浅析人事档案管理在人力资源管理的重要性

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　　【摘要】人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，它为人力资源管理提供直接、客观、真实的原始依据，它为企业的人才提拔、考核、任用提供重要依据，人事档案的相关信息在在人才挖掘、职业规划、人力资源配置等工作中发挥重要作用，由此可见人事档案管理对人力资源管理也是非常重要的。本文重点阐述了人事档案对人力资源管理的重要性，具体分析了人事档案管理工作中存在的问题，对现有问题提出解决方法和对策。
　　【关键词】人事档案管理  人力资源管理  困境  对策
　　人事档案记录了员工从学校到工作的工作的经历、学习、能力表现、职位升迁、奖惩情况和社会关系等重要信息，只要材料信息收集保存完整，人事档案就能全面、客观、系统的反应一个人的成长和经历。人事档案是人力资源全面了解、客观评价、科学使用员工个人信息的重要依据。也是工资调资、职位升迁、员工维护合法权益、办理退休的重要依据。所以研究和管理好人事档案对人力资源管理工作是非常重要。
　　一、人事档案管理对企业人力资源管理的重要作用
　　（1）人事档案为人力资源管理提供可靠、真实的重要信息依据，有利于企业人才的挖掘。员工入职后企业就要进行编写员工的入职信息、定岗定位、确定工龄及薪酬等相关工作，而这些工作的进行都离不开人事档案提供的真实可靠的信息。同时人力资源管理部门还可以通过人事档案信息掌握员工的基本情况和专项特长、技能、技术和奖惩情况，利用这些信息可以挖掘出企业的人才，根据这些信息建立科学的选人用人标准，把合适安排到合适的岗位上，在使用人才时实现扬长避短、人尽其用。
　　（2）人事档案管理有利于人力资源管理为员工规划职业生涯。职业生涯是员工过去职业发展的轨迹记录、现时所做工作和对未来职业发展规划，人事档案中记录员工职业发展轨迹，同时它也为员工职业生涯规划提供参考的信息。企业通过了解员工过去的职业经历，才能掌握员工的知识结构，了解企业整体人力资源现状，通过掌握这些信息，再结合企业未来发展，才能为员工制定良好的职业生涯规划。
　　（3）人事档案有利于企业人力资源配置。通过人事档案企业可以获得职工教育背景、知识结构、技术特长等相关信息，企业可以根据这些信息，将人力资源进行有效的配置，根据各个岗位的要求，为其安排具有相关知识背景、技能特长和性格的人，这样即不浪费人才，也符合员工的发展，又实现了人力资源的高效配置。
　　二、企业人力资源管理利用人事档案面临的困境
　　 人事档案管理能为人力资源管理提供有利的帮助，但是现实中人事档案管理不好，人力资源管理在利用人事档案时就会面对各种困境。
　　（1）人事档案管理重视度不高。人事档案有的单位由人力资源部管理，有的单位由党群部管理，还更有甚者由技术部门的人员代管，好多没有做到专人专管，管理人员也随时变动。致使人事檔案管理工作没有连续性和系统性，对于归档资料审核的严肃性不强，资料的完整性不好，对于缺件追寻和档案合并等工作得不到连续有效的开展;这些导致它在为人力资源管理利用信息时就出现不准确、不完整的问题。
　　（2）人事档案材料收集不全。档案管理重最致命的环节就是收集环节。有的档案是由转入时资料就有缺失;有的档案是由于本人更换单位过多或长时间未到转移部门提档，造成遗失;有的企业人事档案管理不到位，有关部门归档意识不强，经常出现迟归、漏归。最终导致人事档案收集不全，给后期的鉴定、整理和利用就造成很大麻烦;就谈不上为人力资源管理提供有质量的信息。
　　（3）人事档案管理人员缺乏专业性。人事档案管理其实是专业性很强的工作，它不仅需要专业知识，还需要丰富的工作经验。人事档案一共分为十大类，每一类的材料都有不同的收集和整理标准和要求，不同时间产生的资料都有特定社会背景，要求人事档案管理人员拥有丰富的工作经验和鉴别资料能力;才能严控档案质量，严防虚假档案材料归入人事档案;再加上信息化的高速发展，要求人事档案管理人员还要具备运用电子技术、系统软件的能力，这样才有现代收集、管理、利用人事档案的能力。由于人事档案管理人员缺乏专业性和运用电子技术的能力，导致人事档案管理出现各种问题，为人力资源管理提供信息服务时也大打折扣。
　　三、充分发挥人事档案管理在人力资源管理中的作用的对策
　　（1）提升人事档案管理工作重视程度，建立健全人事档案管理制度。要让人事档案管理能为人力资源管理提供有效信息和服务，首先就要提升人事档案管理工作重视程度。企业根据人事档案的需要投入合理的人力、物力、财力;根据企业人力资源要求配备相应的软件;根据管理要求对相关人员进行培训;进而增强各部门归档意识和人事档案管理意识。企业根据要求建立健全人事档案管理制度，为人事档案规范化、标准化的管理提供制度保障，让管理工作顺利推进和有序开展提供依据，为人力资源管理提供信息保障和科学的依据。
　　（2）充分利用人事档案的相关信息。人事档案是员工成长、经历的集中体现，它涵盖员工方方面面的信息，如果充分对它进行开发利用，人力资源管理利用人事档案的效率就会有显著提高。充分利用人事档案，就要懂得利用现代电子技术及管理软件信息技术，对它进行收集、分类、归纳、整理从而提高检索、查找和利用的能力;这样不仅提高工作效率，还可以为人力资源提供决策分析和需求预测;通过信息提取利用，能迅速为公司不同空缺提供匹配的人选;充分利用人事档案的相关信息，能对人力资源管理工作提供各种各样的帮助，所以是对其充分利用是非常有重要的。
　　（3）提高档案管理人员管理水平。人事档案的利用效率直接由管理人员专业水平决定;为了人事档案在人力资源管理工作中发挥良好的作用，就要不断提高相关管理人员的专业技术水平和管理能力;企业可以通过送出培训、参观学习、定期测评来提高他们的业务水平，业务知识不仅是人事档案知识，还应包括法律、计算机技术、企业所从事行业的相关知识和管理知识，这样才有利于人事材料管理水平的提高。
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