信息化技术在国有企业物资采购管理中的应用

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　　[摘 要]信息化技术可以提高企业的管理效率，优化管理模式，因此信息化技术逐渐被应用到国有企业管理之中。文章以国有企业物资采购管理为例，探究信息化技术在物资采购管理中的应用。
　　[关键词]信息化技术;国有企业;物资采购管理
　　[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.32.187
　　1 引言
　　对国有企业而言，利用信息化技术可以简化工作流程，提高工作效率和准确性，为职工的工作带来便利。国有企业物资采购业务涉及的部门和业务流程比较复杂，在采购计划制订过程中需要技术部门、计划部门根据企业的库存以及项目需求提出申请，由采购部门进行采购。采购后，需要由质检部门进行检验后由仓储管理部门进行入库出库，物资采购业务涉及的部门比较广，需要和各个部门合作。如企业在物资采购业务中应用信息化技术，将所有业务都输入到电脑软件中，各个部门便可以利用信息化软件进行相关信息查询、业务操作，不但能够保证业务的准确性，还能够提高各个部门的沟通效果。
　　2 信息化技术在国有企业物资采购业务上的应用方案
　　2.1 物料需求计划信息化
　　国有企业物资采购的产品规格型号、产品数量、产品技术指标主要是由公司的设计部门规定，由技术部门提出物料需求计划，进而按照物料需求计划进行购买。在应用信息化技术后，即企业物料管理ERP，ERP主要包括项目需求模块和物料需求模块，项目需求模块主要是由设计部门进行控制，物料需求模块主要由计划部门进行控制。
　　设计部门按照项目要求列出所需要的原材料清单，包括原材料的技术要求和数量，在软件上生成项目需求清单，由领导审批后，计划部门便可以直接在ERP上观看到项目清单，进而结合目前庫存中产品的数量，生成新的物料需求计划，由领导审批后，形成物料需求计划。例如设计部门提出购买10KV电流互感器（200∶5）20台，计划部门需要对库存量进行核实，核实后发现库存中有同种规格型号的电流互感器5台，在物资需求计划中便可以直接购买15台电流互感器，有效利用库存量。对采购部门而言，可以直接根据ERP软件上的物料需求计划购买相关物料。
　　2.2 物资采购合同确定环节
　　国有企业采购部门按照物资需求计划展开采购工作，在采购计划制定时，首先要对供应商进行选择。采购管理部门需要对供应商定期进行核实，将符合条件的供应商列入ERP软件系统中，采购人员在购买过程中可以直接从ERP软件信息系统中选择合格供应商，进行招标比价，形成招标比价分析表，进而从质量、价格两个方面入手进行分析，选择合适的供应商。确定购买的供应商后，采购人员可以直接在ERP系统上生成采购合同，将采购合同传递给供应商，签订采购合同，完成采购任务。例如在高压电流互感器进行采购过程中，ERP系统中输入的合格供应商包括某北方电流互感器厂家、某一户电流互感器厂家、某二户电流互感器厂家，采购人员可以将其三家作为采购招标比价的对象，自动生成招标比价单据，由招标部门领导和采购部门领导进行审批。
　　2.3 采购原材料入库管理信息化
　　购买原材料到达企业后，由仓储管理部门清查物资数量是否满足要求，进而由检验部门进行检验，检验合格办理入库手续。在应用ERP信息化软件后，仓储管理部门人员在接收物资后，利用ERP软件，按照物资的规格型号、数量进行报检，自动生成报检单。
　　对质检部门而言，直接在ERP软件上便可以查到报检产品的规格型号、数量以及技术要求，打印报检单，按照报检单上所需要的性能需求，对产品进行检验。例如在15台电流互感器报检过程中，可以从ERP系统中明确的查询到规格型号为10kV，变比为200∶5，购买厂家为某北方电流互感器厂家，购买数量为15台，该批次物资使用项目以及用途，检验人员在检验过程中便可以根据相关技术资料进行校验。检验合格后，在ERP软件上直接办理入库手续。若是存在不合格产品，便可以直接在ERP软件上进行处理，注明不合格数量和不合格原因，将合格产品进行入库，不合格产品由采购部门进行处理。
