加强企业应收账款管理

来源:用户上传      作者: 汤霞云

　　提要应收账款是企业对外销售商品、产品、材料和提供劳务所形成的尚未收回的购货单位或接受劳务单位所占用的资金。与货币资金相比较，应收账款具有流动性差、成本高、风险大的特点，是公司财务分析与评价的重要数据。对于应收账款所占比例较高的企业来说，应收账款的管理直接影响企业的生存发展。本文主要针对企业应如何加强应收账款管理进行论述。
　　关键词：应收账款现状；应收账款管理；前期管理；催收管理
　　中图分类号：F27文献标识码：A
　　应收账款是企业营运资金管理的重要环节，在竞争激烈的市场经济中，正确运用赊销，加强应收账款的管理非常重要。企业销售产品时一般采取现销和赊销两种基本方式，虽然赊销在强化企业市场竞争能力、扩大销售、增加利润和节约存货资金占用方面有着其他结算方式无法比拟的优势，但是相对现销而言，赊销必然导致企业持有大量的应收账款，由于应计现金流入量和实际现金流入量在时间上不一致，就可以发生相应的机会成本、坏账成本以及对应收账款的管理成本，从而影响企业财务状况和正常经营。因此，如何对企业应收账款进行管理，已成为企业管理的重要论题。
　　一、我国目前应收账款现状
　　“三角债”被许多经济学家称为有“中国特色”的词汇和现象，在20世纪九十年代，企业“三角债”问题曾在中国业界肆虐一时，拖垮了一批企业。当时，企业“赖账”成风，谁赖账越多谁就获利越多，因此形成一股不正之风。国家针对这些存在的问题，大力整治过，国务院就曾在1996年提出了5个部门4类商品（电力、冶金、煤炭、石油等）领域开办票据承兑贴现业务，目的是为了解决这些企业之间的三角债问题，而“三角债”问题也在一定程度上得到了缓解，但应收账款的管理现状又是如何呢？
　　（一）应收账款净额居高不下，企业缺乏管理力度。国内一些企业日常对应收账款的管理只注重数量方面，而对其账龄、应收账款成本、客户信用等级等资料不予计算分析，使得账龄超过3、4年的应收账款大有所在。在其他国家看来早可作为坏账处理的应收账款，而我国的一些企业却一直是放在“应收账款”项目下而不是“坏账”项目下，因为这样一来就不会影响企业领导的业绩，也就造成一种“企业经营不错啊，坏账也不太多”的错觉，下任领导也不会去追讨，也怕损害自己的业绩，于是坏账越来越多，账龄也越来越长，最终导致企业破产。以上所列均是“三角债”仍然作祟的直接反映，同时也说明中国市场的不成熟而且有关机制有待完善。
　　（二）与发达市场经济国家差距较大。就我国与美国比较而言，我国企业平均坏账率是5%～10%，账款拖欠期平均是90多天，而后者，平均坏账率是0.25%～0.5%，账款拖欠期平均是7天，相差10多倍。与此同时，美国企业的赊销比例高达90%以上，而我国只有20%，如此大的差距，我们国家该如何适应国际潮流，在国际上立足呢？“一手交钱，一手交货”的时代已经过去，若不学会赊销，就会被淘汰，因此我国企业必须学会赊销、利用好赊销，争取在赢得客户的同时又能将应收账款控制在企业可接受的合理范围内，以迎接国际国内市场的挑战。
　　面对如此险峻的形势，我国企业应收账款管理应从应收账款防范机制的建立和逾期债权的处理两方面入手。企业应设立专门的信用管理部门，并与销售、财务部门对应收账款进行发生监控、跟踪服务和反馈分析，并由内部审计部门进行监督管理。对于逾期应收账款，企业应成立专门机构进行催讨，并积极寻找债务重组、出售债权的可能，争取及时收回债权。因此，加强应收账款管理具有十分重要的意义。
　　二、企业应收账款管理制度建设
　　（一）制定应收账款前期管理制度
　　1、建立客户档案。进行应收账款管理的重要条件就是了解客户的信用等级状况。企业的生产、销售、财务部门，要通过采访、询问、考察一系列方式来获取债务人的经营地址、通讯电话、联系人和信用程度等信息，并进行登记；然后，在确定客户信用等级和对客户进行信用评价的基础上，为每个客户建立信用档案，记录其有关的详细资料。企业通常应事先确定档案的有关项目，以保证资料搜集的完整性。客户档案的主要内容一般包括：客户与企业有关的往来情况以及付款记录；客户的基本情况，如所有银行往来账户、所有不动产资料以及不动产抵押状况、所有动产资料及其他投资、转投资等资料；客户的资信情况，如反映客户偿债能力、获利能力及营运能力的主要财务数据和指标，反映客户即期及延期付款情况，实际经营情况及发展趋势信息等。
　　2、签订委托加工合同。对所有委托加工的产品都要签订合同，明确双方的权利和义务，注明产品的加工期限、加工周期、加工数量、加工价格、产品质量标准、收回账款的期限以及违约责任等。主要是对货款收回和委托加工合同起辅助作用。对生产企业来说，还应制定统一的加工工艺单，并有连续编号（即订单号）。生产部门按照所签订的委托加工合同的要求，正确填制工艺单，保证加工产品的质量和周期。
　　3、专人管理应收账款。企业应设专人负责应收账款的对账清理和档案管理工作（一般企业里都会有应收会计等职位），企业也可以专门设立信用管理部门。所有应收账款每年至少核对一次，对账结束时应制作应收账款余额调节表，一式两份，由双方经办人员签字，并加盖企业财务专用章加以确定，双方各留存一份。对有调整的相关业务，必要时应提供给对方复印件，作为调账的依据。对账人员对完账后，应及时将对账情况、欠款企业的经营状况等及时反馈给企业主管领导和销售部门，为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠的依据。对超过期限的客户，在发出对账单的同时，应发出催缴欠款通知书及时催收欠款。
　　4、在年度计划中确定应收账款年末余额。根据行业特点和公司应收账款的实际情况，企业应设定一个比较合理的平均收账期，允许每年的平均收账期在这个指标值的上下几天浮动，并可以在年度计划中明确当年的平均收账期。可以根据企业销售货物的市场需求等对每种产品分别制定合理的收账期。如，对于市场需求量大、价格低、易损耗的产品，可以采用收款发货或收账期短的收账政策；对于市场需求量小、价格高、市场竞争激烈的产品，在客户信用较高的情况下，收账政策可放宽一些。
　　（二）加强应收账款日常职能制度的建立。首先，必须做到合理分工，职责明确，将各职责分摊到各部门甚至是职员身上；其次，要经常检查用户信用额度，注意其所欠债务是否超过限额；第三，落实责任制；最后，一定要发挥内部审计的监督作用。
　　1、合理分工，明确职责。为了有效地降低不必要的应收账款占用，避免坏账损失的发生，并有效地防止业务处理过程中的舞弊和差错，避免或及时发现不法分子截留、贪污企业货款的行为，减少应收账款风险，企业只有建立分工明确、配合协调的应收账款内部管理机制。企业的应收账款涉及到营销、财务、劳资等部门，所以企业必须将与应收账款相关的职责落实到各个部门和人员。营销部门主要负责产品销售和应收账款催收回笼的工作；财务部门每月根据应收账款发生额进行清理、分类，月末提供应收账款回笼明细表，按顺序对接受委托加工的营销员进行归集并反馈到营销部门和劳资部门；劳资部门根据营销部门的业绩以及财务部门提供的应收账款尚未收回的信息，每月对营销部门进行考核，制定合理的报酬奖惩制度。一方面营销部和财务部相互配合，正确开具销售发票，做好发票交接手续，特别要强调由营销员交给委托方联系人在发票上和交接单上签字确认，经签字的交接单反馈给财务部门；另一方面劳资部门应及时对应收账款回笼状况进行奖惩考核，计算有关责任人的经济奖惩数据，在每月的劳动报酬中体现出来。

