物资采购供应商管理的探讨与分析

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】物资采购中供应商管理关系着采购主体与受体的依存关系，关系着企业物资采购的质量、效率、效益，对采购环节十分重要。本文探讨怎样对供应商进行科学、理性、客观的评价和分析，找出内在机理，管控措施，使物资采购工作真正做到科学合理，为企业节约成本增加效益起到重要作用。
　　【关键词】物资采购 供应商 评价体系
　　
　　物资采购工作是企业生产经营活动必不可少的重要部分。企业选择供应商，就是对采购渠道做确定的过程，能不能适当的选择出可靠的供应商是决定企业生产活动能否顺利进行的重要因素。企业在实施物资采购的过程中，必须严谨科学，适合的供应商不仅能够满足企业发展的需求，更能够帮助企业降低生产成本、加快生产周期，进而帮助企业在激烈的市场竞争中站稳脚跟并持续发展。物资供应是一个复杂的过程，对供应商客观、正确的评价，以及对供应商的合理使用，对采购工作意义重大，对企业的生产经营有作深远的影响。
　　一、建立供应商库
　　目前市场上的供应商很多，同一行业，同一类型的供应商数量众多，良莠不齐，如果不深入了解，很难做出最佳选择。所以物资采购部门需要慎重考虑，正确抉择。当然，要解决这样的问题就需要储备供应商的各种资料、收集相关信息建立一个比较系统的数据库，并对这些信息、数据进行分类整理，作为评价供应商的基础资料。
　　深入市场调研，集中供应商信息，建立供应商档案。比如对原有供应商的各种历史资料进行整理、归类、梳理。进行深入的市场调研，通过发函，索取供应商的信息资料，也可以通过电话咨询，网络搜索查询等方式来获取供应商信息，还可以通过与同行的交流沟通，以及同行业使用方提供的信息，口碑等了解供应商的情况，还能通过实地考察，亲自走访供应商等措施来收集供应商信息。供应商的信息很多，最基本的有，单位名称，企业性质，所属行业，以及在行业的排名、地位;企业的规模，市场占有份额的情况即市场占有率;企业的地理位置，交通状况，环境条件;企业产品的类型、类别，质量，供货周期，售后服务;企业的财务状况，负债情况，以及流动资金的情况;企业的技术人员素质，技术水平，技术实力，开拓创新能力和市场竞争能力等都是需要收集的。
　　将收集到的供应商的各种资料，按各种属性分别录入计算机内，建立数据库，同时纸质的资料也做相应的录入和归类存档。这样积少成多，日积月累，数据库的信息就越来越多，数据也越来越丰富，对供应商的描述就更全面、细致、准确。
　　二、对供应商信息进行整理，分类
　　收集信息，建立的数据库是需要进行整理，分类，归纳，总结，才能体现出信息的价值。那怎样来处理呢？比如按供应商的属地进行分类，同一地方的归类在一起，这样需要在某地选择供应商就非常清楚了。还可按产品来分类，同类型的产品，有几个供应商能提供，那就把能生产同类产品的厂家放在一起，从需求的角度来去舍，是以价格优先就比价格，以质量优先就比质量，以进度优先就比进度，再兼顾别的方面，还可以用一定的权重和占比，进行定量的比较，得分高的就是最满足要求的。当然还可根据企业的规模，市场占比，信誉，服务等进行分类，把各种分类情况分门别类，归类总结起来，在选择时就非常清晰。
　　三、对供应商实行动态管理，增加对供应商的考核和奖惩，加强对供应商的绩效考评
　　（1）供应商的情况并不是一成不变的，所以每隔一段时间，就要进行更新，有法人、经营状况的变化，也有生产转型升级，更有旧产品的停产替换，也有新产品的诞生，以及市场风向的变化。每年更新一次是必不可少的。对随时发生的变化，也应及时更新，这样供应商的资料才是真实可靠的。
　　（2）供应商的绩效考评可以科学客观的反映供应商的运作情况，考评内容可以从交货价格、供货质量、交货时间、服务水平等多方面入手。
　　价格指标是选择供应商必需考虑的关键因素，对降低成本的作用极其显著。供应商提供的报价以及在批量采购中，供应商给出的折扣价格是供应商绩效评价中最重要的指标，
