财务管理信息化探讨

来源:用户上传      作者: 梁 爽 蒋 斌

　　一、财务管理信息化的内涵
　　(一)正确认识会计工作的内容
　　会计工作包括财务会计和管理会计,相应的会计系统也包括财务会计系统和管理会计系统,财务会计系统按国家统一规定收集和处理财务会计信息,这个系统主要由财务会计人员负责,与管理会计系统相比处理的信息量要小得多。管理会计系统是对企业一切经济活动进行管理和处理。一些非财务指标(如设备事故等)对企业的经济效益也产生影响,因此管理会计也要从价值角度对其影响程度进行管理和处理。管理会计系统是由整个企业员工根据其管理职责共同实现的,管理会计系统比财务会计系统更为复杂。管理会计系统覆盖了企业所有经济活动,涉及企业各个方面、各个部位、各个环节。
　　(二)正确认识财务管理信息化
　　会计工作的内容和作用决定了企业经营管理必须以财务管理为中心。从目前情况看,以财务管理为中心的企业管理理念已逐步为中国的企业所接受,但以先进的财务理念、先进的财务管理方法为中心的现代化企业管理手段在中国企业中尚未形成。先进理念只能表明企业对会计工作的重视,面对越来越广泛的市场信息,越来越细的管理要求,越来越科学的管理方法,越来越快速的经营决策,局限于财务部门内部的财务管理和会计核算,局限于手工处理会计信息的会计工作现状,严重阻碍了会计作用的发挥。要发挥会计工作的作用,必须以先进的管理会计方法,利用现代信息技术、网络技术构建以财务管理信息化为核心的企业管理信息化来实现以财务管理为中心的企业管理理念。
　　 二、财务管理信息化中财务部门不应成为孤岛
　　不可否认,财务管理软件基本上是财务人员在使用,但是,这能否就说财务管理信息化只是财务一个部门的事情呢?一方面,财务管理信息化要做得好,首先必须要有数据来源,并保证数据的质量,不然,财务管理系统再怎么强,也不能够得出正确有效的结果。所以,要保障企业财务管理信息化取得良好的效果,首先就需要其他部门配合,提供质量比较高的原始数据。另一方面,财务信息管理系统的功用可以使其他部门受益。如我们可以自定义一个到期应收帐款余额表,然后分配相关的权限,让销售人员可以时时查询到自己所负责的客户的回款情况,而不需要每次都向财务人员询问。
　　实际上,不但财务部门可以利用财务管理系统,其实其他部门也可以享受财务信息化管理所带来的成果。如在以前,采购员需要查询供应商未付款或者未结帐明细,都需要向财务人员求助。而有时候,遇到财务人员忙或者心情不好的情况,还要受他们的白眼。这也是很多企业财务部门跟采购部门水火不容的一个重要原因。如现在直接通过数据库制作一张报表(有时候出于安全或者端口的限制,往往不会直接在财务以外的部门安装财务软件的客户端),反应供应商的应付帐款以及付款计划表。这样,相关人员在需要的时候,就可以自主的查询。
　　三、脱离手工凭证,让财务管理信息化系统真正发挥效力
　　财务管理信息化系统建设已经推行了很长时间,但是很多企业仍然离不开手工凭证;更有甚者,有的企业是先做好手工凭证,然后再把手工凭证的结果抄到系统上去。把一个好好的财务管理软件,摆弄成了一个傀儡。财务管理信息化的应用本是为了提高财务管理的准确性和效率,但企业仍然离不开手工凭证的现状完全违背了财务管理信息化的初衷,也造成了重复劳动和效率低下。那么是什么造成财务管理人员离不开手工帐簿这种现状呢?
　　在财务管理系统中,如果记帐凭证发生错误的话,修改起来是一件比较麻烦的事情。如记帐凭证错误是因为原始凭证错误的话,则在财务管理系统中,是不允许直接更改记帐凭证的,而是先要根据冲帐等方法先把原来那笔记帐凭证冲销掉,然后,再修改原始凭证。这本来是按照国家相关的法律法规制度设计的,但是,在企业实际操作中,这种错误的情况还是比较多的。所以,财务管理人员的做法是,先做手工凭证,等手工凭证核对无误后,再把它录入系统,如此的话,就可以把系统凭证的错误减少到最低,从而避免对凭证进行修改。
　　其实这是财务人员不熟悉财务管理系统的原因,或者是太过于依赖手工帐簿。这在有10年以上财务经验的员工身上特别多见。从准确性上来说,财务管理制作凭证要比手工凭证要准确的多,因为财务管理系统中,会做相关的控制。如财务管理系统的凭证功能,在凭证审核的时候,会进行借贷金额的核对,若借贷不平衡的话,则这张凭证是不能被审核的;如会计科目的选择上,财务管理系统也会根据相关的规则,对会计科目进行过滤与核对,以保障会计科目的准确性。至少在制作会计凭证的时候,会计科目不用书写,只需要选择即可,可以减少错别字的发生等。所以,用户放不开手工凭证,大部分还是一种心理上的依赖,或者是原有工作习惯的一种惯性。针对这种情况,只有进行强制的推导,即企业项目管理小组采用制度的约束,让员工在一个规定的时间内,放弃手工帐。只有如此,才能够他们反省过来。
　　另外,有些企业在利用财务管理系统的时候,先在系统中做好帐,核对无误后,再一笔笔的抄到凭证和帐簿上。这跟上面的情形刚好相反,这是为什么呢?
　　其实,这还是一个心态的问题。因为国家规定,所有的财务帐簿与会计凭证必须用书面的单据加以保存。所以,在财务管理系统中处理好帐务之后,还必须保存一份书面的单据。但是,问题在于,用户为什么不直接把系统的单据打印出来进行保存呢?原来,一般财务管理系统有一个自定义报表模块,这个模块中包含有国家认可的凭证与报表打印格式。但是,企业的领导可能考虑到成本问题,不愿意出这一份钱,这导致财务管理员在系统中做好单据后,还必须手工的抄写一遍。这无疑增加了一倍的工作量。这是非常得不偿失的,企业若能够投资购买自定义报表模块,把系统中的凭证与帐簿按照国家认可的格式打印出来的话,可以减少员工书写的工作量。为此,企业可能还可以节省人员。所以,从企业长远的利益看,充分利用财务管理信息化系统将大大降低企业的成本,提高运营效率。
　　总之,财务管理信息化不应该仅仅是一套孤立的系统,也不应该仅仅成为财务部门的独立行为。企业应该充分利用信息化管理,提高企业的经营效率,降低运营成本。
　　(梁爽,1981年生,河北唐山人,唐山工业职业技术学院助教。研究方向:财务管理。蒋斌,1982年生,河北唐山人,唐山工业职业技术学院助理会计师。研究方向:财务管理)

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-417144.htm