高校固定资产管理改进策略研究
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【摘要】 高校固定资产在总资产中占比高、数量大、类别多，地点分散，涉及流程环节复杂、部门多、人员杂，政策性强，加强固定资产管理，对提升高校内部治理能力至关重要。文章通过分析高校固定资产管理过程中存在的问题，提出通过健全体制机制、规范制度运行、全程精细控制、整合信息系统、加强有效监督等各项改进策略，以优化高校固定资产科学配置、使用及处置，促进高校健康可持续发展。
【关键词】 高校;固定资产管理;改进
【中图分类号】 F275 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2020）08-0088-03
高校固定资产是保证高校开展教学、科研、行政管理的物质基础，也是评价高校办学实力的关键指标。2019年1月1日起，高校开始施行新的政府会计制度，出台了对固定资产计提折旧确认成本费用等新的会计规范，这意味着必须对固定资产管理提出更科学、更精细的管理要求。
一、高校固定资产管理存在的问题
（一）体制机制不健全，组织保障不到位
高校固定资产一般属于非经营性国有资产，高校管理者一般没有“盈利为上”的理念，只注重资产的采购，而忽视资产的使用，管理比较混乱，表现在：管理部门缺位，资产管理难以统一和协调;管理方式粗放，导致职责分工不清;管理责任难以落实，形成“资产人人管、资产没人管”的怪现象;管理人才欠缺、素质能力不足，导致固定资产管理缺编缺岗现象严重，难以适应管理精细化、信息化等现代化管理要求。
（二）管理过程不规范
1.部门、职能分割严重，资产配置不科学。在编制固定资产购置计划时，资产使用部门追求的是多争取采购预算，忽略现有存量资产的使用和维护。财务部门追求的是资金分配的收支平衡，为完成上级预算任务，只是对资产管理部门上报预算进行简单汇总，而不关心各部门资产的存量及使用效率、调剂或整合。这种部门、职能分割现象，导致各部门之间沟通协调不到位，信息不共享，没有形成联动运行机制，很容易造成设备的重复购置。目前，我国已对行政事业单位办公的通用设备及家具购置明确了预算配置标准，实行了价格上限标准、实物量标准及使用年限标准三指标联合控制。但实际上许多高校行政办公的通用设备及家具均存在不同程度的超标准配置，或变通挤占教学科研设备的问题，政策执行不到位。除行政办公规定的预算配置标准外，其他设备的资产配置标准没有制定或制定的不够合理科学，也导致资产配置不科学。
2.计划编制不合理。按部门预算的编制要求，预算单位一般在当年9月编制下年度的部门政府采购预算，并要求从严控制预算年度采购追加計划。为了加强政府采购预算计划执行，政府采购平台已实行信息化管理，信息平台可动态反映各预算单位采购计划预算执行情况，对执行效率低的预算单位由同级纪委会给予通报批评。由于时间短、任务紧等原因，采购计划编制的合理性及按计划严格执行对高校来说至关重要。9月底左右要完成下年度政府采购预算计划，且财政部门下达要求到上报时间不到一个月，要谋划好下年整个年度的采购计划，避免预算计划不合理、不科学、不可行。财务部门要对现有存量资产进行全面分析，认真审核预算计划编制过程，避免只进行简单汇总后上报的不科学现象。在采购预算计划执行过程中，经常因在编制年度计划时考虑不到位及客观情况的变动，造成部分采购预算计划无法实施，拟变更采购预算计划去追加或调整预算计划，造成采购预算计划执行情况偏低，影响预算计划执行的效果和效率。
3.资产的使用效率低下。部分高校对固定资产的使用没有形成记录或不作记录，无法反映资产使用情况，合理绩效评价更无从谈起。日常维护保养制度不完善，造成固定资产的损毁或影响其使用寿命。没有建立固定资产的调剂和整合机制，造成资产的闲置和使用效率低。没有建立资产绩效评价机制，资产管理人员积极性不高，责任心不强。没有建立责任追究制度，固定资产遗失或损毁难以追究等。
4.清查盘点流于形式。许多高校虽然也按制度对固定资产进行了清查盘点，但实际工作中，往往没有制订详细可操作性的盘点计划并加以实施，更多是自主安排各资产使用部门自行盘点并上报，没有实施核盘及抽盘等程序，更多盘点是流于形式，无法全面真实反映实物账和价值账实际情况。资产盘点没落实到位，容易造成账实不符现象。如校友捐赠的艺术品没有入账;人员岗位变动、工作调动或退休等没有及时办理资产移交，内部机构调整等没有及时清产核资;已报废资产没有及时进行账务处理等，都容易造成账实不符。
5.资产处置不规范。许多高校没有成立专门的固定资产处置小组，对资产的审核、鉴定、报批、处置及收入上缴等缺乏合理性、科学性，职责不清、流程不规范现象普遍。如资产使用部门忽略保管资产使用和存续状况，对无法使用的资产不及时提出报废申请，造成资产坏账呆账;或者未经报批自行处置大额固定资产;应按规定报上级部门审批后方能处置的资产没有履行报批手续学校自行处置;经批准报废的资产没有交由统一处置部门处置，各部门自行处置且收入不上缴;统一处置部门的处置收入不上缴学校财务或处置收入没有及时上缴财政部门等。
