浅谈出版单位如何加强对应收账款的管理
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作者: 孙福军,何 军
摘要:进入信息化时代,电子商务迅猛发展,经济发展的地域及环境壁垒逐步被打破,企业的竞争主要体现在企业对市场占有份额的争夺上,出版单位也面临着新的发展机遇与挑战。指出新闻单位为提高市场占有率所采取的赊销、赊购等方式的原因及风险,并提出加强应收账款管理的主要措施。
关键词:应收账款;财务管理;赊销赊购;市场营销
中图分类号:F235 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)23-0168-02
财务管理是指企业为实现良好的经济效益,在组织企业财务活动、处理财务关系过程中所进行的科学预测、决策、计划、控制、协调、核算、分析和考核等一系列企业经济活动过程中管理工作的全称,其主要特点是对企业生产和再生产过程中的价值运动进行管理,是一项综合性很强的管理工作。从本质上说,企业管理就是要以财务管理为核心。在工业时代,企业所面临的经济环境是相对稳定的,生产主要表现为大批量、标准化,市场需求变化周期长、个性变化特征小等特点。进入信息化时代,随着电子商务的迅猛发展,经济发展的地域及环境壁垒逐步被打破,企业的竞争主要体现在企业对市场占有份额的争夺上。出版单位作为内容制造产业,作为信息的载体,面临着新的发展机遇与挑战,生产的产品的时效性在缩短,所占有的市场份额很容易丧失。随着人们对精神文化追求的进一步提高,人们对出版物的需求呈现出小批量、多品种、易变化等特点。为提高市场占有率,提高企业核心竞争力,不少出版单位在经营活动中,往往采取赊销、赊购等方式进行市场营销,结果导致广种薄收,企业形成大量应收账款,出版企业资金被严重拖欠和占用,出版单位经营举步维艰。
一、应收账款存在的原因及风险
应收账款是指出版单位在生产经营过程中因销售商品或提供劳务而应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。赊销是出版单位形成应收账款的直接原因。一是受传统计划经济体制的影响,出版单位普遍缺乏风险意识。为了抢占市场,扩大销售,尽快打开营销局面,在事先未对付款人资信度作深入调查、对应收账款风险进行正确评估的情况下,采取与客户签订短期的、一定赊销额度的销售合同来吸引客户,扩大其市场占有份额,于是产生了较高的账面利润,忽视了大量被客户拖欠占用流动资金不能及时收回的风险,因此形成了一部分应收账款。二是由于现行出版发行营销模式造成出版单位依附于新华书店或集(个)体书店生存,产生大量陈欠资金。出版单位生产的图书能否走入市场,被读者认知,很大因素取决于其发行渠道的畅通性。目前,被公众认可的发行渠道往往是国有新华书店和集(个)体书店。现行的模式决定了出版单位在营销上,必须首先将产品提供给卖场,在3个月或6个月左右的期限内来结算商品款,这样出版单位必须长时间垫付产品资金,出售的商品款是否能够收回及收回期限的长短又完全取决于发行单位,这样就造成出版单位经营资金严重短缺,应收账款居高不下。三是管理无章,职责不清。有些出版单位对应收账款的管理缺乏规章制度,或有章不循,形同虚设。财务部门不及时与业务部门核对,销售与核算脱节,问题不能及时暴露,一些出版单位应收账款账龄老化,却任其发展,具体该由谁督办、谁来清查,职责不清。四是内部激励机制不健全。出版单位为了调动发行人员的积极性,往往只是将工资报酬与销售任务相挂钩,而忽略了产生坏账的可能性,未将应收账款纳入考核体系。因此,发行人员为了个人利益,只关心销售任务的完成,导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款,出版单位没有要求有关部门和经销人员全权负责追款,致使应收账款大量沉积下来,使出版单位经营资金十分短缺。
虽然大多数出版单位希望现销而不愿赊销,但是面对竞争,为了稳定自己的销售渠道、扩大产品销路、减少存货、增加收入,不得不面向客户提供赊销等信用业务。目前,应收账款已成为当前出版业管理工作中不可忽视的因素。据不完全统计,出版单位应收账款占单位资金的比例普遍在50%～60%,有的甚至高达80%以上,这极大地增加了经营的风险。
1.应收账款的形成,增加了出版单位的经营风险
据调查统计,应收账款时间越长,收回的成功率越低:拖欠1个月,成功率为93%;拖欠2个月,成功率为85%;拖欠6个月,成功率为57%;拖欠12个月,成功率为25%;而拖欠24个月,成功率仅有12%。所以说,应收账款的形成,不仅影响了出版单位资金的流动,更增加了出版单位应对市场风险的能力。
2.应收账款的增加,造成资金成本和管理费用的增加