　　质量指标是对供应商绩效考评的一项最基本的也是非常重要的指标，包括来料批次合格率、来料在线报废率、来料抽检缺陷率。此外，还包括供应商有没有实施良好的质量控制办法，是否通过了相关质量体系认证，或者供应商的质量体系审核是否达到一定的水平等。对产品质量的评价主要通过产品合格率来评价，即在一定期间内合格产品数量占采购总量的百分比。除此之外，使用单位反馈的产品质量情况，也是衡量产品质量的一个重要因素。
　　时间指标包括交货周期、准时交货率、订单变化接受率等，以及供应商供应产品的最低库存量、供应商的物流体系水平、供应商应急交货的水平等。供应商的交货情况直接影响到企业的生产运作计划，主要通过到货及时率来衡量，到货及时率为供应商按时交货次数与总次数的百分比。供应商的生产力和管理水平比较高的话它能够接受的订单增加，接受率就会相应的增加，而在供货出现问题的时候供应商的反应快慢和处理能力将会影响其订单接受率的大小。
　　服务指标包括实施服务、培训服务、维护服务、售前服务和售后服务。服务指标是考核供应商在支持、配合与服务方面的表现。和经济指标一样，主要是检查供应商对订单、交货、质量投诉等反应是否迅速、及时，答复是否完整，能否和本企业进行有效的沟通，共同改进生产经营活动，是否主动和本企业进行交流和合作，共同解决或预防问题，参与项目和产品的研发工作等。
　　（3）对供应商进行考核.日常考核是一个很重要的环节。对平时与供应商的发生的业务进行记录，追踪，发生的各种情况都备案。优良与否作个初步的评价。
　　对重要的供应商应进行月度考评，采购部门和质量部门联手进行考评，主要考评货物合格率、交货期，评分不合格的限期整改，整改合格后可以继续合作，整改不合格的就暂停采购，直至整改合格，否則今后就都取消合作。
　　对所有供应商进行年度综合考评。由质量部门、采购部门、使用部门的人员组成考评小组，考评标准由质量部门拟定，对供应商进行整体、全面的评价，并打出分数。根据得分将供应商分级，对于高级别的供应商在下一年度采购时给予时间、数量上的优惠政策，对于低级别的供应商适量降低采购量并要求整改。 　　（4）建立有效的奖励和惩罚机制，结合对供应商的绩效评价建立一些奖励、惩罚机制十分必要。这样既有利于维持供应商合作的积极性和稳定性，又有利于保持供应商的比较优势和实现供应商的最大价值，从而使供应商以更快的速度，更好的质量，更低的成本为企业提供产品和服务。在奖励和惩罚机制的设计上，体现公平、一致的原则。一般来说，奖励和惩罚机制的指标包括价格的降低、产品质量的改善、交货及时率的提高、服务质量的改善等。奖励措施采用订单激励，荣誉激励等方法。把评价结果及时反馈给供应商，和供应商一起探讨问题产生的根源，并采取相应的措施予以改进。对不符合标准的供应商应该采取严厉的惩罚措施。通过奖惩措施可以开发供应商的潜在能力，变消极为积极，同时营造出良性的竞争环境。
　　四、建立健全供应商评价体系
　　评价体系即是一种比较完善的系统，在采购物资前就要做好对供应商的评价，在采购过程中，也一直在追踪进行，实时进行评价，在采购结束后还需进行后评价。
　　（1）采购物资前的评价
　　在物资采购之前进行价格成本构成分析，不仅要分析产品在生产过程的成本，而且要分析在整个寿命周期，包括使用成本、维护成本、培训费用及残值分析，同时对目前的市场状况和经济状况进行分析和预测，将总成本控制在合理的水平。同时满足审计、招标、内控的要求，充分利用供应量化考核结果，对供应商进行选择时就做到了心中有数。
　　（2）采购过程中的评价
　　在采购过程中，对于所有供应商进行定期和不定期的评价，也及时对新的供应商进行评价。而评价的频率大小则是与供应商的不同而不同，针对重要物资的供应商和一般性供应商，则需要按实际情况确定评价周期，评分合格者将会继续予以采购，反之则取消与供应商的合作关系。常规的月度评价和年度综合评价需持续进行。评价之后进行级别的划分，通常是A、B、C 三个级别。划分为A级的供应商是评价比较好的一组，将会在下次给予采购的优先权，采购数量以及付款时间上都会有优先;评分为B级的供应商属于符合标准的一组，将会在下次合作中获得机会;而针对评分为C级供应商，就是产品质量或者是服务欠佳的一组，需要予以反馈整改信息，并减少对其进行采购。