（三）管理信息系统融合度不高
近年来，部分高校为了加强固定资产管理，采购了资产管理系统，用于加强固定资产的实物管理，对固定资产登记、资产归属、资产保管等发挥了重要作用。但是由于资产管理系统与财务系统、采购系统、实验室设备管理系统等分属不同部门、不同软件，一般适合为各自部门提供管理信息，相互之间信息不对称、数据不共享、系统数据没有对接，容易形成“信息孤岛”现象，管理协同效应差。如资产管理系统与财务系统数据没有对接整合，导致实物账与价值账无法及时核对，折旧无法自动计提，大大增加了工作量，影响了工作效率;资产管理系统与实验室设备管理系统数据没有对接融合，无法及时收集各资产使用及维修保养情况，以分析现有存量资产的使用效率，发现闲置资产或使用效率低的资产，难以进行资产调剂与整合，更不能进行科学配置;资产管理系统与采购系统数据没有对接整合，无法及时查询预算计划执行情况及采购进度，难以对采购工作进行合理安排。管理信息整合度不高，无法形成联动协同效应，难以开展固定资产绩效评价及监管等工作。 （四）管理监督和评价不到位
近年来，随着对高校巡视的开展，高校加强了内部审计队伍建设。但因人员配备等原因，内部审计人员对固定资产管理的审计力度不足，对管理制度的设计及运行情况的自我评价有待于提升，建议利用外部有资质和能力的管理机构进行评价。纪检监察独立对管理制度的执行情况开展督查、问责的情况不多，存在着执行措施不力、执行能力不强等问题。
二、加强高校固定资产管理的对策
（一）健全体制机制，提供组织保障
高校要树立“管理出效率”的理念，增强管理意识，降低高校办学成本，促进固定资产科学配置、有效使用和规范处置，提升高校治理能力和水平。建议实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的固定资产管理体制。建立高校固定资产管理领导小组，以法人为组长，成员由各相关业务部门负责人组成，以便统一领导和协调工作。下设日常管理办公室，由资产管理部门牵头对固定资产实物实施综合管理，计财部门负责固定资产价值管理，结合单位实际情况，按资产类别及功能实行归口负责管理，如车辆由办公室管理;图书由图书馆管理;土地、房屋及构筑物由后勤部门管理;实验设备仪器由负责实验管理的相关部门负责等。明确各归口部门及相关职能部门职责和权限，形成权责明晰的运行机制。各部门对所保管和使用的固定资产负责，资产使用部门负责人是本部门的固定资产管理第一责任人，配备部门资产管理员负责本部门资产具体管理工作，部门所有资产应落实到具体责任人，做到“件件资产有人管”。重视固定资产管理队伍建设，由资产管理部门、计财部门、资产归口管理部门、资产使用部门及资产管理员组成。结合单位实际，配足人员，并确保队伍稳定，加强培训和对外业务交流，提高业务水平，做好日常管理工作，努力打造一支讲政治、业务精、有担当、服务强、廉洁自律的资产管理队伍。
（二）完善管理制度，规范制度运行
根据上级有关资产管理的相关规定，结合单位的实际情况，明确由资产管理部门牵头，计财部门及相关岗位部门参与会签的制度，及时完善学校的固定资产管理规章，明确各部门的职责权限，确保固定资产规范有效运行。从编制采购预算计划、实施采购、验收入库、登记入账、领用发出、维修保养、定期盘点及处置等所有业务环节进行疏理，制作各业务环节的流程图，设计办理业务所需的表单，详细说明表单操作要求，各经办人员及审批人员的职责和审批权限。形成职责分明、流程清晰、用者有责、有效运行的资产管理协调联动机制。
（三）全程精细控制，落实岗位职责
1.分析存量资产，科学配置资产。由资产管理部门牵头，会同有关部门将“全面摸清现在固定资产存量”作为一项常态化工作，认真分析各部门资产的现状及使用情况、各类设备分布情况及使用效率，特别是大型仪器设备的使用情况，对使用效率低的设备，及时调查分析加以处置;对已形成的闲置资产，结合各资产使用部门上报新增资产购置的需要，进行合理的调剂或整合。行政部门办公的通用设备及家具严格按照规定预算标准进行配置，资产管理部门应根据各部门现在行政人员数测算出最大配置标准，与现有的资产配置存量进行对比，超出部分应予以调剂或整合，不得挤占教学科研的设备和家具，严格执行政策，降低政策风险。其他教学科研等方面的资产配备，应健全资产配置机制，依据学校学科、人才培养、专业建设、科学研究等发展需求，制定3—5年的固定资产配置规划。综合考虑行政办公资产配置标准、学院配置规划及现有客观情况等因素，制订其他资产配置标准，结合现有资产存量及状况统筹考虑资产的配置，以提升资产配置的科学性。