　　2、检查用户信用额度。对用户提供的每一笔赊销业务，都要检查是否有超过信用期限的记录，并注意检验用户所欠债务总额是否突破了信用额度。应掌握用户已过信用期限的债务，密切监控用户已到期债务的增减动态，以便及时联系用户提醒其尽快付款。企业还要分析应收账款周转率和平均收账期，看流动资金是否处于正常水平，通过该项指标与去年同期、本年计划及同行业进行比较，借以评价应收账款管理中的成绩与不足，并修正信用条件。
　　3、落实责任制。对销售部门考核要根据资金时间价值、赔偿能力等实行谁经手、谁负责、谁回笼、谁得益制度，将回收责任、期限落实到人，辅以考核挂钩、奖惩兑现的手段，充分调动营销人员收款的积极性；同时，加强营销队伍建设，明确发货审批权限，责任到人，防止盲目发货或发人情货。总的来说，就是要明晰责、权、利关系，财务人员、财务主管、业务人员、业务主管都承担相应的应收账款管理责任。
　　（三）加强催收管理
　　1、实行全面监督。通过账龄分析、平均收账期分析、收现率分析等，判断客户是否存在账款拖欠问题，从而估计潜在的风险损失，正确估量应收账款价格，以便及时发现问题，提前采取措施。
　　2、制定合理的催账程序。企业针对各种不同过期账款企业采取不同的催收方式。如对尚未到期却即将到期的顾客，可以通过写信措辞婉转地催讨；对过期较短的顾客，不过多地打扰，以电话或信函通知即可，以免将来失去这一客户；对过期较长的顾客，频繁地发信件并电话催款；对过期很长的顾客，可在催款时措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等等。
　　3、提高营销人员追款技巧。成功追收账款的过程中营销人员扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强营销人员在这方面的培训。培训中所要求掌握的几点是：一是运用常识；二是追讨函件；三是丰富、完善客户资料档案；四是让对方写下支付欠款的承诺函件并加盖公章；五是与负责人直接接触；六是录音；七是向警方求助；八是谨慎从事；九是丰富自己财务方面的知识，如支票、电汇、汇票等。
　　（四）应收账款事后控制。应收账款的事后控制，主要包括如下几方面的工作：首先检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；要求客户提供拖欠款项原因，并收集资料以证明其正确性；建立账款催收制度。此外，债务重组是处置企业应收账款的一种有效方法，主要包括贴现方式收回债权、债转股和以非现金资产偿债三种方式。利用债务重组方式收回应收账款，企业要根据自身与债务人的情况选择合适的方法。随着外资金额机构不断涌入我国，应收账款出售将成为我国企业处理逾期应收账款的主要手段之一。总之，只要企业采取有效措施，应收账款的信用风险是可以防范的；进行了科学的防范，才可以使企业在市场竞争中既扩大销售、增加盈利，又使应收账款风险尽可能地降到最低。
　　（作者单位：苏州大学商学院）
　　
　　主要参考文献：
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