　　采购部门直接在ERP上查询到不合格产品的规格型号、不合格原因、不合格数量，按照质检部门提交信息，联系供应商，进而退货或者是换货，及时跟踪不合格品的处理。
　　2.4 采购原材料出库管理信息化
　　采购原材料主要是用于生产车间，生产车间根据生产所需求物料到库房去提货，办理出库手续。应用ERP信息软件，生产车间可以根据项目需求直接在ERP软件上生成提料单，进而到库房按照提料单进行领料，生产车间领料后便可以到库房直接办理出库手续。
　　库房办理出库手续后，ERP软件物料查询过程中物料的数量便会自动更新。应用物资管理ERP软件后，可以直接在ERP软件上查询库存量，包括规格型号、数量、性能等，各个部门对现有库存量能够清晰的查看到，在物料需求计划制定时，才可以充分的利用库存量，这样便能够避免库存量积压带来的经济损失。同时ERP信息软件应用后，计划部门、设计部门、采购部门、质检部门、仓储管理部门、生产车间，不同部门之间可以直接在ERP软件上进行物资采购、物资入库、物资出库等业务的处理，相关业务处理比较便捷，避免因为信息流通不通畅等因素影响物料管理。
　　3 信息化技术在国有企业物资采购管理中应用保障措施
　　3.1 组织保障
　　国有企业物资采购管理过程中若是要应用ERP系统软件，那么需要对企业的组织机构进行优化，明确各个部门的职责和权限，根据各个部门的职责，赋予其一定的权限，完成ERP系统的审批工作。ERP系统在物资采购管理过程中，其一，需要对物料需求计划进行审批，得到领导的审批后才可以进行购买;其二，在购买过程中需要对产品的厂家、价格进行审批，审批后才可以签订购买合同;其三，在入库管理过程中，需要对产品的质量进行审批，审批合格后才可以办理入库手续;其四，出库过程中，需要对提料的信息进行审批。通常物料需求计划需要由技术部门领导和设计部门领导共同进行审批，采购计划需要由采购部门领导和招标部门领导共同审批，入库质量检验由质量管理部门领导进行审批，出库提料主要是由生产车间主任进行审批。
　　ERP系统在审批流程设计过程中，需要对公司的组织机构充分的了解，明确各个部门领导的职能，进而才能够完成审批流程的设计。国有企业需要完善组织管理工作，为ERP系统的应用提供组织上的保障。
　　3.2 资金保障
　　ERP信息软件在物资采购管理应用过程中，因为国有企业的经营管理模式不同，故而对软件的需求便不同。在应用ERP信息软件过程中，需要根据国有企业的实际生产情况以及实际管理情况，专门设计ERP信息软件，而ERP信息软件的购买费用比较高，同时应用过程中还涉及人工管理费用、设备费用以及其他维护费用，总而言之，需要的资金比较多。国有企业要能够根据ERP信息软件的市场价值，提供一定的资金保障，以此保证ERP信息软件的运用。
　　3.3 制度保障
　　在ERP信息技术应用过程中，要完善ERP信息技术应用管理制度，明确ERP信息技术的维护管理制度、人员使用制度、应用准确率考核制度等，在日常工作开展过程中，要对ERP系统应用的准确性进行考核，真实性进行核查，这样才能够更好地对国有企业物资采购进行管理与控制，避免出现徇私舞弊或者造成公司物资流失及损失，保证公司的物资安全。
　　4 结语
　　ERP信息软件的应用，使国有企业在物料采购管理过程中，各个部门可以直接通过ERP软件上的信息数据更新，了解企业对物资需求情况以及物资供给情况，有助于企业有效利用物资，提高物资的利用率。同时，信息技术的应用，优化了各个部门之间的沟通效率，各个部门之间的配合默契有所增加，提高了工作效率。
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　　[作者简介]李娜（1984—），女，汉族，山西垣曲人，中条山有色金属集团有限公司物资设备部，经济师，大学本科，研究方向：物资管理。
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