2.做好项目储备，合理编制计划。针对部门预算采购计划编制时间早、任务紧的情况，行政部门办公的通用设备与家具在预算标准内给予配置，在内部授权审批后列入预算年度采购计划，原则上采购承算计划一年一报，不追加，由指定归口管理，如后勤部门统一汇总后实施一次性采购，避免各自为战，随意追加。其他教学科研等方面的资产采购计划，应根据固定资产中长期发展规划，做好项目储备，提前对项目进行可行性论证，确定项目实施的优先顺序，及时编制已通过各项目的固定资产采购计划。结合学校的资金安排，已通过论证及决策的项目及时编入年度资产采购计划。因年度新增采购资金而需追加采购预算计划，计划要与项目储备结合起来实施。严格按采购预算计划实施采购，强化计划执行的刚性，确保单位政府采购平台执行率，减少政策风险。
3.加强绩效管理，提高使用效率。各资产使用部门应对资产的使用情况形成使用记录并保证其真实性，收集资产使用方面的数据，作为分析资产使用率依据。结合各类资产的实际情况，使用部门应出台资产维修保养制度，对维修保养加以记录和分析，以提升资产的使用寿命和效率。资产管理部门应利用资产使用和维修保养的数据，对现有存量资产进行分析，掌握闲置资产和使用效率低的资产动态。对闲置资产和使用效率低的资产，提出资产调剂和整合建议，探索大型仪器设备和实验室的共建共享共用机制，避免资产的重复购置，提高资产的使用效率。建立绩效评价制度，考核各资产使用部门在落实政策、制度建设、人员配置、资产使用、维护保养、定期盘点及处置规范性等指标进行评价，将评价结果纳入部门年度工作考核体系。应建立固定资产遗失或损毁的责任追究制度，落实资产保管和使用不当的赔偿追究责任。
4.定期清查盘点，确保账实相符。高校资产管理部门应牵头制订详细可操作性的年度固定资产盘点计划，每年定期组织有关人员对现有资产进行全面清查盘点，对与生活有关（如笔记本电脑、录像机、数据相机等）消费性用品及需重点核查的资产进行不定期盘点，以便及时发现存在的问题，查明原因并按规定处理。应关注是否存在校友捐赠的固定资产，保管人员是否及时办理资产移交手续，资产的状况与使用记录是否相符等等，确保件件资产保管责任落实到具体每个人，账实相符。
5.程序审批到位，规范资产处置。成立由资产管理部门、计财部门、后勤部门、实验室管理部门及技术鉴定等人员组成的固定资产处置小组，对各使用部门提出拟报废的资产进行审核、鉴定、报批、报废资产统一变买、收入上缴等工作。各使用部门对确实不能使用的资产应及时提出报废申请，资产处置小组对拟报废的资产进行审核，需要技术部门鉴定由相关部门进行鉴定，符合报废条件的，履行报废审批权限;按规定需要上级审批的，由资产管理部门上报，经批准同意报废后，报废资产统一交给后勤等归口部门保管及变卖，相关处置收入要与处置资产一一对应，并及时上缴财务，财务部门及时核减资产的价值，处置收入应及时上缴财政部门。
（四）整合信息系统，实现共通共享
高校应对现有的资产管理系统、财务系统、采购系统、实验室设备系统等进行对接融合，建成一体化大数据平台，分别由不同的职能部门及相关岗位的人员对资产相关的信息进行收集和分析，实现数据共享、信息及时传递，提升工作效率，形成良好的协调联动机制。利用一体化大数据的平台，资产账与财务账实现序时对接，财务计提折旧自动化，将折旧费计入相关成本项目，为办学成本核算依据。实现固定资产动态管理，通过收集各资产使用及维修保养记录，分析现有存量资产的使用效率，了解掌握各类闲置及使用效率低的资产，为合理调剂和处置闲置资产提供数据。特别是通过分析大型仪器设备的使用率及通用仪器设备等使用情况，为建立公共实验室提供依据。掌握采购预算计划的执行进度，可对采购后续工作做出合理安排。各信息系统的整合，实现了共享共通，提升了内部管理水平，对科学配置资产、提高使用效率、进行绩效评价、落实监督问责等方面提供数据支撑。
（五）加强有效监督，确保执行到位
应加强内部审计部门和纪检监察对固定资产管理的审计和监督作用。高校内部审计部门应对固定资产管理制度设计与制度执行进行风险评价，提出存在的問题，以及时修正和完善管理制度，不具备条件的，可以委托外部有资质和能力的管理机构进行评价。纪检监察应利用审计工作的结果，对制度执行情况开展督查、问责，着力解决执行措施不力、执行能力不强等问题。
三、结束语
高校固定资产管理是一项长期而又繁杂的工作，几乎涉及到所有部门和人员，所以要强化管理意识，建立健全体制机制，进一步完善管理制度，配好配全管理队伍，形成职责分明、配置科学、使用高效、处置规范、监督有力的固定资产管理协同联动机制。
【主要参考文献】
[1] 周龙英.关于加强高校国有资产管理的思考[J].行政事业资产与财务，2019，（22）.
[2] 李勇，赵鹏程.浅析高校国有资产管理存在问题及解决路径[J].高校后勤研究，2019，（9）.
[3] 刘欣.平衡计分卡在高校财务管理中的应用研究[J].商业会计，2019，（18）.
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