完善医疗卫生系统固定资产动态库管理探讨

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　　【摘要】  文章在对北京市某区所属医疗卫生系统2014—2017年固定资产动态库数据调查分析的基础上，对医疗卫生系统存在的固定资产动态库基础管理工作不到位、固定资产动态库信息与财务信息接口不通畅等问题进行分析，并提出完善固定资产动态库内部控制制度、夯实动态库基础信息管理工作及建立健全固定资产动态库管理部门绩效考核体系等建议。
　　【关键词】  固定资产动态库;医疗卫生;绩效考核
　　【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812（2019）17-0102-03
　　在人工智能、大数据、云计算、万物互联的时代背景下，固定资产动态库管理部门可以利用先进技术手段，对重要资产实行一物一编码（无线网络终端编码），真正实现对资产实时实地的动态管理。然而笔者在对北京市某区医疗卫生系统所属57家单位（包括2家行政单位、12家公共卫生单位、36家社区医疗卫生服务中心、7家医院）2014—2017年固定资产动态库系统数据进行整理统计分析的过程中，结合各单位的财务账簿、决算报表比对分析，发现医疗卫生系统固定资产动态库管理存在不足之处，由此引发进一步思考。
　　一、固定资产动态库管理存在的问题
　　截至2017年底北京市某区医疗卫生系统所属单位固定资产动态库系统资产数量87 235件，原值444 784.05万元。在本次调查统计过程中发现固定资产动态库管理主要存在以下问题。
　　（一）固定资产动态库信息录入不完整
　　调查范围内的单位普遍存在固定资产动态库管理部门录入的动态库数据信息不完整。北京市某区医疗卫生系统固定资产动态库使用久其软件，该系统需要录入的单项资产基本信息近40个字段，而固定资产动态库管理部门未能完整录入全部信息。常见的缺失信息主要有相关设备用途、使用人、存放地点、使用方向等固定资产使用状态信息。这反映出固定资产动态库管理部门实际上仅仅将固定资产信息简单地录入系统，没有有效履行对固定资产的动态监督管理，无法真正落实“分级负责、责任到人”的固定资产管理机制。
　　（二）固定资产动态库信息录入、更新不及时
　　在调查统计中发现，固定资產动态库系统信息录入不及时或者信息更新不及时，尤其是基层社区卫生服务中心的情况更为严重。如果以固定资产取得时间和固定资产动态库系统制单录入时间的间隔长短作为固定资产动态库系统录入滞后时间指标的话，87 235件固定资产中有8.29%的资产录入滞后时间长达一年以上，4.75%的资产录入滞后时间长达2年以上。其中动态库录入时间滞后达一年以上的资产数量比例最高的是基层社区卫生服务中心，达到9.62%，其次是医院，达到9.30%，行政单位的比例为6.03%，比例最低的是公共卫生单位，为5.12%。
　　（三）固定资产编码不科学、不系统
　　固定资产编码不科学、不系统体现在固定资产编码缺乏连贯性，例如某单位2014年期间家具用具及其他类的某一项资产编码为9000170002009001048，其中前6位为该单位的单位代码，而在2017年家具用具及其他类资产的编码变成JJ2012000043，前6位变成了资产类别（家具的拼音缩写）以及资产取得年度（2012年）。固定资产编码缺乏连贯性不便于对本单位的固定资产进行整个寿命周期内的追踪管理。另外，公共医疗卫生服务机构经常会出现固定资产在各单位之间相互划转调拨使用的情况，比如将医院自有救护车等专用设备从医院调拨至急救中心。由于医疗卫生系统未从全系统、全局、长远的角度考虑设计资产编码规则，各个单位的固定资产编码是按照各单位的自身要求设置的，所以当某一项固定资产从一家单位调拨至系统内另外一家单位时，同样的资产就会在不同单位有不同的编码，不利于在本系统内对同一项固定资产追踪管理。
　　（四）固定资产动态库数据与实物资产不符
