改变盘点思维，降低物流成本

来源:用户上传      作者: 郑可人

　　摘要：企业集团内的生产企业与销售企业委托同一物流中心管理库存商品时，为了便于对库存商品进行实地盘点，往往要求将不同企业的同种库存商品分开保管，但是，分开保管的结果却增加了物流成本。为此，有必要改变传统的盘点思维，引入现代管理信息系统，实现不同企业同种库存商品共享同一场地的管理方式，以降低物流成本。
　　关键词：库存商品 盘点 物流成本
　　中图分类号：F269.8 文献标识码：A
　　
　　随着物流业的发展，企业集团内的生产企业和销售企业将库存商品的收发结存等物流相关业务委托给物流中心管理的现象逐渐增多，当集团内不同企业的库存商品存放在同一物流中心时，为了便于不同企业对其拥有的库存商品进行实地盘点，以便进行成本核算和计算资产状况并编制财务报表，多数物流中心一般将不同企业的同种库存商品分开保管。其好处是，可以分清不同企业库存商品的产权及其所负担的物流费用，可以方便不同企业进行实地盘点和账实核对，可以查明库存商品毁损变质的原因以明确责任等。但是，对同种库存商品分开保管，不仅增加对保管场地的占用，而且还导致不同场地间同种商品不产生价值的移动，在人工的安排、仓储设备的使用以及收发结存的日常管理上极大地增加了物流成本。为此，本文将着重分析传统的盘点思维给物流管理带来的负面影响，并探讨改变这种思维方式以降低物流成本的具体途径。
　　
　　一、同种商品分开保管的事例
　　
　　在企业集团内部，商品首先由生产企业转移到物流中心，当商品从物流中心发货并进入销售领域时，商品的产权即可视为已转出了生产企业，从其物流过程来看，商品并未流经集团内的销售企业。如果将物流中心保管的库存商品全部视为生产企业所有的话，那么对库存商品进行实地清查盘点的结果可全部计到生产企业的账上。
　　问题是发货退回。一般情况下，库存商品从物流中心发出后，其产权可视为由生产企业转移到了集团内的销售企业，当发生发货退回时，物流中心就出现了要同时保管不同企业的同种库存商品的问题了。从物流中心自身管理角度来说，如果将不同产权的同种商品放在同一地点进行混合集中管理，当然要方便得多。但是混合集中管理的结果使得同种库存商品的产权难于辨认，增加了生产企业和销售企业实地盘点的难度，另外，销售企业为了核算发货退回的商品和销售非质量问题发货退回的商品，也有必要增加有关库存商品收发结存的核算工作。这样一来，生产企业和销售企业往往要求物流中心对其库存商品分开管理。
　　非质量问题的发货退回，从产品的性能来看，与物流中心保管的属于生产企业所有的库存商品没有任何差别。由于产权不同以及成本核算上清查盘点的需要，即便是同种库存商品，物流中心也不得不分开管理。当再次发货时，由于退回商品的发货往往与生产企业的正常发货同时进行，本来在同一地点可同时进行的发货作业，却要分开在两处进行，这无形中降低了生产效率。当物流中心客户多，业务量大，受委托保管的商品种类繁多时，对不同产权的同种商品分开管理，会在发货清单的编制和下达、保管场所的增设、不同场地间的搬运安排、商品检验、搬运结果的核实等方面极大地增加物流成本。
　　也有一些大型企业由于组织机构扩大，为了提高管理效率和明确各部门职责，会将企业的管理权限分散到各部门，促使各部门实行独立核算。当大型企业的采购部门、生产部门和销售部门同时使用同一物流中心时，也会出现属于不同部门所有的同种商品是否分开保管的问题。为了加强本部门的成本管理，分清责任，各部门很可能会要求物流中心对其库存商品分开保管。在这种情况下，除发货退回外，比如，当销售部门仓库的商品库存低于一定数量时，为了补充销售部门的库存，还会出现由生产部门仓库向销售部门仓库搬运商品的可能。这种商品的横向移动不但不产生价值，而且还会增加商品损耗，导致物流成本增加。委托物流中心对其所属库存商品进行保管时，大型企业独立核算的不同部门所遇到的情况与集团内不同企业的情况比较相似，因此本文只着重论述企业集团内生产企业与销售企业的情况。
　　
　　二、传统盘点思维的影响
　　
