财务共享服务模式下中小企业内部控制问题及对策
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作者:邹志文
摘 要：在“大数据”、“云计算”、人工智能等高新技术快速发展下，中小企业逐渐通过建设财务共享服务中心实现财务工作的信息化管理，有效提升财务工作的规范化。中小企内部控制制度不健全、内部控制手段单一、内部控制制度与财务共享服务需求无法匹配，导致财务共享服务中心无法有效发挥作用。因此，通过研究财务共享服务中心对企业内部控制五要素影响，分析中小企业财务共享服务中心下内部控制问题，并提出相应改正措施。
關键词：中小企业;财务共享服务;内部控制
中图分类号：F275 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2020）29-0105-02
引言
财务共享服务中心能有效整合企业内部不同事务、优化企业财务流程，实现企业财务工作集中化、标准化管理，有效提升企业决策管理效率、降低企业运营成本。“互联网+”、“大数据”、移动互联网、OCR识别技术发展，改变了企业数据处理、存储方式，为中小企业通过财务共享服务中心实现财务工作信息化提供了强大的技术支撑。财务共享服务模式下，企业的财务工作流程变为财务数据上传，数据处理、数据审核、形成报告、进行决策，涉及到应收与应付、报销管理、库存管理、成本核算、员工薪酬核算、总账、固定资产管理等财务核算制度和定价管理、客户管理、财务管理、绩效管理等财务共享服务中心运营制度。中小企业本身财务制度不健全，内部控制体系不完善，无法满足财务共享服务中心的运营需求。另外，财务共享服务模式作为一种全新财务管理模式，对内部控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和内部监督内部控制要素产生巨大影响，已有内部控制制度无法与财务共享服务中心相匹配。因此，强化中小企业内部控制，建立完善的财务核算制度和财务共享服务中心运营制度，是财务共享服务中心有效运行的重要保证。
一、财务共享服务中心对中小企业内部控制要素的影响
（一）对内部环境的影响
从财务共享服务中心组织结构来看，无论采用依附其他部门还是作为独立部门存在，都将改变中小企业的组织内部结构，中小企业需要调整内部机构设置和员工配置。从员工管理层面来看，中小企业一般将简单、重复的财务工作纳入财务共享服务中心业务范围，基础的财务工作可以由财务共享服务中心完成，提高了会计核算效率同时也意味着会计基础岗位员工数量减少，会计人员素质要求更高。
（二）对风险评估的影响
财务共享服务中心利用“大数据”、“互联网+”等高新技术，能够在短时间完成信息收集、分析、处理工作，能够提高中小企业决策效率、提升中小企业决策质量、降低中小企业内部风险。但财务共享服务中心主要依托网络传递信息，信息传递过程中存在安全隐患，外部极容易通过互联网途径获取企业相关信息，增加中小企业外部风险。
（三）对控制活动的影响
财务共享服务中心是中小企业财务工作较为集中的部门，信息传递层级、业务流程较为烦琐，业务流程控制点也会增加。中小企业需要运用更多、更有效的方法将风险控制在可承受范围之内，使企业内部控制活动变得更加冗余和繁杂。
（四）对信息沟通的影响
内部信息沟通方面，财务共享服务中心建立了一个员工与领导、员工与员工之间自上而下、自下而上的沟通机制，从而使中小企业信息传递更加便捷、准确。外部信息沟通方面，财务共享服务中心可以与市场监督管理局、税务局等行政管理部门系统相连接，赋予供应商和客户业务查询的权限，使之能快速了解国家政策变化和查询业务状态，及时根据外部信息变化做出经营决策调整。
（五）对内部监督的影响
财务共享模式改变中小企业内部监督方式，由现场监督转变为非现场监督，由线下监督转变为线上监督。财务共享服务中心具有强大的数据处理、分析和挖掘能力，能实现数据可视化，并将企业内部监督覆盖企业整个业务流程，实施持续的监督与控制。
二、财务共享服务模式下中小企业内部控制存在的问题
（一）各项制度无法与财务共享服务中心相匹配
财务共享服务中心改变中小企业已有的组织结构、财务人员的工作职责、企业财务工作流程，原有的财务制度、员工考核制度和内部控制制度无法与现有财务共享服务中心需求相匹配，再加上中小企业本身各项管理制度匮乏、内部控制制度不完整、内部控制体系不完善，无法有效从制度方面保证财务共享服务中心的运行。
（二）缺乏有效的风险预警机制
