浅谈高校教学档案管理的现状及对策
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摘要：随着高等教育教学工作的蓬勃发展，高校档案管理特别是教学档案的科学管理尤为重要，本文就教学档案的重要作用及管理现状进行了多方面分析，进而提出了加强高校教学档案建设和管理的对策和建议。
教学档案是教学活动直接的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动高校教学改革，提高教学质量，开展教学研究，加强教学评估，以及维护学校和个人的合法权利都有着重大的作用。因此，高校教学档案的合理建立、科学管理、有效利用对于维护高校教学尤为重要。
一、主要性表现的方面
1.有利于开展教学活动，提高教学质量
教学档案是高校教学管理工作的真实记录，能详细、真实地展现教学工作的全貌，对促进和提高高校教学管理、教学质量有着重要的作用。校管理部门借助已分类的教学档案，进行各种教学设计、教学质量检查和毕业生状况调查，及时发现问题并提出改进措施。有了完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.能为开展教学评估、规范科学办学提供重要材料
任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开原始的教学档案信息。教学档案是高校办学过程中积累起来的教学思想、教学实践、教学改革和研究等诸多活动的真实记录，是反映教学活动从制定计划、组织实施、结果控制到信息反馈、修正、整改的全过程，是学校发展史的真实记录和写照。教学档案是否完整和齐全,直接影响到教学评估的结果,其好坏直接准确地反映学校的教学管理水平,进而影响到本科教学评估的结论。
3.考核教师工作成绩，进行教学管理的重要依据
作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，因此高校档案管理还有检验教师是在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。这些因素是考核教师知识水平和业务能力的根本条件。建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。
4.为制订有关决策和教学计划提供参考依据
因为教学档案是随着教学实践活动中形成的真实的历史记录，是一切公开和不公开的教学信息材料的汇集，能够准确、系统、全面地印证以往的教学活动和教学管理活动的情况。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供参考依据和咨询材料，可以帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。
二、高校教学档案管理现状
教学档案管理在学校工作中的作用如此重要，但就目前状况而言，我国的教学档案管理还存在着不少问题，发展还不完善。主要问题表现如下：
1.对档案管理工作的重要性认识不够，缺乏教学档案管理的意识
有的高校领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。还有些教学档案管理人员在不同程度上存在教学档案意识薄弱的现象，对教学档案的重要性缺乏足够的认识，致使教学档案建设和管理与其他工作不同步。另外，许多教学科研人员对档案管理工作认识不清，甚至对教学文件材料的归档持抵触态度，认为教学科研成果是自己在教学过程中产生的，应由自己保管；有的担心归档后使用起来不方便，不如自己保管，有关教学活动没有及时记录，没有形成文件材料归档或没有注意收集保存。
2.归档体制不够健全，档案管理制度不够完善
由于普通高校档案管理工作起步较晚，所以教学档案的管理制度存在一些缺陷：归档制度不健全、体制不完善，归档范围制定不够具体科学，只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施。这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、转阅，从不登记，有的不妥善保管，不用时也不归还，导致了相当一部分档案散存于个人手中没有及时收集、整理归档，使各职能部门和教学系部档案不齐全、不完整。
3.缺乏专业队伍
要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前许多高校院系教学档案管理由教学秘书兼任，由于教学秘书日常事务繁杂，各项管理工作不断增加，根本就没有充足的时间来系统开展教学档案的管理。有的高校虽然有专职管理人员，但由于缺乏专项培训经费，外出学习培训少，不能很好的学习和掌握利用现代新技术管理手段。这些都会给教学档案管理带来很大不利。
4.教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低
21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是多数高校教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很难适应形势发展的新要求。
三、对策和建议
教学档案关系到能否为学校教学、科研、教学评估、教学的规范化管理等方面提供完整系统的档案信息资源，满足提高教学质量及社会各方面对教学档案的特殊需要。针对高校教学档案管理中存在的问题，高校应结合自身的实际情况以评估为契机，完善高校教学档案建设、根据档案管理在学校教学中的重要作用以及存在的一些问题，下面提出一些对策和建议：
1.引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识
高校教学档案工作的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学校教学工作计划，列入主管领导议事日程，重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全校范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。
2.建立和完善高校教学档案管理制度，提高管理质量
教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程。高校必须完善教学档案管理的各项规章制度，进一步明确教学档案工作者的职责，明确教学档案归档范围，形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，实现档案工作标准化，确保档案管理的科学性。另外，学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，加强院系教学档案工作的规范化建设。
3.稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质
当前教学管理队伍建设的一个重要的方面就是稳定管理人员队伍，建立“以人为本”的激励机制，关心支持档案管理人员的工作，把档案建设情况纳入考评项目，作为评优的主要依据之一，保证教学档案管理人员的相对稳定。教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量。高校教学档案管理人员要充分利用现代化管理技术，实现档案信息数字化和网络化。这就需要档案人员进行系统的专业知识、现代化技术设备知识和先进管理软件知识学习培训，熟练掌握适应档案工作需要的计算机、扫描仪、打印机、刻录机等硬件设备的操作技术，以保证档案信息化建设的实施，提高档案信息服务的质量。
4.加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量
目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。
总之，高校教学档案工作的质量与水平是衡量学校教学管理和教育质量的重要标志之一。是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。加强教学档案管理工作对于加强教学管理、提高教学质量和开展教学研究有着非常重要的意义。只有通过全体工作人员的共同努力，才能收到良好的效果。
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