　　在企业的日常成本核算中，库存商品的核算是一项重要内容。企业除了做好库存商品收发结存的日常核算外，还应对库存商品进行定期和不定期的清查盘点，核实实际数量，并将清查盘点的数量如实记录下来，编制“库存商品清查报告表”，报经批准核销，根据不同原因和责任，分别予以处理。当企业把物流作业委托给物流中心后，企业只需通过信息系统与物流中心保持密切联系即可，此时，库存商品的核算工作得以简化，清查盘点工作只需在定期的内部审计之时和年终决算之时进行。
　　生产企业与销售企业一般与物流中心有一定距离，在委托物流中心对其库存商品进行管理的情况下，生产企业或销售企业只要通过信息系统与各物流中心加强联系，从账面上进行管理即可，没必要到各物流中心一一检查库存商品的保管状况和保管场所的设置等。也就是说，既然委托了物流中心对其商品进行库存管理，只要物流中心能够按照指令发货，遵守发货时间，保证库存商品能够在保质期内以完好的状态正常出库，没有发货错误等问题，生产企业或销售企业就没有必要对物流中心的保管状况和设置保管场所进行过多干涉。
　　另外，由于入库时间不同的同种库存商品通常可以放在一起进行保管，如何辨别先入库商品和后入库商品，如何下达先进先出指令，对于不了解库存商品实际保管状况的生产企业或销售企业来说，是件很困难的事情。也就是说，只有库存商品的直接管理者即物流中心才比较容易做到。
　　因此，从物流中心的角度来说，不仅希望自行决定库存商品的保管方式，而且为了降低物流成本，也比较愿意将不同企业的同种商品存放在同一场地进行集中保管。但是，生产企业或销售企业需要编制本企业的财务报表，在年终决算或定期审计时要对库存商品进行实地盘点，即清查计入资产的库存商品账面数是否与实际保管数相符，并对发生的盘盈或盘亏进行处理，以确定应计入资产的库存商品实际金额。因此，从生产企业或销售企业的角度来看，如果在实地清查时，分不清那些是自己的商品，那些不是自己的商品，那么盘点工作就无法进行。出于分清库存商品不同产权的需要，委托方企业倾向于希望物流中心将不同产权的同种商品分开保管。这是传统盘点思维所带来的矛盾，是本文所要探讨并期望解决的主要问题。
　　
　　三、盘点思维的改变
　　
　　物流中心如果希望降低物流成本，对不同企业同种库存商品进行混合集中管理，首先必须找到能够对不同企业同种库存商品的产权进行快速而有效的区分办法。在大多数物流中心里，已存在综合的存货管理信息系统，这些信息系统对同一场所保管某一企业的库存商品能够做到及时提供管理上所需要的信息。但是，当发生发货退回等情况，同种库存商品的产权发生转移时，如果将不同产权的同种库存商品混合在一起管理，由于不能快速而有效地区分产权，致使这些管理信息系统不能发挥很好的作用。为此，有必要引入可读写IC卡管理信息系统。
　　在可读写IC卡管理信息系统中，包装库存商品的纸箱、盛放商品的托盘或周转箱等仓储设备中预置可读写IC卡，商品由生产企业转移到物流中心时，通过IC卡读写器写入信息为生产企业，当商品由物流中心发货进入销售领域时，写入的信息即改为销售企业，发货退回的商品其产权是销售企业，在实物管理上可与生产企业的库存商品混在一起集中保管。在库存商品收发结存的数量和金额核算中，依据从IC卡读取的信息即可瞬间分清产权。

　　为此，有必要改变传统的盘点习惯了。由于商品的仓储管理已委托给物流中心，生产企业和销售企业已从繁重的日常收发结存核算中解脱出来。当企业需要进行内部审计以及年终决算时，要派专人前往物流中心，对库存商品进行实地清查盘点。在一个会计年度里，由于只需进行数次实地清查盘点，给不同产权同种商品的混合集中管理提供了便利条件。当物流中心对不同产权的同种商品进行混合集中管理时，可能还会出现应该先出库的发货退回商品被错后，而应该后发货的新入库商品可能会被提前等问题，对于有保质期的产品来说，无形中加大了损耗风险。改变传统盘点习惯的方法之一是由物流中心进行每日滚动盘点，由于IC卡中还可写入入库日期等多种信息，在每日滚动盘点中依据从IC卡中读取的信息即可做好库存商品的先进先出工作。由于从IC卡中读取信息可瞬间完成，而且对信息的分析和统计工作由电脑进行，滚动盘点变得切实可行且高效。物流中心通过滚动盘点做到库存商品的账面数和实际数始终保持一致。生产企业或销售企业对库存商品进行实地清查盘点时，只需从物流中心获取当日的滚动盘点数据即可。
