医院医疗设备采购组织形式及流程规范化管理研究
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作者:魏菡 张玥婷 张海军
[摘要]医疗设备是医院医疗、教学、科研的必备条件，随着人类不断探索生命科学和技术，促使医疗设备更加精细化和智能化。医疗设备的创新和广泛运用是当前医院医疗技术发展的重要支柱，医疗设备的采购管理也成为医院管理的热门话题和重要课题。文章从我国医院医疗设备采购工作组织形式、采购流程入手进行分析研究，提出精细化管理方面的改进建议，期望对改善医疗服务技术及其采购管理工作有所帮助。
[关键词]医疗设备;组织形式;流程;采购管理
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.25.174
1当前医院医疗设备管理组织形式
医院医疗设备管理部门主要是设备科，设备科采购医疗设备时，需要依托采购、固定资产管理、维修、库房、测算等班组，从医疗设备前期论证到购置、维修保养，再到处置报废的医疗设备全过程涉及科室众多，专业学科众多，医院在医疗设备采购前，建立了医疗设备采购监督管理组织体系。采购监督管理组织体系通常由院长和设备、后勤、财务、采购等主要行政部门组成。各部门之间虽是各司其职，但缺少整个医疗设备采购组织团队的凝聚力。这种组织形式较为传统，虽能结合相关专业技术人员和不同思维模式的人员，专业知识不断积累，管理效率不断提高，从而使医疗设备的安全运用和保障设备服务质量。但是这种组织形式会由于各部门信息沟通不畅、工作性质差异的影响，无法高效地合作，从而造成采购时间较长，过程繁杂。
2当前医院医疗设备采购流程
当前医院医疗设备的采购流程首先是使用临床科室提出申请，然后通过院内审批，获批后交由设备科组织实施采购计划，组织设备采购的论证和市场调研工作。随后负责采购的部门根据采购政策开展一系列采购活动。最后通过与供应商签订合同，组织设备安装验收工作，财务部门支付设备款项。整个采购流程，需要多部门参与和配合完成，不同阶段需要不同部门的人员来完成，只有大家密切配合才能顺利完成整个采购工作。
3完善医院医疗设备采购管理组织形式
医疗设备采购工作涉及的部门众多，过程复杂，监管审批环节不能省略，采购速度、质量和效率面临很大的挑战。优化组织形式是必然选择。
采购过程中医院内部各部门相互依存，在传统的组织形式上进行优化，由设备科牵头组织医院医务部门、审计部门、采购部门、财务部门，成立一个医疗设备采购职能工作组，主要是方便与日常采购工作中的沟通协调。制定详细的制度，将医疗设备采购管理工作制度化，制度流程化，细化流程标准。采取分布式平行网络的医疗设备采购管理模式，从而缩短发现问题和解决问题的时间和提高采购效率。
4完善医院医疗设备采购流程
在医疗设备采购的流程上，细化采购流程上的各个阶段，采用流水线的作业方式，规定每个环节的执行时间、责任人及目标要求，建立标准化的采购程序，并强化每个环节的监督工作。医疗设备的采购流程有三个大的阶段。
4.1计划阶段
4.1.1计划申请
该阶段责任人为科室指定人员。责任人根据设备申报的节点，指导各个临床科室填写医疗设备采购申请表，责任人汇总设备购置计划申请资料，移交给计划审批阶段的责任人。
4.1.2计划审批
计划的审批分为院内审批和院外审批，形成年度预算计划后院内需提交到医院设备采购监督管理组织体系进行层层审批，院内审批后需移交给相应的上级主管部门，该阶段负责任为设备科科长。
4.1.3生成计划书
年度预算计划清单通过上级审议后，设备科根据临床科室需求的轻重缓急、项目的复杂程度等安排采购时间表，项目负责人，生成计划书，选择合理的采购方式。该阶段责任人为设备科科长。
4.1.4项目论证
该阶段的责任人是医疗设备采购项目经办人。责任人在规定的时间内组织临床科室、医院设备采购监督管理组织体系及工程技术人员和其他相关人员进行设备采购的可行性论证。必要时开展市场调研工作。主要针对以下几个方面做分析：①社会效益分析;②经济效益分析;③技术可行性分析;④购置资金落实情况的分析。
4.2采购阶段
4.2.1招标采购
根据采购相关制度和要求，组织院内和院外招标工作，合理安排时间、场地。该阶段责任人为采购对外联络员。招标采购工作结束后，责任人整理好相关的招标资料移交给下一阶段负责人。
4.2.2商务谈判与合同审批
该阶段责任人为设备科科长，在收到上一阶段资料后，组织使用科室以及医疗设备采购职能工作组进行商务谈判，明确合同细节并进行合同的审批，签订采购合同，责任人将合同移交给合同档案归口管理部门，并将相关资料移交给下一阶段的责任人。
4.3验收与付款阶段
4.3.1设备验收
设备货到后，按医院相关验收管理制度要求，组织设备的开箱、安装、验收及培训工作，并将资料移交给下一阶段负责人，该阶段责任人为设备的专职管理人员。
4.3.2付款阶段
本阶段责任人为财务科负责设备的会计人员。在收到上一阶段提交的资料后和供应商开具的合法发票后，认真复核资料的真实性和完整性，完成付款工作和将相关会计凭证移交给档案管理人员。
5结论
基于上述医疗设备采购工作的组织形式和管理流程，各个阶段都有相应的责任人，相互监督，避免了暗箱操作的可能，下一个环节对上一个环节的资料进行二次检查，及时纠错，对每个环节都充分地监督，构建了一个跨部门、跨学科的精细化管理模式的采购工作职能团队，打破了传统的各部门之间管理脱节的缺陷，高质量、高效率地完成了医疗设备的采购工作。
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