浅议档案管理制度
来源:用户上传
作者: 李小霞
摘要：人事档案是记载人生轨迹的重要依据，它记录了个人身份、学历、资历等方面数据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。其具有现实性、真实性、动态性、保密性的特征。档管理工作的好坏直接关系到每个人的切实利益，因此领导层要重视起来，制定完备的规章制度来保证档案工作的顺利实施。
关键词：档案 人事档案 档案管理
中图分类号：G271 文献标志码：Ａ文章编号：１６７３－２９１Ｘ（２０11）26－０179－02
一、档案和人事档案的含义
档案是由文件有条件地逐步转化而来的。文件是档案的基础，档案是文件的总结和组合，它是直接形成的历史纪录。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
二、人事档案的特征
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，在市场经济管理中，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
人事档案具有以下特性：
1.现实性。人事档案是是现实生活中个人发展必不可少的佐证，人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。
2.真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实。这样才能为用人部门提供详实的材料，使用人单位能够正确的认识每个人的价值，正确合理地安排工作岗位，以便最大限度地发挥每个人的优势。
3.动态性。人事档案的内容是要随着个人职务的变动和经历的发展不断补充内容的，所以，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
4.保密性。人事档案记录的是个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。
三、人事档案管理存在的问题
1.意识淡泊，重视程度不够
在日常工作中，很多人认为档案管理只是把个人资料收集上来后封存起来以备日后查找，只要不丢失、不泄密就可以了。因此，往往只是将材料放人档案盒，并没有及时整理归档，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。
2.档案室硬件环境设施不齐全
很多单位认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，相当于“仓储”工作，不是单位发展方向的主流，不能给单位创造经济效益，因此并没有给予档案存放一个好的环境，经常是把档案放在闲置的房屋或库房内，档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
3.管理人员缺乏专业性、科学性
档案管理的优劣，取决于档案工作人员。作为档案工作人员，首先具备专业知识，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，要掌握档案管理的各项规章制度，并严格执行。
四、人事档案制度及内容
（一）人事档案保管制度
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
（二）人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。
1.材料归档制度
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
2.检查核对制度
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
3.转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
4.保卫保密制度
具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。
5.统计制度
人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。
（三）人事档案利用制度
1.目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2.人事档案利用的方式
（1）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
（2）借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
（1）查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位（部门）盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
（2）外借手续。借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位（部门）盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。
（3）出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
五、加强档案管理的对策与建议
1.增强管理意识，提高档案管理人员素质
档案管理是一门专业性很强的工作，事关每个人的切身利益，所以领导层要从思想上重视起来。在从业人员的选派上要尽量选派专业人员从事此项工作，要尽量为从业人员创造机会进行专业学习，不断补充新的技能，优化知识结构，提高综合素质，充分发挥他们的积极性和创造性。
2.健全档案管理制度
首先，要根据本单位的实际情况，建立符合本单位的档案管理制度。规章制度要体现合理性、科学性、简便易行并适合单位档案管理的需要。其次，坚持制度执行的严肃性，赏罚分明。
3.掌握科学技术，实现科学管理
随着经济的发展，信息化技术也飞速提升和普及，信息化技术的采用可以大大地提高档案工作的效率和水平，因此，要尽快实现档案信息化管理。档案管理人员要充分利用计算机技术，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，及时的输入新的信息，补充档案的内容。
档案管理人员更要在提高业务素质的同时，积极学习计算机知识，在实际工作中运用起来，实现档案管理工作的规范化，科学化。
收稿日期：2011-08-15
作者简介：李小霞（1969-），女，黑龙江哈尔滨人，助理馆员，从事档案管理研究。
参考文献：
[1] 李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].合肥：安徽大学，2005.
[2] 杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2005，（3）.
[3] 刘瑛.质疑档案工作能否产业化管理[J].兰台世界，2005，（7）.
[4] 白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].江苏水利，2002，（8）.
[5] 乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008，（24）.
[责任编辑杜 娟]
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-392279.htm
