创新人事档案管理制度与模式的路径分析

作者:未知

  【摘要】本文分析和研究了新时期人事档案管理的现实意义,阐述了人事档案管理制度与管理模式存在的问题,在此基础上研究了优化档案管理模式的方式和方法。
  【关键词】人事档案 管理制度
  一、新时期人事档案管理的意义重大
  (一)对事业单位
  只有单位人事档案之中的记录才能精确地、完整地记载每一个职工的基本情况。如果事业单位重视人事档案管理,那么就可以在海量的档案信息之中摸清职工的工作轨迹、工作绩效,并为人才选拔和晋升提供经验及教训,为科学招聘、科学管理提供更加重要的参考依据。为了做到选贤举能、任人唯贤,单位就要尽最大可能地了解每一个职工,查阅其档案资料将成为单位最全面了解职工的重要手段,了解基本情况,考察思想素質,党性修养,个人业务水平,工作经历,工作表现等信息能够帮助单位领导在最短时间内挖掘、测评出最合适的人才,让职工个人能力和单位发展有效融合,进而节省大量的时间成本、物资成本。
  (二)对个人
  每个人的人事档案都是对其工作、学习、生活情况最真实、最客观的记载。尤其在参加工作之后,单位在人事档案之中更新的信息是单位对其工作成果最有力的证明。且人事档案在职工工作调动,提职的过程中都发挥着举足轻重的作用。
  二、目前人事档案管理工作存在的问题
  第一,缺少对人事档案管理价值的客观认识。人事档案管理往往被视为人力资源管理的一个辅助部分存在。个别中小单位为了节约成本,甚至不进行人事档案管理。部分人事档案管理人员也认为档案管理工作不甚重要。因此,人事档案管理在总体上呈现出资料编排混乱、资料保管不规范、设备配置不符合档案管理工作需求、缺乏足够的资金支持等多方面的问题。事实上,人事档案管理工作是人力资源管理的核心,其内容繁杂,但是在总体上却是为所有职工服务的。虽然面临不同类型的职工和领导,但却是岗位调动、人员调动、了解职工真实情况的主要手段。人事档案管理工作绝不应该仅仅是档案保存和查阅工作,更应该是档案深入挖掘和利用。只有将其中的价值彰显出来,才算实现真正意义上的重视人事档案管理工作。,也没有对人才的潜能进行深入的挖掘。
  第二,单位人事档案管理手段落后。在单位经济规模、管理手段逐步扩张的情况下,其发展需要各种专业人才的支持,与之相关的档案管理工作量也显著提升。如果依然延续传统档案管理工作模式,我们是难以跟上单位发展脚步和时代发展要求的。因此,在档案管理查阅、保存、利用和档案管理精确度上都面临着更高的要求。受到信息技术时代的冲击和档案管理空间、时间、温度、湿度的限制,传统档案管理工作的缺陷将会暴露无遗。大型单位虽然已经借助EXCEl等电脑软件实现了档案电子化管理,但是这距离数字化和智能化档案管理还有很大的距离。
  三、新时期人事档案管理的提升措施
  第一,实施智能化、人性化人事档案管理。当今时代是互联网技术和信息技术快速发展的时代,这为档案管理工作模式的创新带来了机遇也带来了挑战,事业单位应当与时俱进、抓住契机,以最快的速度过渡到智能化和网络化人事档案管理模式之中来,既要提升档案利用效率,也要提升档案信息控制力度,与人力资源档案管理部门之间构建完善的数据对接平台,最大限度降低物质成本、人力成本和时间成本。因此,未来的档案管理模式应当是网络化管理和智能化管理的双重整合,在将档案管理系统统一保存了案卷目录和姓名之后,单位领导和部门领导的资源共享也就实现了,这样可以在提升保存质量的同时还提升了查阅的便利性。
  第二,构建科学的人事档案管理制度。任何工作都需要完善和严谨的制度作为基础和前提,正所谓无规矩不成方圆。人事档案资料具有动态性、零散性、来源渠道多元化的特征,要保证每一个职工的人事档案都能高效、准确地归档,就需要完善人事档案管理制度作为约束。传统制度管理倾向于资料的收集和整理,在这过程中,我们需要意识到部分档案资料涉及到个人隐私问题,所以新时期档案管理工作亟需制定保护个人隐私的相关制度作为保障。
  第三,构筑科学的人事档案分类系统。单位可以根据职工参加工作的时间、工作岗位的性质等不同进行人事档案分类系统的建设。干部档案工作条例可以作为参考,并在此基础上予以细化。不同事业单位可以根据自身特点进行针对性人事档案管理系统设计,尤其是那些面临着几千名员工人事档案管理任务的单位,系统设计更要精细化和精确化,以最小门类和范围的专业领域对专业技术人员和管理人员予以分门别类档案管理。这样档案资料的收集、档案资料的归档将会更加地逻辑清晰、有理有据,管理者也可以通过档案一目了然地了解到员工工作经验和工作履历,极大地提升人才选拔效率。
  第四,提升档案管理工作的服务属性。档案管理部门需要主动开展对接工作,从多个视角去考虑人事档案管理工作开展路径,持续不断地提升自身服务意识。传统档案管理工作模式在服务效率、服务能力方面都差强人意。新的档案管理模式可以加大对档案资源的利用,通过提高人事档案利用效率、进行档案资源二次整合的方式来提升服务性。比如,单位可以根据档案资料对领导、职工的工作经历画出折线图,让单位能够在挖掘和利用人才时获得最准确的数据支持,进而为单位发展提供最强大的智力资源。
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