　　在对45家单位（含29家基层社区医疗卫生服务中心、12家公共卫生单位和4家医院）固定资产进行盘点时，纳入盘点范围的资产62 021件，原值1 753 662 392.33元，盘点结果正常的55 238件，数量占比89.06%。盘点结果不正常的资产中，盘亏2 135件，数量占比3.44%;出借资产522件，数量占比0.84%;其他无法认定的资产4 126件，数量占比6.65%。上述盘亏资产中，医院资产盘亏数量占比5.00%，金额占比22.95%;公共卫生单位资产盘亏数量占比4.73%，金额占比0.69%;基层社区医疗卫生服务中心资产盘亏数量占比2.19%，金额占比1.65%。从资产类别来上看，土地、房屋及构筑物类固定资产的盘亏数量占比18.58%，家具、用具、装具及动植物盘亏数量占比10.32%，文物和陈列品盘亏数量占比5.26%，专用设备盘亏数量占比4.20%，通用设备盘亏数量占比2.52%，图书档案等基本无差异。调查发现，导致资产盘亏的原因有：丢失;被盗（单位保卫部门认定）;已拆除但是无相关拆除文件及补偿或变价收入;乡集体产权已退回，但无相关文件;未达到使用年限就自行出售;人员变动或者调拨及移交手续不全;因无维修及使用价值而未保留实物;单位合并、搬家等原因遗失，资产已坏;对口支援外地，但是缺少相关手续;销账时间与实物处理不同步（实物已处理，账未消）以及其他原因。
　　此外，统计分析还发现，个别单位存在资产编码重复问题、动态库信息未及时更新调整遗留问题、调出资产不知去向、资产取得日期与制单日期的时间逻辑关系混乱、某些字段的信息分类不明确等问题。
　　二、固定资产动态库管理存在问题的原因分析
　　（一）固定资产动态库管理制度不健全或执行流于形式
　　固定资产动态管理系统，顾名思义应是对固定资产整个使用寿命周期的各环节进行动态实时管理，包括对固定资产的购置、验收入库、领用出库、日常使用、维修保养、处置变动、单位间调剂等各种固定资产流动形式的动态管理。但是实务中很多基层单位将固定资产动态库的记录当做是财务会计账簿的辅助账，仅仅起到对固定资产财务账补充相关信息的作用，动态管理实际上是一个静态记录。例如调查发现，某单位价值1 486 300元、数量175件的固定资产于2015年入库增加，2016年记录显示调入下属某单位，但是直到2017年底该调入单位的固定资产动态库中仍然没有该项资产入库记录，这些固定资产资产不知所终。再以固定资产盘点为例，按照《国家卫生和计划生育委员会关于印发预算管理单位国有资产使用管理办法的通知》（国卫财务发[2015]85号）的要求，“各单位应当对实物资产进行定期盘点清查，每年度至少一次”，同时“资产盘点清查工作，由资产管理部门牵头负责组织，财务部门、使用部门和内部审计等相关部门共同参与”，但是不少单位在实施盘点过程中往往“偷工减料”，对资产的监督管理流于形式。 　　（二）财务部门和动态库管理部门的职责衔接不清
　　医疗卫生系统的固定资产管理受卫生系统国资管理中心和同级财政部门管理，两个部门各自遵循相应的规范和管理制度，这就造成两个部门对固定资产管理职责方面存在一定程度的衔接不清。一般情况下，固定资产动态库管理部门按照行政单位或事业单位国有资产管理办法对实物资产进行管理并使用固定资产动态库系统。相关资产的会计信息，比如固定资产原值、折旧、资金来源构成等是由财务部门负责核算记录，同时要求定期对固定资产财务记录与动态库系统进行核对，做到账实相符。可是在实际工作中，经常会出现财务部门平时只核算固定资产大类信息，没有设置固定资产末级明细账，不掌握具体固定资产的数量及价值信息，甚至也不按照国家统一会计制度的规定对相应资产计提折旧，等到年底结账时再利用固定资产动态库的数据进行折旧或者调整资产数量及价值，不能实现财务部门与固定资产管理部门之间的相互监督。另外，国家统一会计制度与固定资产动态库对固定资产的分类标准不一致也在一定程度上影响相互监督作用的发挥，例如按照当时执行的《医院财務制度》的规定，医院固定资产可以分四类：房屋及建筑物、专业设备、一般设备、其他固定资产，而固定资产动态库系统是按照《固定资产分类与代码标准》（国标）将固定资产划分为土地房屋及构筑物、通用设备、专用设备、文物及陈列品、图书和档案家具、用具、装具及动植物六大类。这势必造成财务数据与动态库数据的接口不畅，不利于保证账账、账卡、账实相符。
　　（三）对固定资产动态库管理部门绩效考核不到位
　　目前医疗卫生系统固定资产管理绩效评价指标往往局限于决算报表中的医疗机构基本数字及财务分析表中的折旧费用、床位数等简单实物资产信息以及财务信息。在对固定资产动态库管理绩效进行评价时，这些信息不能全面完整地反映出固定资产保障水平、固定资产运行使用效益、固定资产动态库管理水平等方面的信息。虽然相关的资产管理制度对固定资产动态库管理部门有系统的工作要求，但是固定资产管理部门是否按照要求去执行、执行的数量和质量如何、资产的归口管理效果怎么样、是否建立固定资产资产台账等，单位没有一套科学有效、切实可行的绩效考核办法。在这种情况下，必然导致资产管理部门工作好坏一个样、做多做少一个样、早做晚做一个样，固定资产动态库管理相关工作要求执行起来流于形式。
　　三、完善固定资产动态库管理的建议
　　（一）完善并有效执行固定资产管理内部控制制度