主要有三项成本:一是机会成本。应收账款作为出版单位用于强化竞争、扩大市场占用率的一项短期投资占用,明显丧失了该部分资金投入其他方面的收入,约减少30%左右。二是管理成本。出版单位对应收账款的全程管理所耗费的开支,收账过程需支付的差旅费、通讯费、人工工资,诉讼费以及其他费用,约增加5%～15%。三是坏账成本。因应收账款存在着无法收回的可能性,所以就会给债权单位带来呆坏账损失,即坏账成本。
3.应收账款带来呆坏账损失,削弱了出版单位对新产品开发的资金保障力
出版单位的目标是实现经营管理价值最大化,单位应收账款余额越大,坏账成本就越大,有形与无形资产就越差,严重削弱了出版单位对新产品的开发能力,使其逐步丧失市场竞争力。
二、加强应收账款的主要措施
出版单位对应收账款的管理,是现代营销管理的重要组成部分,管理好应收账款,有利于加快资金周转,提高资金使用效率,也有利于防范经营风险,确保投资者利益,促进出版单位经济效益的提升。为衡量应收账款的边际产出与边际投入,提高应收账款的投资效益,必须从销售和财务监管两个方面,加强对应收账款的管理。
(一)在销售监管方面
一是权利与义务相对称的销售合同。在与经销商签订销售合同时,要做到“四个明确”,即:明确各项交易条件,如价格、付款方式、付款日期、运输情况等;明确双方的权利和违约责任;明确合同期限,合同结束后视情况再行签订;明确加盖发行商的合同专用章(避免个体行为的私章和签字),以避免日后处理应收账款时与发行商产生分歧而产生经营风险。
二是要确定适当的信用标准。信用标准,是给予客户最低的信用条件。要运用“5C”系统[即客户的信用品质(CHARACTER),偿付能力(CONDITIONS)、资本(CAPITAL),抵押品(COLLATERAL)和经济状况(CONDITIONS)]的标准,在对市场用户资信程度的调查分析基础上判定客户的信用等级,据此决定是否给予信用优惠,以最大限度地降低违约风险。
三是要制定正确的产品铺货率。产品铺货率越高,就越能增加销售机会,但同时应收账款和经营的风险也越大;如果降低铺货率,经营风险虽然降低了,但达不到规模销售的目标。因此,在产品不同销售阶段、或根据产品不同的销售策略、或根据市场推广的强弱态势而采取不同的产品铺货政策,对降低应收账款,保证货款的安全性是有益的。
四是要减少赊销、代销运作方式。发行人员为了迅速占领市场,或为了完成销售目标而采取赊销、代销的运作模式。这种销售模式是经销商拖欠应收货款的土壤,并极易造成呆坏账的出现。出版单位要制定相应的销售奖励政策,鼓励经销商采取购销、现款现货等方式合作,尽量减少赊销、代销的方式。
五是要制定合理的激励政策。出版单位在制定营销政策时,首先要将对应收账款的管理纳入到对销售人员考核的项目中,即个人利益不仅和销售、回款业绩挂钩,也要和应收账款的管理联系在一起,制定合理的应收账款奖罚条例,确保应收账款总量总是处于合理、安全的范围内。
(二)在财务监管方面
一是要制定定期的财务对账制度。每隔一定时期,财务就必须同发行商核对一次账目,避免发生坏账损失。特别要重视以下几种情况:(1)产品结构为多品种、多规格;(2)产品的回款期限不同,或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同;(3)产品出现平调、退货、换货的;(4)经销商不能够按单对单(销售单据或发票)回款的;(5)用货款垫支其他款项的。同时,对账之后要形成具有法律效应的文书。
二是要制定收账政策。当应收账款遭到客户拖欠或拒付时,首先应当分析现行的信用标准及信用审批制度是否存在纰漏;其次是对违约客户的资信等级重新调查摸底;再次是拟定可取的收账计划,要在增加收账费用与减少坏账损失、减少应收账款机会成本之间进行比较、权衡,以前者小于后者为基本目标,掌握好宽严界限。对于恶意拖欠、信用品质较差的客户应当从信用名单中清除,不再对其赊销。催收无果,可向法院起诉。对于信用记录良好的客户,在去电发函的基础上,派人协商,争取在延续、增进相互关系中妥善地解决账款被拖欠的问题。
三是要强化对应收账款的日常管理。首先,要对应收账款进行追踪分析,重点要放在对赊销商品的变现上。要对赊购者的信用品质、偿付能力进行深入调查,分析客户现金的持有量与调剂程度能否满足兑现的需要。应将那些挂账金额大、信用品质差的客户的欠款作为考察的重点,以防患于未然。其次,要认真对待应收账款的账龄。财务人员要把过期债权纳入工作重点,研究调整新的信用政策,努力提高应收账款的收现效率;对尚未到期的应收账款,也要加强监管,以防发生新的拖欠。再次是满足应收账款收现保证率。最后要建立应收账款坏账准备制度,按照《企业会计制度》和《新闻出版业会计核算办法》等相关规定,提取坏账准备,最大限度地减少坏账的发生。
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