　　对不同产权的同种库存商品进行混合集中管理，不仅减少了库存商品不必要的移动环节，减少了对保管场地的占用，而且通过引入可读写IC卡管理信息系统，还可以提高管理效率，从而降低物流成本。
　　
　　四、混合集中管理的新问题及对策
　　
　　通过引入可读写IC卡管理信息系统，对不同企业的同种库存商品进行混合集中管理，虽然消除了分开管理所带来的低效作业，但是，在诸如不同产权库存量的设定、不同企业所负担物流费用的计算、对毁损变质商品的补充等方面仍然存在一些小问题。这些问题是混合集中管理所引起的，可以通过如下的一些对策来加以解决。
　　进行混合集中管理后，生产企业和销售企业的库存商品共享同一场地，可节约出一部分保管场地。物流中心如果不事先设定最大库存量，在实际仓储管理中，富余保管场地的存在有可能造成库存商品大量增加，这样一来，可能会给物流中心带来管理上的难度。为此，物流中心应该根据不同产权设定最大库存量，通过对超过最大库存量的企业追加物流费用等办法来控制库存增加。在最大库存量范围内，不同产权的库存商品共享同一场地后，节约出来的场地可以作为缓冲地带，当商品入库量发生大的波动时，缓冲地带可以起到一定的缓冲作用。
　　如果对不同产权的库存商品分开管理，那么依据保管场地的不同可以很容易算出不同企业所负担的物流费用。进行混合集中管理后，同一场地保管着不同企业的同种库存商品，不同产权的库存商品分别占用了多大范围，各自消耗了多少物流费用，通过目测已经很难进行区分了。为此，可将物流费用按具体项目汇总后除以作业总量求出单位物流费用，然后再将不同产权的库存商品所负担的作业量乘以单位物流费用，即可求得不同企业所负担的各项物流费用。
　　当库存商品发生毁损变质时，依据从可读写IC卡中读取的信息很容易判别库存商品的产权，当然，如果是由物流中心管理不善造成的问题，物流中心是应该进行相应赔偿的。问题是由生产企业对毁损变质商品进行补充时，如果还按产权进行区分的话，从商品新入库开始，就有可能使管理工作变得复杂化。为此，可统一规定所有新入库商品全部视为生产企业所有，同时在账务处理上，可对销售企业的毁损变质商品进行必要的核销处理，这样可以简化库存商品的核算工作。
　　
　　五、结束语
　　
　　在库存商品的收发结存核算中，由于要进行实地清查盘点，物流中心为了满足不同企业的需要，往往将不同企业同种库存商品分开管理，这种管理方式虽然容易分清同种库存商品的不同产权，但是，却增加了对保管场所的占用，保管场所的增加又会引发大量的低效作业，从而增加物流成本。另外，对于物流中心的具体管理人员来说，发货退回的库存商品，在观念上容易被看作是一种负担，与新入库商品相比，在管理上往往不会被优先考虑，当新入库商品的管理工作繁忙时，发货退回的商品就容易被冷落。对不同产权的同种库存商品进行混合集中管理后，搬运、清点、管理等工作可以集中进行，发货退回商品与新入库商品受到同等对待，可消除发货退回商品被冷落的现象。
　　对不同产权的同种库存商品进行混合集中管理，为了快速分清库存商品的不同产权，需要引入一种高效的管理信息系统。近年来，由于IC卡具有类型多、可靠性高、使用寿命长、安全性好、存储容量大等特点，在很多行业里已得到了广泛运用。对于物流行业来说，要提高管理效率和服务质量，降低物流成本，可读写IC卡管理信息系统应该是一个很好的选项。
　　不过，物流企业只从自身角度去思考降低物流成本的对策有一定局限性。提高管理水平，降低物流成本的工作还要得到委托方企业的理解和配合。本文中提到的改变盘点思维就是其中一例。对于委托方企业来说，每一个会计年度只进行为数不多的几次实地清查盘点，为了这几次有限的清查盘点，物流中心没有必要为所有委托方企业都增设保管场地。因此，物流中心在积极引入先进管理信息系统的同时，也要为委托方企业提供可供选择的全新盘点方式，并与委托方企业一同努力，积极改变传统的盘点思维，压缩保管场地，消除无效作业，从而降低物流成本。
　　作者单位：北京物资学院会计系
　　
　　参考文献：
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