中小企业管理者一般不重视风险预警机制建设，风险评估意识淡薄、财务风险评估体系不完善、风险评估指标单一，风险选取分析指标不合理，导致对财务共享服务中心数据分析后的评价数据敏感性不够，企业管理无法及时对相风险进行规避。
（三）业务活动与财务活动相分离
中小企业财务人员高度集中于财务共享服务中心后，企业业务活动和财务活动相互脱离、无法融合，财务人员无法掌握相关业务活动全貌，也无法验证业务活动的真实性，为财务舞弊留下可操作的空间。中小企业财务人员专业素质参差不齐，对内部控制制度理解出现偏差，导致各部门对同一制度的执行力度不一致，业务处理结果不一样，整个财务共享服务中心内部控制过程难度加大。
（四）组织结构不符合信息传递要求
中小企业一般采用自上而下的传统垂直组织结构，所以中小企业信息也是逐级传递的方式汇总于财务共享服务中心，随着信息传递层级增加，信息失真的风险也会增大。另外，财务共享服务中心所有环节紧密联系，形成一个完整闭环，一旦工作流程中某一环节出现错误，就会造成整个环节的信息错误，导致中小企业传递信息与企业原有水平相偏离、信息不完整不真实，很难帮助决策者做出正确且适应公司经营情况决策，增加公司的经营风险。
（五）缺乏内部监督手段和评测方法 在财务共享服务中心模式下，中小企业的内部监督岗位员工专业素质和专业胜任能力无法满足对财务共享服务中心需求，加之中小企业内部监督制度建设薄弱，缺乏有效的内部监督手段和内部评测方法，内部监督人员之间、内部监督人员与被监督人员之间关系较为密切，企业内部自我评价缺乏独立性，增加了企业内部监督的难度。
三、加強中小企业内部控制的措施
（一）构建完善的企业内部控制制度
首先，中小企业应按照全面性、重要性、成本效益等原则，以信息真实、完整、可靠为目标建立内部控制制度。其次，根据财务共享服务中心组织结构，完善相配套的各项财务管理制度，建立起应收、应付、报销、借还款、库存管理、成本、薪酬、总账、税务核算管理等财务核算制度和财务共享服务有关的目录管理、定价管理、客户管理、服务质量管理、流程管理等财务共享服务中心运营制度。最后，根据有关财务内部控制制度，细化各项岗位责任，落实归口管理制度，实行责任追究制。
（二）建立财务共享风险识别信息技术平台
财务共享服务中心主要依托信息化技术进行数据分析和处理，具备强大的数据处理能力。中小企业通过将企业各项风险予以细化后量化风险评估指标，将其录入财务共享服务中心，利用财务共享服务中心数据强大数据分析与处理功能，确定财务风险的等级，生成风险检测报告，帮助企业管理者识别风险并进行决策。
（三）利用财务共享服务中心优化业务流程
首先，设计流程框架时需要结合企业自身性质，重点优化业务层面的收入确认流程、费用报销流程、应收和应付账款处理流程。通过重点优化使基层业务流程简单化、标准化，易于操作。其次，根据各项业务流程制定操作手册，使操作人员操作规范化。最后，对于已确定流程不断进行“设计—测试—优化—再测试—再优化”，不断对现有业务流程进行创新，提高业务与财务共享服务中心契合度，满足中小企业对内部控制的需求。
（四）强化信息传递流程
财务共享服务中心依托于“大数据”、“云计算”、移动互联网等高新技术，才能实现企业信息跨区域、跨部门无障碍传递。中小企业需要不断投入资金用于维护财务共享服务中心运行，及时更新软硬件，缩短财务共享服务中心维护周期，保证不会因系统问题造成信息在传递过程中丢失。中小企业要充分利用建设财务共享服务中心的机会，打破传统垂直式组织结构，使组织结构扁平化，减小信息传递层级，打破组织之间信息传递隔阂，实现企业与企业之间、企业部门之间财务数据共享。
（五）加强内部监督人员培训
财务共享服务中心促进中小企业内部监督方式转变，要求内部监督人员全面掌握信息技术、财务、管理、法律的等多方面知识，具备较强的专业技能。中小企业应当加强内部监督人员职业技能和理论培训，通过各种方式培养内部监督人员科学管理思维、创新思维、互联网思维，从而促使内部监督人员转变内部监督思维，创新内部监督方式，实现线下监督与线上监督相融合，提升内部监督质量。
结语
高新技术快速发展，逐步让中小企业实现财务工作和管理信息化。现阶段，中小企业要保证财务共享服务中心高效运行，需要在建立、健全企业内部控制制度的基础上采用一系列的方式和方法，加强员工培训并转化思维，积极创新内部控制制度及内部控制方式与方法，促使内部控制制度与中小企业财务共享服务中心相匹配，从制度上保证财务共享服务中心能有效运行，充分发挥财务信息化的积极作用。
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