小议档案信息资源的管理与开发
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作者: 孟凡蕾
摘要:二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代,档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此,档案工作者必须认清形势的变化,紧跟时代的步伐,把握时代脉搏,进一步解放思想,转变观念,开拓创新,勇于实践,用档案事业的加快发展,更好地为国家的利益服务,为全社会服务,为大多数人的利益服务,为全面建设小康社会服务。
关键词:档案信息资源 管理 开发 途径
在知识经济的新形势下,档案信息资源的管理与大力开发,是能为社会各方面服好务的关键所在,在工作中,应该把档案信息资源的管理与开发作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。
一、知识经济时代档案资源管理的有效方法
首先,要着眼于我国加入世贸组织的变化,实现档案管理由单纯依靠行政指导向宏观管理转变,使档案更好地为参与经济建设提供保证。
其次,档案工作者要着眼于信息化的飞速发展,积极采用现代化的信息手段,推进档案信息的数字化,适应时代要求,为群众服务。我国信息化建设要求的电子政务建设和数字档案馆的兴起以及相继建立,对档案工作者提出了新挑战。数字档案馆系统工程建设项目与传统档案馆因社会需求和各自的优势得以共存。档案服务方式的多样化和档案教育作用的普及化,使档案更贴近现实生活,更好地发挥为大众服务的作用。
三要着眼于全面建设小康社会为档案事业发展提供的新空间,实现由以前的保管档案为主向积极开发档案信息资源为社会提供研究利用为主的转变,推进档案开发利用的大众化。从档案的形成及其发挥的作用来看,档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性,社会性公益型档案就服务对象和服务范围而言立足于国家政权和全社会之上,在宏观范围内起作用。收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人,在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料,与经济收益有明显联系,是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料,是社会资源。将这两种属性的档案有机地结合起来,采取不同的方式、方法组织管理利用,就能在新经济时代发挥档案工作的优势。
四要着眼于社会主义市场经济体制的全面完善,实现由计划经济管理服务模式向市场化服务模式的转变,大力推进档案中介服务社会化,创新档案的新功能新作用,由单一的服务方式向多种服务方式转变。
二、开发利用档案信息资源的途径
1、丰富并改善档案信息资源的结构,建立档案信息资源保障体系
档案部门要加强档案的接收和征集工作,扩大档案的接收范围和征集门类,力争建成档案数量充足,内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。
2、改进和更新档案利用的方法与技术,加强检索工具体系建设,建立档案目录中心
随着档案数量的急剧增加和现代社会对档案利用频繁需求,传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要,因此,档案部门必须大力改变和更新档案利用的方法,并尽可能地使用现代科学技术,特别是计算机技术和现代缩微技术等。
目前,各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象存在,加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为一项重要任务。编制的检索工具应力求符合规范标准,馆藏性、查找性、指导性检索工具应配套,并能把馆藏档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来。各级档案部门应建立档案目录中心,将本地区、本系统保存的档案资料,通过实体分散、目录集中的方法汇集起来,实现档案资源的共享。
3、正视现实,转变观念,拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围
档案部门要有效的开发利用档案信息资源,首先必须转变观念,树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念等五种全新的观念。其次是做好以下四个方面的工作:(1)在继续搞好档案信息资源开发利用工作为机关、团体和企事业单位服务的同时,切实关注普通公民的需要,使档案信息更多的为普通公民所利用。(2)要改变单纯依靠档案部门进行档案信息开发的作法,走联合开发之路,切实增强参与意识,自觉扩大档案部门的社会接触面,根据党和政府各方面的中心工作,结合档案部门实际,有重点的开发档案信息资源。(3)在档案信息的传播手段上,要打破常规,充分利用档案部门信息开发的优势,通过各种有效的传播手段,扩大档案馆(室)在社会公众中的影响。(4)要注重档案馆(室)新的社会功能的开拓,积极主动介入爱国主义、国情教育等精神文明建设活动中去,不断扩大档案信息开发工作的社会影响。
4、切实加强现代高新信息技术研究,努力造就新型档案专业人才
现代高新信息技术的发展已经对档案信息资源的开发利用产生了巨大的影响,电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理,为档案信息资源开发利用提出了新的课题。因此,我们应重点抓好以下工作:(1)高度重视信息技术的规范化,大力扶植相关理论的研究,如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。(2)积极推进档案部门计算机管理系统的建设。目前,档案部门人员少而馆(室)藏量大,使用计算机对档案信息进行检索、编究、统计,可以大大提高工作效率和档案信息开发效益。计算机的使用,为档案信息资源联网,实现资源共享创造了条件。(3)要努力提高档案信息开发人员的素质。档案信息开发人员的业务能力和知识水平决定了开发工作水平和质量,而现代的档案信息开发工作涉及到多方面的知识,这就要求开发人员拓宽知识面,优化知识结构。
5、灵活多样,广泛求实,搞好档案宣传工作,为档案信息资源的开发利用创造良好的社会条件
档案部门在宣传《档案法》的同时,还应加大力度,采取多种形式,加强档案信息社会宣传。首先要加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传,使人们知道档案是什么,档案有什么作用,从而激发人们利用档案的热情,引导更多的人利用档案。其次,要加强有关档案利用工作的宣传,宣传如何利用档案,从而引导人们用好档案。再次,要加强档案开放目录或开放档案信息内容的宣传,使人们了解馆(室)档案的内容,引导人们有针对性的利用档案。
6、完善档案的政策与法规,扩大档案利用或开放的范围,改善利用环境
档案部门要认真贯彻执行《档案法》及法律、法规的规定,要适应社会发展的需要,要维护公民利用档案的权利,要全力以护搞好档案信息资源开发工作。第一,档案部门要依法开放档案。第二,要建立健全解密制度,处理好保密与利用的关系。第三,档案部门要积极主动地调查了解社会需求,尽可能开放对社会利用面广、利用量大、利用频率高的档案。第四,提高开放档案的社会效率。简化手续,开展服务,方便利用。要不断完善档案利用政策与法规,从根本上形成有中国特色的、系统的档案利用法规体系,为档案信息资源开发工作提共强有力的法律保障,为档案信息资源的开发利用构建和谐的社会环境。
7、针对社会热点问题开发档案信息资源
所谓的社会热点问题,就是某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题。针对这些热点问题,把保存中的有关信息和现实有关信息加以整理汇编,提供给领导机关作为解决热点问题的参考。因为这种开发针对性强,所以很容易引起领导同志的兴趣和关注,也能够对领导起到较大的参考作用,对推动本地区的经济发展和社会进步会有较好的促进作用。从发展观点看,这种形式的开发为档案事业的发展也提供了机遇。
社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求,不断建设和完善档案服务于大众的体系,努力创新服务机制,适应新形势,迎接新挑战,为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。
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