　　由于单位内部固定资产管理制度不健全或者没有得到有效执行，导致某些单位在资产购置、验收、付款、领用等方面的业务流程混乱，造成实物资产与动态库数据不一致或者动态库数据与财务账数据不一致;由于固定资产在单位内部各部门、各医疗科室之间随意串用、借用，或者医疗卫生系统各单位之间的资产调拨手续不完备，使得动态库管理部门难于掌握实物资产的使用状况。对此，各单位应当建立“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的资产管理内部控制制度，遵循行政事业单位内部控制规范要求，按照固定资产的验收、入账、领用、使用、保管、维修维护、清查盘点、登记和档案等流程梳理并完善现有固定资产管理制度，明确各医疗科室业务部门、财务部门、固定资产管理部门的职责权限，规范医疗卫生系统资产内部管理工作流程，强化审计监督和绩效考评，建立完善的内部控制与制约机制，特别是动态库管理部门与财务部门之间的职责协调。
　　（二）完善动态库系统和财务账的数据衔接
　　2019年之前，医疗卫生系统执行的会计制度包括：卫生局等行政部门执行《行政单位会计制度》、急救中心和医院管理中心等事业单位执行《事业单位会计制度》、医院执行《医院会计制度》、基层社区卫生服务中心及服务站执行《基层医疗卫生机构会计制度》。不同的会计制度对于固定资产的会计核算处理规定不一致，比如《行政单位会计制度》和《基层医疗卫生机构会计制度》不要求对固定资产计提折旧，《医院会计制度》要求反映固定资产资产原值及折旧的不同资金来源构成等，这就造成医疗卫生系统内部固定资产财务账的信息与动态库的信息存在较大的差异。从2019年1月1日起，医疗卫生系统统一执行新的《政府会计制度》，新制度对固定资产做出统一核算要求，极大地消除了各类型单位固定资产财务账之间以及财务账和动态库信息之间的差异。因此固定资产动态库管理部门要充分利用新旧会计制度衔接的机会，参与制定适合于自身的固定资产核算财务制度，同时财务部门要充分、细致、全面、因地制宜地设置固定资产总账、明细账及台账，或者增加核算辅助项，以确保财务信息的数据与固定资产动态库信息的一致性，以利于真正做到账实相符。
　　（三）夯实动态库基础信息管理工作
　　首先，应该将动态库系统内缺失的字段信息补充完整，尤其是关于固定资产资产使用状态的信息，真正做到随时随地监控实物资产的“动态”管理。其次，针对医疗卫生系统为推进资产共享、共用和公共平台建设工作，经常出现系统内单位间的资产借用、无偿调拨划转等情况，医疗卫生系统应从系统全局的角度设置科学合理的资产唯一代码，以利于在系统单位内对固定资产全寿命周期内的追踪管理。再次，利用新旧会计制度转换衔接之际与财务部门共同实施全面资产清查，将历史遗留问题清理完毕，尤其是一些未入账的自建或者是权属不清的房屋及构筑物等重资产以及待报废资产。最后，各单位应结合自身情况制定单位动态库日常工作标准和规范，做好资产的日常统计、报告、分析工作，实现对资产的动态管理。
　　（四）建立健全固定资产动态库管理部门绩效考核体系
　　首先，从制度层面评价考核固定资产动态库管理部门内部控制制度建设与执行情况，例如可以用实物资产责任人落实率来判断资产是否全面实行归口分级管理，利用制度健全率考核动态库管理部门是否对单位自用、对外投资和出租、出借等资产设置了专门的管理制度，还可以就动态库管理部门与资产使用部门的协调合作程度设置考核指标等。其次，对动态库管理部门的日常活动设置考核指标，例如设置动态库信息完备率及准确率考核基本信息录入的充分性和准确性，利用资产的取得时间或入账时间与动态库录入信息时间的长短考核动态库信息录入的及时性，利用盘点资产占全部资产的比例、盘盈盘亏率、盘点时间间隔长短等考核资产盘点工作的质量和效果。最后，在考核固定资产动态库管理部门绩效时要考虑不同类型单位的资产结构特点和业务特点。以2017年底数据为例，医院和社区卫生服务中心的资产主要是通用设备和专用设备，数量占比超过80%，公共卫生单位的资产主要是数量较少但是价值占比较大的土地房屋建筑物，价值占比达到80%以上，对于不同资产结构的不同类型单位，相应的绩效考核指标应有所不同。总之，应按照管理会计基本指引及相关的绩效管理应用指引的要求，对动态库管理部门设置切实可行的绩效考核体系，同时将日常考核与年终考核相结合、绩效考核与预算考核相结合、定量和定性相结合，采取多元化的指标体系，通过材料审查、现场检查和专项抽查等方式对固定资产动态库管理部门进行绩效考核。X
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