行的预警和应急机制,不断完善企业的库存管理。
  在网络市场日益发展的今天,作为商贸企业,库存是资产中不可缺少的重要组成部分,因此加强库存管理已成为商贸企业的一项重要的工作内容。本文提出的一些电商环境下基本的库存管理观点,有不妥之处望批评指正。
  参考文献:
  [1]  宋文官.电子商务与网络营销[M].大连:东北财经大学出版社,2003.
  [2]  武永梅.銷售就是做渠道[M].苏州:古吴轩出版社,2016.
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