　　（3）采购结束后的评价
　　评价指标的应用，就解决了不太准确的问题，对已经完成的物资采购，在后评价时可以采用较为准确的定量方法，物资供应部门组织各专业部门按照物资类别或品种，按照供应商整体实力、产品质量、价格、交货、服务、供应份额等多个方面对供应商进行量化评分。权重可根据实际情况自行设定，例如计算公式如下：供应商业绩得分=（整体实力评分×20%）+（质量评分×20%）+（价格评分×25%）+（交货评分×10%）+（服务评分×10%）+（供应金额评分×15%）±供应商奖惩评分。这样每个供应商单项指标的分值乘以该单项指标的权重即得到其该项指标的得分，所有单项指标得分之和即为该供应商的综合得分。按照得分结果可分为几个分数段建立供应商数据库，对供应商进行分类管理。例如80分以上为合格供应商，这部分供应商可以考虑作为战略供应商进行长期合作;60-79分为需持续考核供应商，对这部分供应商应不断督促其改进;60分以下为不合格供应商，应踢除供应商队伍。
　　（4）除了评价体系的建立之外，企业还应每隔时间段就为供应商提供面授或资料学习的培训机会，让他们对企业的物资质量相关要求和企业的一些变动进行了解，由此实时的改进和完善自己的产品。
　　（5）供应商的管理与维护
　　企业应加强与供应商之间的联系，应改变观念，不单纯的注重利益竞争，将供应商放在自己的对立面上，要从长远的角度出发，秉持可持续发展的原则，建立起互助合作的关系，实现共享。采购方在考虑自身利益最大化的同时也可以兼顾到其他成员的利益，比如说可以对供应商提供利益激励，促进其积极性，双方共赢，以此来建立良好的长期合作关系。
　　五、供应商的选择
　　在上述工作都很充分的情况下，对供应商的选择就不是简单凭主观经验进行，而是客观、公正、科学的。同时需要具备专业的物资采购知识的工作人员参与其中，同时利用现代化的采购硬软件设备以及相应的办公自动化工具。采购人员就能针对需要采购的物资进行系统、科学的选择。
　　对供应商的选择可以用定性和定量兼顾的原则.定性方法主要有：直观判断法、招标选择和协商选择法。定量分析法则是采购成本比较法等等。
　　在供应商数量的选择上应注意尽量不要只选择一家供应，应多发展几家供应商，合理分配各家供应商的供应份额，最大程度上获得供应商的优惠，这样不仅能够保证采购物资的供应数量、质量，又能够有效的降低采购成本，所选择的供应商数量以三到四家为宜。
　　选择供应商的方式，采购方式按照各种采购特点可以分为招标采购和非招标采购，详细来说又有公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，各种方式均有优缺点，在选择方式上我们可以将多种采购方式组合使用，这样不仅有利于提高采购的质量和效率，同时对于控制采购成本也十分有效。建议首先在已经建立的合格供应商名录中选择。
　　六、结束语
　　科学合理选择供应商，是供应商管理工作规范运行的落实，是供应商管理制度的贯策。是做好科学理性采购工作的保障。考核以量化分值为尺度，关键在于客观性、可量化性、公开性，避免了定性评价工作的主观性和随意性，降低了物资供应工作人员工作的难度和阻力，使物资采购工作做到公开透明，使供应商队伍素质不断提高，并与之建立起长期稳定的合作共赢关系，使其成为企业发展忠诚的合作伙伴。供应商的合理选择可以为企业减少浪费，降低成本，节约资金，创造效益起到实实在在的作用。
　　参考文献：
　　[1]郭克红 李谦 供应商管理系统的研究与实现 [J] 现代制造工程，2006（12）.
　　[2]赵斌 企业的采购战略和策略模式 [J] 华章，2010（3）.
　　[3]楊卫平 核心企业对供应商的柔性战略管理研究 [J] 企业发展，2008，（4）.
　　[4]郑超，胡玉涛 应急采购供应商管理探讨 [J] 铁道物资科学管理，2010.01.
　　作者简介：游智君（1964-），女，重庆人，学士，工程师，现就职于西南应用磁学研究所。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14969461.htm