浅谈大数据下的企业档案信息化建设策略

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　　【摘要】信息技术通过各种各样的方式进入到我们的生活中，并对我们的工作方式产生不同程度的影响。大数据这一概念也随着信息技术的发展应运而生，并对企业档案信息化建设提供了新的思路。那么，目前我国企业在大数据背景下企业档案信息化建设的现状是怎样的？我们应该采取怎样的措施才能通过大数据提高企业档案信息化管理水平？则成为目前企业管理工作中的重要内容之一。
　　【关键词】大数据  企业档案  信息化  管理
　　 档案往往记录着企业整体、各个部门以及各个员工发展、工作的实际情况，那么如何将档案中记录的信息充分利用起来，为企业发展服务就成为企业管理人员需要重点分析的问题。在信息技术及大数据分析方法被广泛运用的今天，企业档案信息化建设工作该如何开展，则成为企业管理者重点关注的问题。
　　一、企业档案信息化建设概述
　　目前，很多企业都采取了信息化的档案管理体系，并形成了一定的管理制度。这种制度对简化企业管理制度、提高企业运转效率有着重要的意义。将档案信息通过数字化的存储方式，实现纸质档案数字化是档案信息化建设的基础工作;将数字化的档案信息依靠信息传输技术传递出去并加以利用，则是企业档案信息化建设的主要目的。
　　这种档案管理模式体现了企业追求实用的管理理念，并且伴随着大数据挖掘理念的应用，企业档案信息得到进一步的挖掘和利用，企业借此也对自身情况有了新的认识。而传统的档案管理模式以及设定的研究目标，也由于信息时代的来临逐渐被人们舍弃。通过近几年企业档案信息化建设实践可知，大数据时代背景下企业管理工作逐渐往高效、简约的方向发展，数据规模也逐渐往巨大化方向发展。数学建模技术的使用，也充分体现了档案信息中蕴含的信息财富，企业档案信息化建设成为企业管理提倡的理念之一。
　　二、企业档案信息化建设现状
　　（一）对大数据概念认识不足
　　由于大数据属于近几年逐渐兴起的新概念，很多企业管理者对大数据的认识不足，这个问题影响了大数据挖掘分析技术在企业管理过程中的应用效果。另外还有很多管理者将档案管理简单理解为资料的收集与整理，并没有意识到档案所蕴含的信息财富。这就导致在企业招聘档案管理人员时，没有将掌握大数据分析技能作为招聘要求，档案管理人员对大数据概念认识同样不足。企业档案信息化建设难以实现进一步推进。
　　（二）对档案信息数据收集层次不深
　　传统档案管理工作中，数据的收集往往停留在基础数据的收集上，对于细节数据以及深层数据的收集情况并不理想，人们处理数据的能力也相对较低;随着信息时代的到来，大数据挖掘与分析本身就需要有一定体量的信息;如果收集到的信息量不足，且停留在基礎数据的层次，则档案管理人员很难通过大数据分析得到有代表性的数据报表，企业档案信息化建设则失去了意义。具体来说，目前企业信息收集中存在的问题除了信息量不足外，还有信息层次不够深入等问题，这些我那天的存在都影响了大数据分析结果的准确性和代表性。
　　（三）档案管理人员缺乏必要的信息分析能力
　　部分企业信息收集工作做得相对较好，但是由于缺乏具有数据分析能力的人才，而导致庞大的数据很难充分发挥出相应的作用。大部分档案数据分析人员仅仅停留在数据制作统计表的层次，很难发现不同种类数据之间的关系。另外，档案管理人员对企业业务认识不深，也是导致无法通过得出有价值的大数据分析结果的原因之一。
　　三、大数据下的企业档案信息化建设策略
　　（一）管理者起带头作用，积极了解先进信息管理手段
　　企业管理者应该在企业档案信息化建设过程中起带头作用，并主动了解大数据挖掘分析的工作流程以及工作特性，从而促进企业形成完善的信息采集及信息分析制度，让收集到的信息档案成为企业制定未来发展方向的有力依据。积极了解先进的信息管理手段则能促进企业档案信息化制度的先进性，并保证企业档案管理过程中存在的问题能得到及时的解决。
　　（二）加深企业数据采集的深度
　　数据分析师不仅要对宏观数据进行分析，中观数据、微观数据的分析结果对企业制定发展方向具有同样的作用。
　　例如采集企业财务信息并留存档案的过程中，不仅要了解企业整体资金的运转情况，还要详细到各个部门资金流出与流进的情况，并且要细致到每一笔资金都经过哪些工作人员，资金变化是怎样的？这样能够帮助财务管理人员了解企业宏观上的资金流向，也能了解企业各个部门的资金使用情况，从而针对具体的问题对企业资金进行合理分配，促进企业资金微循环的形成。
　　可见，深层次的企业信息采集，能够加强企业管理的宏观调控能力，也促进企业形成良好的微循环。
　　（三）定期举办培训，提升档案管理人员综合素质
　　信息技术及大数据分析技术的发展速度十分迅速，所以为了能够让企业档案管理人员紧跟时代的步伐，企业应该积极聘请专业的数据分析人员以及档案管理人员对企业现有档案管理人员进行培训，并鼓励档案管理人员针对企业现状提出相应的改进措施，促进企业信息化档案管理体系的建设与完善。
　　四、总结
　　随着信息时代与大数据时代的到来，越来越多的企业认识到信息技术与大数据分析技术对企业档案管理带来的实用价值，并积极采用相应的技术，解决现阶段档案管理过程中存在的问题，并对档案管理工作进行更新与完善。但是，企业也应该怀着与时俱进的思想，不断学习新的档案管理思想，并不断完善现有档案管理体系，建立健全信息化档案管理制度，让大数据挖掘与分析技术为企业的发展提供助力。
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　　作者简介：魏静（1975-），女，工作于重庆市涪陵城市投资集团有限公司。
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